Sous l’autorité du responsable de service, vous contribuez à la qualité de l’accueil et à la gestion administrative du Pôle Petite Enfance. Votre rôle est central pour :
• Faciliter l’accès aux services (crèches, relais d’assistantes maternelles, etc.) en informant et orientant les familles.
• Garantir la fluidité des processus (inscriptions, attribution des places, suivi des dossiers).
• Assurer la transmission d’informations entre les usagers, les professionnels et les instances décisionnelles.

1. Accueil et relation usagers
• Accueil téléphonique et physique :
◦ Répondre aux demandes des familles (renseignements, orientation, prise de rendez-vous).
◦ Assurer un accueil bienveillant et professionnel, en valorisant les dispositifs du CCAS.
◦ Gérer les pré-inscriptions et les demandes de renseignements.
• Information et communication :
◦ Diffuser les informations sur les modalités d’accès aux services (tarifs, critères d’éligibilité, etc.).
◦ Rédiger et mettre à jour des supports de communication (fiches pratiques etc.).
2. Gestion administrative et organisationnelle
• Classement et archivage :
◦ Organiser et actualiser les dossiers (inscriptions, contrats, documents réglementaires).
◦ Respecter les délais et les obligations légales (RGPD, conservation des données).
• Optimisation des processus :
◦ Créer ou améliorer des procédures internes (ex : circuit de validation des demandes).
◦ Élaborer des outils de suivi (tableaux Excel, bases de données).
• Rédaction administrative :
◦ Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, notes de service.
◦ Préparer des synthèses pour les commissions d’attribution.
3. Gestion des places en crèche
• Suivi des disponibilités :
◦ Mettre à jour en temps réel les listes d’attente et les places disponibles.
◦ Coordonner avec les responsables de crèches la gestion des places disponibles et attribuées.
• Attribution des places :
◦ Vérifier les critères d’éligibilité (priorités, quotas, situation familiale).
◦ Préparer les dossiers pour les commissions d’attribution.
◦ Notifier les familles (acceptation/refus) et assurer le suivi post-décision.
4. Participation aux instances décisionnelles
• Soutien aux commissions :
◦ Préparer les dossiers, rédiger des synthèses et des comptes rendus.
◦ Collaborer avec le responsable de service pour appliquer les règles de priorité.
• Représentation du service :
◦ Participer aux réunions d’équipe, aux événements du CCAS, et aux groupes de travail.
 
COMPETENCES
 
Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques :
◦ Excel (tableaux croisés dynamiques, formules avancées), Word (rédaction de documents professionnels).
◦ Logiciels de gestion administrative (ex : Gestion des places en crèche) appréciés.
• Rédaction et communication :
◦ Maîtrise du français (orthographe, grammaire, style administratif).
◦ Capacité à synthétiser et à vulgariser des informations complexes.
• Anglais : Niveau intermédiaire souhaité (rendez-vous possibles en Anglais).
Savoir-être
• Sens du relationnel :
◦ Empathie, écoute active, et capacité à gérer des situations sensibles (familles en difficulté).
◦ Discrétion et respect de la confidentialité (données personnelles, décisions des commissions).
• Rigueur et organisation :
◦ Gestion des priorités, respect des délais, et sens du détail.
◦ Capacité à travailler en mode multitâche et à gérer les urgences.
• Esprit d’équipe :
◦ Collaboration avec les collègues, les responsables de crèches, et les partenaires externes.
◦ Adaptabilité aux évolutions réglementaires ou organisationnelles.