Agent de l'accueil général
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O039231001223796
Publiée le 17/10/2023
Synthèse de l'offre
Ville de LONS LE SAUNIER
Lieu de travail
Direction des Ressources Humaines - 4 avenue du 44ème R.I. - BP 70340, Lons-le-Saunier (Jura)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
19/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le service Affaires Démographiques est composé de 10 personnes : (Accueil général de la collectivité : 2 agents / Accueil service affaires démographiques : 3 agents / pôle décès : 1 agent / pôle cimetière : 1 agent / pôle naissances / unions : 1 agent / pôle population / citoyenneté : 1 agent / Encadrement du service : 1 responsable)
Le premier rôle attribué au service Affaires Démographiques est d'assurer le traitement des diverses demandes relatives à un changement de statut d'un individu et/ou d'un foyer. À cet effet, il établit donc divers documents, tels que : les actes de naissances, de mariage, de décès, les cartes d'identité, les passeports, les livrets de famille, attestations de recensement citoyens, les conventions de PACS, les légalisations de signatures, les certificats de vie, etc.
Outre le fait de fournir ces documents, le service est aussi en charge de la conservation des registres sur une durée de 100 ans et de les mettre à jour durant cet intervalle de temps.
Il se doit également d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie concernant des demandes d'état civil. Il renseigne les usagers sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation.
Au-delà de sa mission d'officier d'État civil, le service AD assure également le recensement de la population, l'organisation des élections, le tirage au sort des jurés d'assises, gère les licences de débits de boissons, les déclarations de chiens dangereux, les statuts des syndicats, les objets trouvés,....
Le premier rôle attribué au service Affaires Démographiques est d'assurer le traitement des diverses demandes relatives à un changement de statut d'un individu et/ou d'un foyer. À cet effet, il établit donc divers documents, tels que : les actes de naissances, de mariage, de décès, les cartes d'identité, les passeports, les livrets de famille, attestations de recensement citoyens, les conventions de PACS, les légalisations de signatures, les certificats de vie, etc.
Outre le fait de fournir ces documents, le service est aussi en charge de la conservation des registres sur une durée de 100 ans et de les mettre à jour durant cet intervalle de temps.
Il se doit également d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie concernant des demandes d'état civil. Il renseigne les usagers sur les démarches à suivre et les modalités, en fonction de leur situation.
Au-delà de sa mission d'officier d'État civil, le service AD assure également le recensement de la population, l'organisation des élections, le tirage au sort des jurés d'assises, gère les licences de débits de boissons, les déclarations de chiens dangereux, les statuts des syndicats, les objets trouvés,....
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la directrice des affaires démographiques, vous serez chargé·e d'assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ; identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant, ainsi que d''instruire et délivrer les titres d'identité sécurisés (affectation selon les besoins du service + remplacement des agents en congés).
MISSIONS PRINCIPALES : (
- ACCUEIL DU PUBLIC
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
* Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
* Prendre des messages et des rendez vous
* Réguler les entrées, surveiller les accès et fluidifier les attentes.
* Gérer et afficher des informations et documents à destination du public
* Remettre des documents d'information et de communication (plan de la ville,...)
- GESTION DES OBJETS TROUVES
* Réceptionner et enregistrer les déclarations de pertes d'objets
* Enregistrer les objets retrouvés (travail en partenariat avec la police nationale)
* Mener un travail d'enquête en collaboration avec la police municipale pour tenter de retrouver les propriétaires
* Prendre contact avec les propriétaires d'objets trouvés
* Restituer les objets trouvés à leurs propriétaires & faire signer le registre
* Faire régulièrement l'inventaire des objets trouvés
- RÉSERVATION DE SALLES
* Enregistrer les réservations de salles dans le logiciel dédié
- RÉSERVATION DES VÉHICULES
* Enregistrer les réservations de véhicules dans le logiciel dédié
* Remettre et réceptionner les clés
-TRAITEMENT DU COURRIER
* Affranchir le courrier des collectivités et le remettre à La Poste
* Réceptionner et dispatcher le courrier et des colis
* Effectuer les relevés de comptes d'affranchissement du courrier pour l'ensemble des services
MISSIONS SECONDAIRES :
1 - Instruction et délivrance des titres d'identité sécurisés
* Informer les usagers
* Gérer et optimiser le planning des rendez-vous
* Instruire les dossiers / traiter les recueils
* Gérer les demandes de titres en urgences en partenariat avec la Préfecture
* Gérer les dysfonctionnements des dispositifs de recueil en relation avec l'ANTS
* Réceptionner, classer et remettre les titres aux usagers
2- Mission - Assistance service Affaires démographiques
* Tâches administratives diverses, assistance sur l'organisation matérielle des élections, ...
MISSIONS PRINCIPALES : (
- ACCUEIL DU PUBLIC
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
* Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
* Prendre des messages et des rendez vous
* Réguler les entrées, surveiller les accès et fluidifier les attentes.
* Gérer et afficher des informations et documents à destination du public
* Remettre des documents d'information et de communication (plan de la ville,...)
- GESTION DES OBJETS TROUVES
* Réceptionner et enregistrer les déclarations de pertes d'objets
* Enregistrer les objets retrouvés (travail en partenariat avec la police nationale)
* Mener un travail d'enquête en collaboration avec la police municipale pour tenter de retrouver les propriétaires
* Prendre contact avec les propriétaires d'objets trouvés
* Restituer les objets trouvés à leurs propriétaires & faire signer le registre
* Faire régulièrement l'inventaire des objets trouvés
- RÉSERVATION DE SALLES
* Enregistrer les réservations de salles dans le logiciel dédié
- RÉSERVATION DES VÉHICULES
* Enregistrer les réservations de véhicules dans le logiciel dédié
* Remettre et réceptionner les clés
-TRAITEMENT DU COURRIER
* Affranchir le courrier des collectivités et le remettre à La Poste
* Réceptionner et dispatcher le courrier et des colis
* Effectuer les relevés de comptes d'affranchissement du courrier pour l'ensemble des services
MISSIONS SECONDAIRES :
1 - Instruction et délivrance des titres d'identité sécurisés
* Informer les usagers
* Gérer et optimiser le planning des rendez-vous
* Instruire les dossiers / traiter les recueils
* Gérer les demandes de titres en urgences en partenariat avec la Préfecture
* Gérer les dysfonctionnements des dispositifs de recueil en relation avec l'ANTS
* Réceptionner, classer et remettre les titres aux usagers
2- Mission - Assistance service Affaires démographiques
* Tâches administratives diverses, assistance sur l'organisation matérielle des élections, ...
Profils recherchés
CADRE STATUTAIRE
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Catégorie C
APTITUDES & COMPÉTENCES REQUISES
- SAVOIR
* Connaissance de l'organisation générale des services de l'administration et de l'organigramme de la collectivité
* Connaissances générales des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Techniques de régulation, de médiation, de remontée d'information.
* Connaissances des caractéristiques des publics
* Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil et de délivrance des titres d'identité
- SAVOIR-FAIRE
* Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication (physique et téléphonique)
* Qualités relationnelles
* Savoir travailler en équipe et au contact du public
* Travailler en transversalité
* Respecter le devoir de confidentialité
- SAVOIR-ÊTRE
* Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
* Avoir une bonne présentation générale et un langage adapté selon les interlocuteurs
* Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
* Adapter son mode relationnel au public concerné - Repérer les comportements à risque
* Prendre les mesures appropriées en situation d'urgence.
* Conserver neutralité et objectivité.
SALAIRE ET AVANTAGES
Grille indiciaire + RIFSEEP + Caisse d'Action Sociale
DÉPÔT DES CANDIDATURES ET COMPLÉMENTS D'INFORMATIONS
Les candidatures sont à adresser, avant le 31 octobre 2023, à :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
4 avenue du 44ème RI
39000 LONS-LE-SAUNIER
Informations Complémentaires :
Madame GRANGER Coralie - Directrice des Affaires Démographiques :
03 84 47 88 07
Madame Elodie CARON - Chargée de Recrutement-Formation: ecaron@lonslesaunier.fr
Cadre d'emploi des adjoints administratifs
Catégorie C
APTITUDES & COMPÉTENCES REQUISES
- SAVOIR
* Connaissance de l'organisation générale des services de l'administration et de l'organigramme de la collectivité
* Connaissances générales des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Techniques de régulation, de médiation, de remontée d'information.
* Connaissances des caractéristiques des publics
* Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil et de délivrance des titres d'identité
- SAVOIR-FAIRE
* Maîtrise des techniques d'accueil et des règles de communication (physique et téléphonique)
* Qualités relationnelles
* Savoir travailler en équipe et au contact du public
* Travailler en transversalité
* Respecter le devoir de confidentialité
- SAVOIR-ÊTRE
* Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
* Avoir une bonne présentation générale et un langage adapté selon les interlocuteurs
* Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
* Adapter son mode relationnel au public concerné - Repérer les comportements à risque
* Prendre les mesures appropriées en situation d'urgence.
* Conserver neutralité et objectivité.
SALAIRE ET AVANTAGES
Grille indiciaire + RIFSEEP + Caisse d'Action Sociale
DÉPÔT DES CANDIDATURES ET COMPLÉMENTS D'INFORMATIONS
Les candidatures sont à adresser, avant le 31 octobre 2023, à :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
4 avenue du 44ème RI
39000 LONS-LE-SAUNIER
Informations Complémentaires :
Madame GRANGER Coralie - Directrice des Affaires Démographiques :
03 84 47 88 07
Madame Elodie CARON - Chargée de Recrutement-Formation: ecaron@lonslesaunier.fr
Contact et modalités de candidature
Contact
0384478846
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser, avant le 31 octobre 2023, à :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
4 avenue du 44ème RI
39000 LONS-LE-SAUNIER
Informations Complémentaires :
Madame GRANGER Coralie - Directrice des Affaires Démographiques : 03 84 47 88 07
Madame Elodie CARON Chargée de Recrutement-Formation: ecaron@lonslesaunier.fr
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
4 avenue du 44ème RI
39000 LONS-LE-SAUNIER
Informations Complémentaires :
Madame GRANGER Coralie - Directrice des Affaires Démographiques : 03 84 47 88 07
Madame Elodie CARON Chargée de Recrutement-Formation: ecaron@lonslesaunier.fr
Adresse de l'employeur
LONS LE SAUNIER (seuil inférieur à 40 000 hbts)
>Direction des Ressources Humaines - 4 avenue du 44ème R.I. - BP 70340
39000 LONS LE SAUNIER
>Direction des Ressources Humaines - 4 avenue du 44ème R.I. - BP 70340
39000 LONS LE SAUNIER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.