Activités et tâches principales :

Suivi administratif de l’ensemble de la direction du cycle de l’eau :

Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ;
Rédiger et assurer le suivi des décisions et de certaines délibérations puis classement dans le fichier ;
Suivre les différentes conventions de la direction (administratives, servitudes en lien avec le service foncier, dépotage de la STEP, etc.) ;
Constituer et suivre les dossiers de demandes de subventions auprès des différents financeurs (Agence de l’Eau, Départements, etc.) ;
Apporter un appui administratif aux agents de la direction et participer à la rédaction de courriers d’information destinés aux usagers et aux communes ;
Assurer un premier niveau de réponse aux demandes reçues par courriel et orienter les sollicitations vers les interlocuteurs compétents ;
Réaliser les communications liées aux opérations de maintenance de la STEP et veiller au respect des délais d’information ;
Gérer les commandes de fournitures administratives ;
Mettre à jour les outils et tableaux de suivi (astreintes, congés, Nextcloud, etc.) ;
Veiller à la circulation et au suivi des parapheurs pour signature ;
Participer au suivi administratif de la régie, notamment pour la gestion des retours de factures non distribuées ;
Assurer la gestion de la facturation de la Participation au Financement de l’Assainissement Collectif (PFAC) ;
Assister le Directeur du Cycle de l’Eau et les responsables de service dans leurs missions quotidiennes.
Délibérations du conseil communautaire concernant la Direction du cycle de l’eau et organisation des conseils d’exploitation des régies :
Organiser les conseils d’exploitation des régies d’eau et d’assainissement et assurer l’envoi des convocations ;
Transmettre les délibérations au contrôle de légalité et suivre leur publication ;
Participer à la rédaction, centraliser et transmettre les délibérations ainsi que leurs annexes au secrétariat du Pôle ;
Assurer le suivi administratif des délibérations et des pièces annexes après leur adoption.

Assistance aux agents du service :

Organiser les réunions, gérer les agendas et planifier les rendez-vous ;
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers et notes administratives ;
Apporter un soutien réactif à l’ensemble de la direction en matière de coordination, d’organisation et de gestion des priorités ;
Assurer l’interface avec la direction générale, les autres directions de l’Agglomération et les élus ;
Effectuer le classement et le suivi des dossiers administratifs ;
Piloter et coordonner l’archivage de la direction en tant que référent(e) du service ;
Participer à la gestion administrative des dossiers de contrôles ANC et des branchements via le logiciel YPRESIA :
- Prise de rendez-vous ;
- Enregistrement et transmission des rapports ;
- Suivi des attestations notariales ;
Préparation des éléments nécessaires à la facturation des contrôles ANC et AC.

Accueil du public :

En cas de besoin, contribuer à la continuité de service public (insuffisance des effectifs pour assurer l’amplitude horaire d’accueil du public, pic de fréquentation…), l’assistance de direction pourra assurer des fonctions d’accueil et renseignement du public,
Accueillir et renseigner les usagers, en présentiel ou par téléphone, notamment sur les thématiques liées à l’assainissement (1er renseignements techniques)