Responsable du service administratif
Offre n° O040240410000940
Publiée le 10/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Tarnos
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
12/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de l’Aménagement et du Patrimoine, vous organisez et supervisez l’activité du service administratif de la DAP composé de 4 autres agents.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la responsabilité du pôle administratif
• manager le service
• assurer la coordination et la complémentarité entre les 2 sites du pôle administratif (hôtel de ville et centre technique municipal)
• évaluer, organiser et planifier la charge de travail du service et répartir les tâches entre les agents
• assister, coordonner et superviser le travail des agents
• assurer le relais des informations de la Direction Générale des Services et de la Direction de l’Aménagement et du Patrimoine, auprès des différents services de la DAP
Assurer le secrétariat de la Direction Aménagement et Patrimoine
• piloter l’accueil téléphonique et physique du service
• recevoir, orienter et relayer les demandes d’intervention dans les services
• gérer les agendas
• traiter le courrier entrant et sortant et assurer le suivi de la base de donnée courrier
• participer à/et superviser l’élaboration et la gestion des dossiers, courriers et documents techniques délégués par les responsables de la direction (réponses aux riverains, arrêtés, DT/DICT, plans, autorisations diverses, bons de commande, convocations et compte-rendus de réunion, factures fluides pour logements de fonction…)
• rédiger et/ou frapper les courriers, compte-rendus et tous les documents nécessaires au fonctionnement du service
• centraliser les actes administratifs (décisions, délibérations) des services de la DAP : rédaction, mise à jour des fichiers, diffusion, dématérialisation
• générer et suivre les demandes d’intervention sur les installations de chauffage et de climatisation auprès du prestataire
• saisir et transmettre les dossiers de consultation (ATU, DT, DICT) aux concessionnaires réseaux pour les travaux des différentes régies
• astreinte : établir planning, compte-rendu, fiche indemnité, contrôler la valise
• assurer le suivi des bons de commande, vérifier les engagements sur les lignes budgétaires et les marchés publics, effectuer le suivi financier des marchés publics et mettre à jour les marchés sur l’outil de suivi
• mettre à jour et suivre les fichiers du service : ressources humaines (arrêtés agents, ordres de mission, autorisations diverses, prévisionnels congés, indemnités, grèves, plannings…), prêts de véhicules et de matériels, distribution raticide, bons de commande, budget de fonctionnement
• veiller à la préparation annuelle de tous les fichiers, documents et plannings nécessaires au fonctionnement administratif du service
• veiller au respect des procédures administratives du service et des autres services
• assurer les copies, classement et archivage de documents
Participer et établir les bilans de la Direction Aménagement et Patrimoine
• inventaire des données du service et coordination des données des autres services
• - gestion analytique à l’aide du logiciel métier
Gérer les assurances Dommage Ouvrage et Flotte Automobile
• participer au renouvellement des marchés d’assurance
• assurer le suivi des contrats
• gérer les dossiers de sinistres
• écrire les procédures de gestion des dossiers et des sinistres
• établir les bilans de sinistralité et du temps consacré aux dossiers
Logiciel métier ASTECH :
• organiser les réunions
• superviser les suites des réunions
• saisie et diffusion des demandes d’intervention
• mise à jour du patrimoine
• extraction de données et réalisation de requêtes
• assistance auprès des agents
• formation des agents sur les bases
Cette liste n’est pas limitative et peut évoluer selon les nécessités de service, sur décision de l’autorité administrative
• manager le service
• assurer la coordination et la complémentarité entre les 2 sites du pôle administratif (hôtel de ville et centre technique municipal)
• évaluer, organiser et planifier la charge de travail du service et répartir les tâches entre les agents
• assister, coordonner et superviser le travail des agents
• assurer le relais des informations de la Direction Générale des Services et de la Direction de l’Aménagement et du Patrimoine, auprès des différents services de la DAP
Assurer le secrétariat de la Direction Aménagement et Patrimoine
• piloter l’accueil téléphonique et physique du service
• recevoir, orienter et relayer les demandes d’intervention dans les services
• gérer les agendas
• traiter le courrier entrant et sortant et assurer le suivi de la base de donnée courrier
• participer à/et superviser l’élaboration et la gestion des dossiers, courriers et documents techniques délégués par les responsables de la direction (réponses aux riverains, arrêtés, DT/DICT, plans, autorisations diverses, bons de commande, convocations et compte-rendus de réunion, factures fluides pour logements de fonction…)
• rédiger et/ou frapper les courriers, compte-rendus et tous les documents nécessaires au fonctionnement du service
• centraliser les actes administratifs (décisions, délibérations) des services de la DAP : rédaction, mise à jour des fichiers, diffusion, dématérialisation
• générer et suivre les demandes d’intervention sur les installations de chauffage et de climatisation auprès du prestataire
• saisir et transmettre les dossiers de consultation (ATU, DT, DICT) aux concessionnaires réseaux pour les travaux des différentes régies
• astreinte : établir planning, compte-rendu, fiche indemnité, contrôler la valise
• assurer le suivi des bons de commande, vérifier les engagements sur les lignes budgétaires et les marchés publics, effectuer le suivi financier des marchés publics et mettre à jour les marchés sur l’outil de suivi
• mettre à jour et suivre les fichiers du service : ressources humaines (arrêtés agents, ordres de mission, autorisations diverses, prévisionnels congés, indemnités, grèves, plannings…), prêts de véhicules et de matériels, distribution raticide, bons de commande, budget de fonctionnement
• veiller à la préparation annuelle de tous les fichiers, documents et plannings nécessaires au fonctionnement administratif du service
• veiller au respect des procédures administratives du service et des autres services
• assurer les copies, classement et archivage de documents
Participer et établir les bilans de la Direction Aménagement et Patrimoine
• inventaire des données du service et coordination des données des autres services
• - gestion analytique à l’aide du logiciel métier
Gérer les assurances Dommage Ouvrage et Flotte Automobile
• participer au renouvellement des marchés d’assurance
• assurer le suivi des contrats
• gérer les dossiers de sinistres
• écrire les procédures de gestion des dossiers et des sinistres
• établir les bilans de sinistralité et du temps consacré aux dossiers
Logiciel métier ASTECH :
• organiser les réunions
• superviser les suites des réunions
• saisie et diffusion des demandes d’intervention
• mise à jour du patrimoine
• extraction de données et réalisation de requêtes
• assistance auprès des agents
• formation des agents sur les bases
Cette liste n’est pas limitative et peut évoluer selon les nécessités de service, sur décision de l’autorité administrative
Profils recherchés
• maîtrise de l’environnement territorial
• maîtrise des règles administratives et financières des collectivités
• connaissance des circuits décisionnels et de validation
• aptitude à l’encadrement et au management
• maîtrise de l’outil informatique (la connaissance du logiciel ASTECH serait un plus)
• forte qualité rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe
• capacité d’adaptation et sens de l’organisation
• aptitude au travail en transversalité
• capacité à rendre compte
• rigueur, autonomie
• discrétion
• disponibilité
• maîtrise des règles administratives et financières des collectivités
• connaissance des circuits décisionnels et de validation
• aptitude à l’encadrement et au management
• maîtrise de l’outil informatique (la connaissance du logiciel ASTECH serait un plus)
• forte qualité rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe
• capacité d’adaptation et sens de l’organisation
• aptitude au travail en transversalité
• capacité à rendre compte
• rigueur, autonomie
• discrétion
• disponibilité
Contact
Contact
0559643442
Lien de candidature
Informations complémentaires
REMUNERATION
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + complément de rémunération + NBI
Participation mutuelle santé (contrat labellisé) et prévoyance (contrat groupe)
Pour postuler en ligne : http://www.ville-tarnos.fr/ rubrique « Ma Mairie » - Emploi et Stages => mode de candidature à privilégier
Ou adresser une lettre de motivation et CV à Monsieur le Maire - Service des Ressources Humaines - Hôtel de Ville 14 Boulevard Jacques Duclos - 40220 TARNOS
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + complément de rémunération + NBI
Participation mutuelle santé (contrat labellisé) et prévoyance (contrat groupe)
Pour postuler en ligne : http://www.ville-tarnos.fr/ rubrique « Ma Mairie » - Emploi et Stages => mode de candidature à privilégier
Ou adresser une lettre de motivation et CV à Monsieur le Maire - Service des Ressources Humaines - Hôtel de Ville 14 Boulevard Jacques Duclos - 40220 TARNOS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.