Référent(e) pôle accueil-Etat civil-cimetière-Elections
Offre n° O038260916000430
Publiée le 16/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
496 Route Départementale 1090, Bernin (Isère (38))
Poste à pourvoir le
15/12/2026
Date limite de candidature
17/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La mairie de Bernin 3400 habitants (15 mn de Grenoble, au cœur de la vallée du Grésivaudan), recherche un(e) référent(e) pour son pôle accueil, Etat civil, cimetière et élections.
Placée sous l’autorité de la responsable du service Population et CCAS, la personne recrutée occupera un rôle central dans la relation quotidienne entre la commune et ses administrés. Elle assurera à la fois des missions opérationnelles d’accueil et de gestion administrative, des missions nécessitant une expertise particulière en matière d’état civil, d’affaires funéraires et d’élections, ainsi qu’un rôle de référent et d’encadrement intermédiaire auprès d’une équipe de deux agents.
À ce titre, elle sera chargée d’organiser et de coordonner l’activité du pôle, de veiller à la continuité et à la qualité du service rendu au public et de garantir la fiabilité et la sécurité juridique des actes et procédures relevant de son champ d’intervention.
Enjeux du poste :
Le/la référent(e) du pôle occupe une fonction centrale dans la qualité du service rendu aux administrés et l’image de la commune. Il/elle garantit la fiabilité et la sécurité des procédures relevant de l’accueil, de l’état civil, des affaires funéraires et des élections.
En lien avec la responsable du service, il/elle assure également l’organisation quotidienne et la coordination de l’équipe, afin de garantir la continuité du service et l’harmonisation des pratiques.
Le poste requiert rigueur, autonomie, qualités relationnelles, sens du service public et capacités d’encadrement.
Placée sous l’autorité de la responsable du service Population et CCAS, la personne recrutée occupera un rôle central dans la relation quotidienne entre la commune et ses administrés. Elle assurera à la fois des missions opérationnelles d’accueil et de gestion administrative, des missions nécessitant une expertise particulière en matière d’état civil, d’affaires funéraires et d’élections, ainsi qu’un rôle de référent et d’encadrement intermédiaire auprès d’une équipe de deux agents.
À ce titre, elle sera chargée d’organiser et de coordonner l’activité du pôle, de veiller à la continuité et à la qualité du service rendu au public et de garantir la fiabilité et la sécurité juridique des actes et procédures relevant de son champ d’intervention.
Enjeux du poste :
Le/la référent(e) du pôle occupe une fonction centrale dans la qualité du service rendu aux administrés et l’image de la commune. Il/elle garantit la fiabilité et la sécurité des procédures relevant de l’accueil, de l’état civil, des affaires funéraires et des élections.
En lien avec la responsable du service, il/elle assure également l’organisation quotidienne et la coordination de l’équipe, afin de garantir la continuité du service et l’harmonisation des pratiques.
Le poste requiert rigueur, autonomie, qualités relationnelles, sens du service public et capacités d’encadrement.
Missions / conditions d'exercice
Missions d’encadrement
Encadrement et management
• Animer, coordonner et organiser l'équipe (2 agents).
• Établir les plannings, gérer les absences, les congés et les remplacements.
• Superviser la rédaction, la mise à jour et la sécurisation des actes (naissances, mariages, décès, reconnaissances).
• Veiller à la stricte application des lois et des procédures réglementaires en constante évolution.
• Encourager la cohésion d’équipe.
Missions d’agent d’accueil
Accueil et information du public
• Accueillir, renseigner et orienter le public, sur place et par téléphone.
• Identifier les demandes et apporter un premier niveau d’information.
• Orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents.
• Prendre et transmettre les messages et assurer le suivi des demandes simples.
• Informer le public sur les démarches administratives et les services municipaux.
• Participer à la diffusion des informations municipales et veiller à la qualité de l’accueil et du service rendu.
Gestion du courrier
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier postal et électronique aux services concernés.
• Assurer l’enregistrement et l’affranchissement des courriers au départ.
• Effectuer le classement et l’archivage des documents.
• Assurer, si nécessaire, l’impression et la transmission des courriers électroniques.
• Rédiger et transmettre les accusés d’enregistrement électroniques.
État civil
• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d’état civil.
• Réceptionner et traiter les demandes d’actes et documents administratifs.
• Établir et enregistrer les actes d’état civil, dans le respect des habilitations et de la réglementation.
• Préparer et suivre les dossiers de mariage, PACS et parrainages civils.
• Assurer les formalités liées aux naissances, décès et reconnaissances.
• Effectuer les mises à jour et mentions nécessaires dans les actes.
• Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés.
• Classer et archiver les documents, dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.
Gestion administrative du cimetière
• Accueillir et accompagner les usagers dans leurs démarches d’état civil.
• Réceptionner et traiter les demandes d’actes et documents administratifs.
• Établir et enregistrer les actes, dans le respect de la réglementation et des habilitations.
• Préparer et suivre les dossiers de mariage, PACS et parrainages civils.
• Assurer les formalités liées aux naissances, décès et reconnaissances.
• Effectuer les mises à jour et mentions sur les actes et assurer les échanges avec les administrations concernées.
• Classer et archiver les documents dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.
Élections
• Enregistrement, traitement et suivi des inscriptions, des radiations, des changements d'adresse sur les listes électorales ainsi que des procurations reçues.
• Soutien à la préparation et l'organisation des différents scrutins.
Missions complémentaires :
• Accomplissement de différentes tâches de secrétariat (constitution et mise à jour de dossiers, rédaction/mise en forme de courriers, notes, actes administratifs divers, etc.) dans les domaines des relations aux administrés et du CCAS.
• Soutien à la préparation du Conseil d'administration du CCAS et au traitement des délibérations votées (procès-verbaux, notifications, envoi de courriers, etc.).
• Accueil et accompagnement ponctuel du public souhaitant bénéficier de l'espace numérique pour diverses démarches en ligne (réservé aux personnes éloignées du numérique).
• Assurer la continuité du service en cas d’absence d’un collègue.
• Assurer la formation initiale des nouveaux agents.
Encadrement et management
• Animer, coordonner et organiser l'équipe (2 agents).
• Établir les plannings, gérer les absences, les congés et les remplacements.
• Superviser la rédaction, la mise à jour et la sécurisation des actes (naissances, mariages, décès, reconnaissances).
• Veiller à la stricte application des lois et des procédures réglementaires en constante évolution.
• Encourager la cohésion d’équipe.
Missions d’agent d’accueil
Accueil et information du public
• Accueillir, renseigner et orienter le public, sur place et par téléphone.
• Identifier les demandes et apporter un premier niveau d’information.
• Orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents.
• Prendre et transmettre les messages et assurer le suivi des demandes simples.
• Informer le public sur les démarches administratives et les services municipaux.
• Participer à la diffusion des informations municipales et veiller à la qualité de l’accueil et du service rendu.
Gestion du courrier
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier postal et électronique aux services concernés.
• Assurer l’enregistrement et l’affranchissement des courriers au départ.
• Effectuer le classement et l’archivage des documents.
• Assurer, si nécessaire, l’impression et la transmission des courriers électroniques.
• Rédiger et transmettre les accusés d’enregistrement électroniques.
État civil
• Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d’état civil.
• Réceptionner et traiter les demandes d’actes et documents administratifs.
• Établir et enregistrer les actes d’état civil, dans le respect des habilitations et de la réglementation.
• Préparer et suivre les dossiers de mariage, PACS et parrainages civils.
• Assurer les formalités liées aux naissances, décès et reconnaissances.
• Effectuer les mises à jour et mentions nécessaires dans les actes.
• Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés.
• Classer et archiver les documents, dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.
Gestion administrative du cimetière
• Accueillir et accompagner les usagers dans leurs démarches d’état civil.
• Réceptionner et traiter les demandes d’actes et documents administratifs.
• Établir et enregistrer les actes, dans le respect de la réglementation et des habilitations.
• Préparer et suivre les dossiers de mariage, PACS et parrainages civils.
• Assurer les formalités liées aux naissances, décès et reconnaissances.
• Effectuer les mises à jour et mentions sur les actes et assurer les échanges avec les administrations concernées.
• Classer et archiver les documents dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.
Élections
• Enregistrement, traitement et suivi des inscriptions, des radiations, des changements d'adresse sur les listes électorales ainsi que des procurations reçues.
• Soutien à la préparation et l'organisation des différents scrutins.
Missions complémentaires :
• Accomplissement de différentes tâches de secrétariat (constitution et mise à jour de dossiers, rédaction/mise en forme de courriers, notes, actes administratifs divers, etc.) dans les domaines des relations aux administrés et du CCAS.
• Soutien à la préparation du Conseil d'administration du CCAS et au traitement des délibérations votées (procès-verbaux, notifications, envoi de courriers, etc.).
• Accueil et accompagnement ponctuel du public souhaitant bénéficier de l'espace numérique pour diverses démarches en ligne (réservé aux personnes éloignées du numérique).
• Assurer la continuité du service en cas d’absence d’un collègue.
• Assurer la formation initiale des nouveaux agents.
Profils recherchés
Savoir-être
• Sens du service public
• Rigueur, sens de l'organisation et grande discrétion professionnelle (confidentialité).
• Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité.
• Qualités relationnelles et maîtrise de soi face au public et aux agents.
• Écoute et disponibilité.
• Autonomie et capacité d’initiative.
• Diplomatie et maîtrise de soi.
• Capacité à travailler en équipe.
• Adaptabilité et polyvalence.
• Sens du service public
• Rigueur, sens de l'organisation et grande discrétion professionnelle (confidentialité).
• Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité.
• Qualités relationnelles et maîtrise de soi face au public et aux agents.
• Écoute et disponibilité.
• Autonomie et capacité d’initiative.
• Diplomatie et maîtrise de soi.
• Capacité à travailler en équipe.
• Adaptabilité et polyvalence.
Contact et modalités de candidature
Contact
0476923551
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Les candidatures, composées d'un CV et d'une lettre de motivation (ainsi que du dernier arrêté de situation administrative si fonctionnaire) sont à adresser à l'attention de Madame le Maire de Bernin, par mail adressé à ressourceshumaines@bernin.fr ou par courrier postal envoyé à Mairie de Bernin 496 Route Départementale 1090 38190 BERNIN Pour + d'informations : contactez Mme DIHILI Hafida, responsable du service population et CCAS, au 04 76 92 07 40.
Rémunération, avantages : Traitement indiciaire + Régime indemnitaire + chèques déjeuner si souhaité (valeur faciale 7€ / ticket dont 50% pris en charge par la collectivité) + adhésion au COS38 (comité social du personnel) + participation de l’employeur à la mutuelle labellisée (15€ / mois) + possibilité d’adhérer au contrat de prévoyance mis en place par la collectivité (avec participation employeur de 20€ / mois).
Adresse de l'employeur :
MAIRIE DE BERNIN 496 Route Départementale 1090 38190 BERNIN
Les candidatures, composées d'un CV et d'une lettre de motivation (ainsi que du dernier arrêté de situation administrative si fonctionnaire) sont à adresser à l'attention de Madame le Maire de Bernin, par mail adressé à ressourceshumaines@bernin.fr ou par courrier postal envoyé à Mairie de Bernin 496 Route Départementale 1090 38190 BERNIN Pour + d'informations : contactez Mme DIHILI Hafida, responsable du service population et CCAS, au 04 76 92 07 40.
Rémunération, avantages : Traitement indiciaire + Régime indemnitaire + chèques déjeuner si souhaité (valeur faciale 7€ / ticket dont 50% pris en charge par la collectivité) + adhésion au COS38 (comité social du personnel) + participation de l’employeur à la mutuelle labellisée (15€ / mois) + possibilité d’adhérer au contrat de prévoyance mis en place par la collectivité (avec participation employeur de 20€ / mois).
Adresse de l'employeur :
MAIRIE DE BERNIN 496 Route Départementale 1090 38190 BERNIN
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BERNIN
>496 Route Départementale 1090
38190 BERNIN
>496 Route Départementale 1090
38190 BERNIN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.