Secrétaire de direction / Gestion des assemblées

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Offre n° O039231001219186
Publiée le 12/10/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
COMCO HT JURA SAINT CLAUDE
13 Boulevard de la République
39200 SAINT CLAUDE
Lieu de travail
SAINT CLAUDE
Poste à pourvoir le
08/01/2024
Date limite de candidature
10/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Attaché
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La communauté de communes Haut-Jura Saint-Claude recrute un personnel Secrétaire de direction / Gestion des assemblées dont la mission est de gérer le secrétariat de direction ainsi que d'assurer la gestion et l'organisation administratives.
Sous l'autorité directe de la DGS , l'agent sera polyvalent au sein de l'organisation puisqu'il jonglera entre l'accueil et les tâches administratives. Sa polyvalence, sa discrétion et son efficacité sont des éléments primordiaux dans l'accomplissement de ses missions.

L'agent secrétaire de direction, en tant que collaborateur, doit être une personne de confiance, capable d'enchainer plusieurs tâches à la fois. Il doit alors être capable d'intervenir sur plusieurs fronts simultanément tout en ayant un ordre de priorité bien défini. Il a également besoin d'être ordonné et méthodique pour bien gérer son travail. Bien qu'étant tenu à un emploi du temps souvent surchargé, il doit trouver le moyen de se rendre disponible pour des tâches urgentes et la tenue à jour des dossiers.
Pour bien assurer la rédaction des documents, l'agent doit avoir une bonne rapidité d'écriture et surtout s'exercer à pouvoir rapidement prendre des notes au cours des réunions.

Cet agent fait partie des premières personnes que tout visiteur rencontre. Il se doit donc de développer de bonnes attitudes afin d'améliorer ses qualités humaines. À son poste de secrétariat de direction, il est amené à garder le sourire et à faire preuve de courtoisie professionnelle à l'égard des clients ou visiteurs. A ce titre, avoir un excellent sens de la communication et un esprit d'initiative font partie des qualités prisées.

Par ailleurs, l'agent dans son rôle de gestionnaire des assemblées sera le garant du bon déroulement des différents processus liés aux instances délibérantes. Il prépare les notes et les actes pris par la collectivité. Il a la capacité de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées et de traduire les décisions prises en séances par les élus, jusqu'à leur transmission au contrôle de légalité.

Ce poste nécessite plusieurs qualités. Il faut évoquer avant tout une excellente présentation, de très bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle et le sens de l'organisation développé. L'agent sera disponible, autonome, toujours avenant et faire preuve de sang-froid pour gérer certaines situations. En plus de savoir utiliser les nouvelles technologies, l'esprit d'initiative, la discrétion, l'adaptation à toute situation et le sens de l'observation lui seront aussi nécessaires dans l'exercice de ses fonctions.

Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Accueil téléphonique et gestion du courrier,
- Préparation et suivi des assemblées
- Classement et archivage des dossiers
- Préparation des réunions et suivi des dossiers
1. Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires institutionnels, fournisseurs ou collaborateurs et leur orientation vers le chef de service
2. Rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions.
3. Préparation et organisation des réunions et assemblées
Participation à l'élaboration du calendrier des assemblées, Suivi des ordres du jour, Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes...), Rédaction de rapports et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées, Constitution, mise à jour et classement des dossiers, Envoi des convocations et des dossiers, Diffusion des informations relatives aux assemblées et lien avec les chefs de service, Exécution et suivi des formalités postérieures : rédaction / saisie et mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux liés à l'ensemble des assemblées, Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes, Rédaction et suivi des actes au contrôle de légalité
4. Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda de la présidente et de la directrice générale des services,
5. Participation à la communication interne et externe
6. Constitution, mise à jour, Classement et tri de dossiers administratifs.
7. Suivi des opérations d'archivage

Cette liste de missions n'est pas exhaustive, car l'agent sera amené à accomplir d'autres tâches selon les compétences spécifiques qu'il détient.

Positionnement au sein de la collectivité
Supérieurs hiérarchiques DGS et Autorité territoriale représentée par sa
Présidente
Encadrement : Non
Collaboration au sein de la Communauté de communes : Chefs de service
Fonction occupée : Secrétaire de direction / Gestion des assemblées

Classification du poste : Catégorie B ou C
Niveau de compétences attendues
Etudes : Bac +2 mini
Autres : Permis B indispensable

Contraintes liées au poste :
- Réunions en soirée
- L'agent sera amené à traiter avec de nombreux interlocuteurs, ce qui peut induire une fatigue mentale importante à la fin de la journée. En outre, les journées peuvent être longues et chargées.
o Stress lié aux responsabilités
o Fatigue visuelle liée à l'écran
o Communication : contrainte de discrétion
o Présence aux séances du conseil communautaire et autres réunions en soirée

Gestes et postures spécifiques liés au poste : Position assise
Temps de travail : Temps complet 39h/semaine sur la base de 1607 heures _ RTT
Salaire : Grille indiciaire + Primes + Tickets Restaurant + COS
Profils recherchés
Profil recherché :
De formation en gestion administrative territoriale.
Connaissances dans le domaine de la fonction publique territoriale, le fonctionnement des institutions, les formalités et conditions d'élaboration des délibérations, tenu d'un agenda partagé.
Une bonne maitrise des logiciels de bureautique est exigée.
Organisé et réactif, vous connaissez et maîtrisez les dispositions réglementaires relatives à la préparation et l'organisation du conseil communautaire et vous faites preuve d'aisance rédactionnelle.
Des connaissances en organisation de tri et d'archivage des documents serait un atout supplémentaire.

Savoirs :
- Expérience sur un poste similaire et capacités organisationnelles
- Connaissance appréciée sur les instances, les processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes

Savoir-faire faire :
- Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des poly-activités
- Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse, prendre des notes et mettre en forme des écrits/
documents
- Savoir travailler en transversalité,
- Savoir s'organiser, hiérarchiser ses tâches
- Respecter les délais des procédures administratives et les circuits de validation,
- Maîtriser l'outil informatique,
- Très bonne connaissance des outils informatiques tels que Word, Excel, Power Point

Savoir-être :
- Rigueur, méthode et réactivité,
- Discrétion et réserve professionnelle,
- Grand sens de l'organisation,
- Qualités relationnelles, diplomatie,
- Disponibilité, assiduité et capacité d'investissement,
- Adaptabilité,
- Aptitude à gérer le stress et à travailler dans l'urgence,
- Respect des délais des procédures administratives et des circuits de validation,
- Autonomie et esprit d'initiative,
- Aptitude au travail en équipe,
- Force d'anticipation et d'organisation, de proposition et de décision.

Contact

Contact
0384458900
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV adressés à Madame la Présidente
A envoyer par courriel :
contact@hautjurasaintclaude.fr
et
drh@hautjurasaintclaude.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.