Mimizan, commune touristique de 7 000 habitants, recherche un(e) assistant-e administrative qui sera le point d'entrée des services et des partenaires extérieurs auprès du Maire et de la Direction Générale dans différentes missions qu'il ou elle exercera sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe.

La ville, située sur la côte landaise, fait partie d'un territoire communautaire de plus de 12 000 habitants.

Missions et conditions d'exercice :

Collaborateur direct du Maire :
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda du Maire, des adjoints au Maire,
- Rédaction et transmission d'écrits professionnels pour les élus (correspondances...).

Référente sur les instances :
- Préparation et suivi du Conseil Municipal : convocations, ordre du jour et note de synthèse, élaboration des délibérations et rédaction du procès-verbal de séance, tenue du registre des délibérations, secrétariat des assemblées,

- Élaboration des décisions et des arrêtés du Maire, tenue des registres :
- Mise en œuvre et suivi de la dématérialisation des actes pour le contrôle de légalité et la publication (logiciel ACTES),
- Organisation et recensement des commissions municipales (envoi des convocations...),
- Préparation des réunions du conseil d'adjoints (envoi de l'ordre du jour, rédaction des comptes rendus....)

Assistante administrative de la Directrice Générale des Services :
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Directrice Générale des Services,
- Saisine, rédaction, (à partir d'informations écrites et orales), mise en forme et transmission des courriers et des documents à destination des services, directions, des élus, des partenaires extérieurs (courriers, notes administratives, tableaux, graphiques, diaporamas...),
- Classement, tri et archivage de documents,
- Interface avec les services et interlocuteurs multiples,
- Suivi des réunions des chefs de service et élaboration des comptes rendus.

Suivi du protocole :
- Préparation et suivi des commémorations, vins d'honneur, vœux, inaugurations de la ville.

Accueil du public :
- Relations avec les administrés : gestion du courrier, organisation des rendez-vous, accueil physique et téléphonique, transmission des demandes aux services concernés,
- Identification et gestion des demandes et de leur degré d'urgence,
- Renseignements de premier niveau ou s'assurer du relai de la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir.

Spécificités du poste :
- Coopération avec tous les services de la commune,
- Relation directe avec le Maire et les élus,
- Confidentialité, discrétion et devoir de réserve,
- Horaires de bureau avec disponibilité pour assister aux séances du Conseil municipal (10 à 11 séances par an),
- Polyvalence avec l'agent assistante administrative du service afin d'en assurer la suppléance : gestion du courrier arrivé de la commune et des courriels (logiciel HERMES).

Savoirs :

- Maîtriser l'environnement territorial et le fonctionnement d'une collectivité territoriale, des circuits de validation et des procédures administratives,
- Connaître les instances, leurs processus et circuits décisionnels et la réglementation propre à celles-ci,
- Connaître les procédures de contrôle des actes,
- Avoir des capacités pour la rédaction et maîtriser les techniques de secrétariat (prise notes et comptes rendus),
- Maîtriser l'expression orale et des techniques d'accueil (reformuler les demandes...),
- Être méthodique, savoir créer, gérer et suivre une procédure,
- Maîtriser l'outil informatique, bureautique et logiciels métiers (Word, Excel, Powerpoint, OCTIME, HERMES, ACTES) et savoir s'adapter aux changements et nouveautés,
- Avoir un niveau élevé en orthographe, syntaxe et grammaire,

Savoir être :

- Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants et les services,
- Être apte à travailler en équipe et en transversalité en lien avec des interlocuteurs multiples,
- Être apte à la prise d'initiative avec sa hiérarchie,
- Travailler dans un contexte dynamique qui demande une forte réactivité, autonomie et proactivité en faisant preuve d'une capacité d'adaptation aux situations d'urgence,
- Être capable de s'organiser et de gérer les priorités en faisant preuve de rigueur, de méthode, d'organisation et de rapidité d'exécution.