Accueil physique et téléphonique des patient-e-s et des personnes extérieures

Renseigner et orienter les patient-e-s et le public ;
Réceptionner, traiter et diffuser l’information.
Constitution des dossiers administratifs

Constituer des dossiers patient-e-s ;
Enregistrer des comptes rendus médicaux ;
Traitement de l'information et saisie des documents

Assurer une transmission fluide et régulière à la responsable de l’équipement,
Rédiger et mettre en forme différents types de documents : courriers, ordre du jour, comptes rendus de réunions, rapports ;
Participer à la mise à jour des documents du service ;
Tenir à jour le logiciel de suivi des dossiers de soins des patient-e-s (Netvie) ;
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi ;
Tenir à jour les états d’heures du personnel remplaçant et transmettre les informations aux services compétents ;
Recenser les besoins en remplacements, être force de propositions en fonction des urgences, et organiser les plannings en conséquence en lien avec le service Tempo Emploi du CCAS ;
Trier, classer, archiver les documents du service ;
Formuler et suivre les demandes de travaux de maintenance

Planification et suivi des interventions auprès des patient-e-s

Participer à la prise des RDV des patient-e-s (médicaux, sociaux, quotidiens) ;
Organiser des RDV : transport, préparation des documents à présenter ;
Faciliter les transmissions entre les différent-e-s intervenant-e-s : équipe, laboratoires, pharmacie, centres hospitaliers, etc.
Récupérer des résultats d’analyses médicales

Gestion de dossiers spécifiques

Contribuer à l'évolution des procédures d'organisation en construisant des outils de pilotage efficaces ;
Proposer et suivre des outils de suivi statistiques, et renseigner les différents logiciels/outils de suivi d’activité, extraire des données statistiques ;
Garantir le déroulement logistique et participer au Conseil de Vie Sociale ;
Assurer une veille documentaire en vue de la constitution de dossier

Gestion budgétaire et financière

Préparer le budget prévisionnel avec la direction ;
Suivre des enveloppes budgétaires en lien avec le service finances du CCAS ;
Gérer les fournitures de l’équipement ;
Réaliser les engagements et les commandes pour le service ;
Procéder à la vérification et à la liquidation des factures.

Participation à la vie de l’équipe

Participer aux réunions d’équipe, ou autres temps collectifs ;
Faciliter la vie de l’équipe et accompagner l’organisation des évènements de l’établissement.