PRESENTATION

Au cœur de l’action municipale, le service Cohésion, Familles et Éducation de la Commune de Hauts-de-Bienne œuvre chaque jour pour renforcer le lien social, accompagner les familles et soutenir le parcours éducatif des enfants de tout âge. En rejoignant cette équipe engagée et pluridisciplinaire, vous participerez à la mise en œuvre de projets porteurs de sens, au service du bien-être et du développement de tous les habitants. En qualité de secrétaire de direction, au côté de la DGA, vous contribuerez à la coordination et à la fluidité de ce service stratégique, véritable pilier de la politique éducative et sociale de la commune.

MISSIONS

Sous l'autorité directe de la DGA, le/la Secrétaire de Direction assure l'assistance, l'organisation, la gestion et le suivi des dossiers de la Direction. Il/Elle est le point d'entrée et l'interface privilégiée de la DGA avec l'ensemble des services, les élus, les partenaires institutionnels et les usagers.

Ce poste requiert une grande autonomie dans l'organisation du travail, un sens aigu de l'initiative et une capacité à gérer des dossiers de manière transversale et parfois sensible.

Activités Principales

1. Assistance de Direction et Secrétariat de la DGA (Autonomie forte)

- Gestion proactive de l'agenda et des priorités : Organiser les rdv et le planning des réunions du service, filtrer les sollicitations, préparation des dossiers et des éléments nécessaires à la prise de décisions.
- Organisation logistique : Planifier et organiser les réunions, comités de direction et instances spécifiques aux politiques sociales (réservation de salles, convocation, préparation des supports).
- Confidentialité : Garantir la discrétion et le secret professionnel sur l'ensemble des informations et dossiers traités.

2. Appui administratif et budgétaire
- Préparation et suivi des dossiers : suivi administratif des dossiers projets et activités de la direction.
- Préparation et suivi des documents budgétaires (dépenses, recettes, tableaux de suivi, bon de commande et engagements)
- Gestion des flux d'information : Filtrer, prioriser, distribuer et suivre le courrier physique et électronique de la DGA. Mettre en place et gérer les outils de suivi (parapheurs électroniques, tableaux de bord, e-parapheur de factures).
- Rédaction et formalisation : Rédiger des comptes-rendus de réunions, des notes de synthèse, des courriers, des bilans, des relevés de décisions, et mettre en forme des rapports ou présentations de la DGA.
- Tableaux de bord : Contribuer à l'élaboration et au suivi des tableaux de bord d'activité de la Direction (suivi budgétaire, RH, avancement des projets, suivi des indicateurs).

3. Communication interne et externe
- Lien avec les services : Assurer la circulation fluide des informations et des documents entre la DGA, les encadrants de proximité et les autres services municipaux.
- Partenariat externe : Servir d'interlocuteur(trice) pour les partenaires externes (institutionnels, associatifs, État) et les usagers ;
- Accueil et Interface : Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction, en identifiant l'objet de l'appel ou de la visite et en orientant vers le bon interlocuteur ou en apportant une réponse de premier niveau.
- Gestion Administrative/RH simplifiée : Participer au suivi des aspects RH et logistiques de la Direction (engagement comptable, commandes de fournitures, suivi des temps) et mise en forme et diffusion de documents (notes, rapports, présentations…)

4. Contribution au management et à l’organisation
- Appui méthodologique et organisationnel aux encadrants de proximité (suivis RH et budgétaire, plannings…)
- Participation à la coordination : faciliter la communication
- Aide à l’organisation des temps collectifs (réunions d’équipe, évènements institutionnels…)