ctivité 1 : Préparer et suivre les budgets du SMMAG (1 budget principal et 2 budgets annexes)



- Recueil des besoins et des éléments d’évolution du budget : préparer les tableaux de bord par opération avec les éléments d’exécution budgétaire permettant aux services opérationnels d’établir leurs propositions de crédits

- Participer aux réunions de présentation / arbitrages budgétaires

- Assurer un reporting financiers des opérations suivies auprès des services opérationnels, prévoir à ce titre des rendez-vous de suivi réguliers au cours de l’année (notamment en phase de préparation ou modification budgétaire)

- En lien avec le chargé de budget, créer les lignes d’imputation budgétaires manquantes et/ou procéder aux virements de crédits

- Participer à la planification pluriannuelle des investissements : mettre à jour les AP/CP pour le budget 2027

- Préparer la clôture budgétaire (rattachements, …)

- Suivre les budgets des programmes, opérations et tranches confiées, assurer les alertes aux chargés d’opération concernés en cas de difficulté d’exécution budgétaire



Activité 2 : Piloter le suivi administratif et financier des marchés publics et contrats de quasi-régie



- Coordonner avec les équipes opérationnelles la préparation des marchés publics : planification des marchés à lancer, viser les clauses liées à l’exécution administratives et financières, rédaction des pièces administratives pour les marchés d’un montant inférieur à 40 000€ HT avec l’aide du référent commande publique

- Assurer l’exécution financière des marchés publics en lien avec les chargés d’opérations : établir et suivre les ordres de service, assurer les opérations de suivi et de contrôle, appliquer les pénalités associées, gérer les sous- traitants et les cotraitants, assurer les reconductions etc.

- Gérer les modifications du marché initial : suivre et contrôler les prix (actualisation, révision, nouveaux prix), gérer et suivre les avenants en préparant les actes administratifs associés

- Effectuer le règlement des marchés, le paiement des avances et leur remboursement, et la libération des garanties

- Sécuriser la fin des relations contractuelles en lien avec les chargés d’opérations : effectuer le suivi des réceptions, traiter les DIUO (dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage) et les DOE (dossier des ouvrages exécutés),

- Contrôler et prendre en charge les décomptes généraux et définitifs, gérer les fins des garanties financières ; instruire les éventuelles réclamations formulées par les titulaires des marchés

- Veiller au classement et à l’archivage des documents et pièces relatifs aux marchés et conventions en respectant le plan de classement informatique et physique et les procédures en matière d’archivage





Activité 3 : Exécuter les conventions financières du SMMAG en dépenses et en recettes.

Il peut s’agir de conventions concernant des subventions, fonds de concours, conventions de co-maîtrise d’ouvrage ou de groupements de commande

- Assurer un pilotage des conventions financières, en lien avec la chargé d’optimisation pour le volet recettes : subventions, co-maîtrise d’ouvrage, fonds de concours communaux

- Accompagner au besoin les assistantes dans l’établissement des mandats et titres selon les modalités prévues pour chaque convention, produire les documents justificatifs et courriers nécessaires

- Pour toutes les conventions, demander aux partenaires les pièces nécessaires (bilans etc.) en lien avec les services opérationnels



Activité 4 : Rédiger les délibérations pour les matières relevant des attributions du service

- Prévoir, inscrire et rédiger dans le logiciel WEBDELIB les délibérations afférentes aux contrats / marchés / conventions suivis

- Prendre en charge leur exécution (signature, dépôt préfecture, notification)



Activité 5 : Classer et archiver les dossiers gérés

- Réaliser le classement physique et informatique ainsi que l’archivage des dossiers



Activité 6 : Assurer la suppléance des collègues du service lors des absences