Commune nouvelle landaise composée de 4 communes (dont 3 mairies déléguées) de 5 096 habitants. Avec une centaine d'agents municipaux.
Responsable du service accueil- état civil de la mairie, assurer l'accueil des usagers, assurer les demandes de CNI/Passeport, instruire et constituer les actes d'Etat civil, assurer et suivre les élections
EXPERIENCE en état civil et élections fortement souhaitée

* Encadrement de 3 agents d'accueil avec expérience en état civil et élections

* Instruction et constitution des actes d'état civil :
- Mise à jour des registres d'état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, ...),
- Délivrance des actes d'état civil,
- Délivrance des autorisations funéraires,
- Préparation des dossiers de mariage et/ou PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention, ...),

* Gestion des élections :
- Inscriptions, modifications et radiations sur les listes électorales,
- suivi des dossiers, éditions des listes et cartes électorales,
- organisation des élections politiques et prud'homales,
- astreinte pendant le scrutin et participation au dépouillement,
- tri, classement et archivages des dossiers,

* Participation à l'accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
- Conseiller les usagers sur les procédures,
- Orienter le public vers l'interlocuteur compétent,

* Gestion des demandes de CNI et passeport :
- Assurer les Rdv dépôts et remises de titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- Préparer les dossiers pour les rdvs du jour,
- Traiter les demandes de cartes d'identité, de passeports et de titres de séjour,
- Contrôler la validité des dossiers (photo, documents fournis)
- Procéder aux enregistrements des demandes de création et de renouvellement sur la plateforme de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés,
- Assurer l'impression des récépissés, la numérisation des signatures des demandes et des empreintes,

* Traitement des demandes de légalisation de signature, de recensement militaire, ...
* Recensement de la population

Conditions d'exercice :
- temps complet à 39h30 hebdomadaires
- Permanence le samedi matin : 1 toutes les 7 semaines environ soit 8 par an
- Horaires réguliers avec des amplitudes variables en fonction de l'activité, des élections,
-Travail au bureau,
-Disponibilité vis-à-vis du public,
- Rémunération statutaire avec RIFSEEP,
- Participation mutuelle, et prévoyance,
- Possibilité adhésion à l'amicale du personnel (et au CNAS)

 Les " savoirs "
Connaissance de la réglementation en matière d'état civil et funéraire,
Connaissance de la réglementation en matière d'élections
Connaissance de la législation et de la réglementation applicable en matière de CNI/Passeport,
Connaissance du statut de la Fonction publique territoriale

 Les " savoir-faire "
Travailler en équipe
Capacités rédactionnelles
Maîtrise des outils de bureautiques
Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
Qualités organisationnelles
Aptitude à gérer les priorités
Aptitude à tenir les délais
Aptitude à gérer les conflits

 Les " savoir-être "
Qualités relationnelles notamment sens de l'écoute, du dialogue, de la communication et diplomatie,
Sens du service public,
Sens des responsabilités,
Esprit d'initiative,
Rigueur, discrétion
Autonome,
Polyvalent,