Responsable du service de la vie associative et des événements
Offre n° O040251231000111
Publiée le 31/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie 40150 soorts hossegor, Soorts-Hossegor (Landes (40))
Poste à pourvoir le
02/03/2026
Date limite de candidature
15/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Programmation et techniques du spectacle
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Mairie de Soorts-Hossegor recherche un (e) Responsable du service de la vie associative et des évènements, sous l'autorité du Directeur Général des Services. Il (elle) devra encadrer une équipe technique de 4 agents du service Animations.
L’agent devra gérer la vie associative et coordonner la programmation des animations. Il (elle) devra assurer l'organisation globale de l'ensemble des événements, animations, cérémonies, organisés sur la commune, en lien avec les élus, les services municipaux, les associations et les organisateurs d’évènements.
L’agent devra gérer la vie associative et coordonner la programmation des animations. Il (elle) devra assurer l'organisation globale de l'ensemble des événements, animations, cérémonies, organisés sur la commune, en lien avec les élus, les services municipaux, les associations et les organisateurs d’évènements.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative :
- Assurer le suivi de la vie associative (réservation des salles, gestion des besoins matériels et humains, mise à jour de l'annuaire des associations, demandes de subvention…). L’agent est l’interlocuteur premier des associations
- Gestion des locations et mises à disposition des salles municipales en lien avec le service accueil (suivi du calendrier, élaboration des contrats, régie…) à l’aide du logiciel ad hoc
- Élaborer un calendrier annuel des évènements afin de guider les élus dans les choix à opérer,
- Gestion administrative des évènements (contrats avec les prestataires, fiches techniques, courriers, rappel de la règlementation…),
- Rédaction des cahiers des charges techniques des différentes consultations liées aux évènements,
- Rédaction des décisions du maire liées aux évènements,
- Elaboration et suivi du budget lié aux évènements et suivi du budget des animations de l’office de tourisme ; enregistrement des bons de commande sur la plateforme Atal,
Suivi des évènements communaux :
- Elaborer et mettre en œuvre la programmation évènementielle de la commune,
- Définir les besoins logistiques, humains et financiers des évènements, puis assurer la logistique sur le terrain,
- Coordonner l’organisation logistique des évènements et des animations organisés par la commune,
- Veiller au bon déroulement des manifestations par un suivi terrain,
- Participer à la mise en place et à la désinstallation du matériel lors des évènements avec l’équipe du service animations,
- Accueillir et informer les visiteurs, possibilité d’assurer le service ponctuellement lors des réceptions organisées par la collectivité,
- Dresser le bilan des évènements, y compris le suivi budgétaire et proposer des pistes de progrès
- Assurer l'encadrement du personnel dédié aux évènements (4 agents techniques du service animations),
- Collaborer avec l’office de tourisme sur la préparation des évènements qu’il organise,
- Collaborer avec le service communication pour veiller à la visibilité des évènements.
- Collaborer avec les services des affaires générales et sécurité du quotidien pour coconstruire les évènements
Suivi des évènements privés qui se déroulent sur le domaine public de la commune :
- Traiter les différentes demandes d’évènements en lien avec les élus concernés,
- Guider les prestataires dans l’élaboration administrative et technique de leur projet,
- Coordonner les moyens humains et techniques mis à disposition pour la bonne tenue des manifestations,
- Collaborer avec les différents acteurs (Office de Tourisme, partenaires extérieurs, prestataires, agents municipaux, …)
Suivi des projets privés qui se déroulent sur le domaine privé :
- Traiter les différentes demandes d’évènements en lien avec les élus concernés,
- Guider les prestataires dans l’élaboration administrative et technique de leur projet,
- Coordonner le calendrier des évènements privés sur le territoire de la commune en lien avec le service affaires générales, et les enregistrer sur l’agenda dédié
- Coordonner les moyens humains et techniques mis à disposition pour la bonne tenue des manifestations,
- Collaborer avec les différents acteurs (Office de Tourisme, partenaires extérieurs, prestataires, agents municipaux, …)
Relations partenariales et soutien aux acteurs externes :
- Apporter un appui technique et méthodologique aux partenaires (associations locales, …), qui organisent des événements sur le territoire tout en garantissant l’image et les standards de la collectivité.
Gestion des dossiers de demandes de subventions liées aux évènements :
- Prospection sur les subventions envisageables avec le directeur général des services,
- Montage des dossiers de demande,
- Suivi des dossiers de subvention,
- Gestion des demandes de subvention auprès de la commune pour l’organisation d’événements privés.
Gestion du protocole :
- Accueil des instances, des partenaires et des associations,
- Superviser les cérémonies et assurer l’accueil et le bon déroulement,
- Assurer la mise en place des réunions publiques et réunions de quartier.
Missions Annexes (en cas d’absence de l’agent en charge)
- Rédactions des arrêtés municipaux en lien avec les évènements privés et publics qui se déroulent sur la commune en cas d’absence de l’agent en charge de la rédaction des actes.
- Suppléance du chef d’équipe de l’animation (en cas d’absence de l’agent).
- Suppléance des missions de continuité de service public du service des affaires générales (en cas d’absence dans ce service)
- Assurer le suivi de la vie associative (réservation des salles, gestion des besoins matériels et humains, mise à jour de l'annuaire des associations, demandes de subvention…). L’agent est l’interlocuteur premier des associations
- Gestion des locations et mises à disposition des salles municipales en lien avec le service accueil (suivi du calendrier, élaboration des contrats, régie…) à l’aide du logiciel ad hoc
- Élaborer un calendrier annuel des évènements afin de guider les élus dans les choix à opérer,
- Gestion administrative des évènements (contrats avec les prestataires, fiches techniques, courriers, rappel de la règlementation…),
- Rédaction des cahiers des charges techniques des différentes consultations liées aux évènements,
- Rédaction des décisions du maire liées aux évènements,
- Elaboration et suivi du budget lié aux évènements et suivi du budget des animations de l’office de tourisme ; enregistrement des bons de commande sur la plateforme Atal,
Suivi des évènements communaux :
- Elaborer et mettre en œuvre la programmation évènementielle de la commune,
- Définir les besoins logistiques, humains et financiers des évènements, puis assurer la logistique sur le terrain,
- Coordonner l’organisation logistique des évènements et des animations organisés par la commune,
- Veiller au bon déroulement des manifestations par un suivi terrain,
- Participer à la mise en place et à la désinstallation du matériel lors des évènements avec l’équipe du service animations,
- Accueillir et informer les visiteurs, possibilité d’assurer le service ponctuellement lors des réceptions organisées par la collectivité,
- Dresser le bilan des évènements, y compris le suivi budgétaire et proposer des pistes de progrès
- Assurer l'encadrement du personnel dédié aux évènements (4 agents techniques du service animations),
- Collaborer avec l’office de tourisme sur la préparation des évènements qu’il organise,
- Collaborer avec le service communication pour veiller à la visibilité des évènements.
- Collaborer avec les services des affaires générales et sécurité du quotidien pour coconstruire les évènements
Suivi des évènements privés qui se déroulent sur le domaine public de la commune :
- Traiter les différentes demandes d’évènements en lien avec les élus concernés,
- Guider les prestataires dans l’élaboration administrative et technique de leur projet,
- Coordonner les moyens humains et techniques mis à disposition pour la bonne tenue des manifestations,
- Collaborer avec les différents acteurs (Office de Tourisme, partenaires extérieurs, prestataires, agents municipaux, …)
Suivi des projets privés qui se déroulent sur le domaine privé :
- Traiter les différentes demandes d’évènements en lien avec les élus concernés,
- Guider les prestataires dans l’élaboration administrative et technique de leur projet,
- Coordonner le calendrier des évènements privés sur le territoire de la commune en lien avec le service affaires générales, et les enregistrer sur l’agenda dédié
- Coordonner les moyens humains et techniques mis à disposition pour la bonne tenue des manifestations,
- Collaborer avec les différents acteurs (Office de Tourisme, partenaires extérieurs, prestataires, agents municipaux, …)
Relations partenariales et soutien aux acteurs externes :
- Apporter un appui technique et méthodologique aux partenaires (associations locales, …), qui organisent des événements sur le territoire tout en garantissant l’image et les standards de la collectivité.
Gestion des dossiers de demandes de subventions liées aux évènements :
- Prospection sur les subventions envisageables avec le directeur général des services,
- Montage des dossiers de demande,
- Suivi des dossiers de subvention,
- Gestion des demandes de subvention auprès de la commune pour l’organisation d’événements privés.
Gestion du protocole :
- Accueil des instances, des partenaires et des associations,
- Superviser les cérémonies et assurer l’accueil et le bon déroulement,
- Assurer la mise en place des réunions publiques et réunions de quartier.
Missions Annexes (en cas d’absence de l’agent en charge)
- Rédactions des arrêtés municipaux en lien avec les évènements privés et publics qui se déroulent sur la commune en cas d’absence de l’agent en charge de la rédaction des actes.
- Suppléance du chef d’équipe de l’animation (en cas d’absence de l’agent).
- Suppléance des missions de continuité de service public du service des affaires générales (en cas d’absence dans ce service)
Profils recherchés
Savoirs :
Expérience souhaitée dans les domaines de la gestion de la vie associative et des évènements,
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
Parfaite connaissance du domaine événementiel,
Connaissance et compréhension du rôle des associations
Bonne maîtrise de l’outil informatique de base (word, excel, messagerie, internet, réseaux sociaux)
Savoir-faire :
Fédérer autour d’un projet de service,
Coordonner,
Se rendre disponible,
Avoir un regard pratique et esthétique sur les évènements,
Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités,
Capacité d’adaptation et de gestion du stress dans les situations d’urgence,
Savoir travailler en équipe et en transversalité (en interservices),
Développer des partenariats,
Savoir animer et tenir une réunion,
Communiquer et adapter la formulation des propositions selon l’interlocuteur,
Accompagner les services dans l’élaboration de leurs projets,
Savoir assurer l’accueil des administrés.
Savoir être :
Disponibilité,
Communiquant,
Sens du travail en équipe,
Organisé,
Adaptabilité,
Discrétion professionnelle,
Capacité d’écoute,
Rigueur,
Réactivité,
Autonomie et prise d'initiative,
Force de proposition,
Particularités du poste :
Travail qui nécessite d’être en contact direct avec les élus, les organisateurs privés d’évènements (associations, sociétés…) et tous les services de la commune et des administrés.
Possibilité de déplacement en dehors de la commune, nécessite d’être présent sur les évènements et de faire des horaires variables. (Notamment les soirs, les week-ends et les jours fériés dans le respect de la règlementation en vigueur).
Expérience souhaitée dans les domaines de la gestion de la vie associative et des évènements,
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
Parfaite connaissance du domaine événementiel,
Connaissance et compréhension du rôle des associations
Bonne maîtrise de l’outil informatique de base (word, excel, messagerie, internet, réseaux sociaux)
Savoir-faire :
Fédérer autour d’un projet de service,
Coordonner,
Se rendre disponible,
Avoir un regard pratique et esthétique sur les évènements,
Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités,
Capacité d’adaptation et de gestion du stress dans les situations d’urgence,
Savoir travailler en équipe et en transversalité (en interservices),
Développer des partenariats,
Savoir animer et tenir une réunion,
Communiquer et adapter la formulation des propositions selon l’interlocuteur,
Accompagner les services dans l’élaboration de leurs projets,
Savoir assurer l’accueil des administrés.
Savoir être :
Disponibilité,
Communiquant,
Sens du travail en équipe,
Organisé,
Adaptabilité,
Discrétion professionnelle,
Capacité d’écoute,
Rigueur,
Réactivité,
Autonomie et prise d'initiative,
Force de proposition,
Particularités du poste :
Travail qui nécessite d’être en contact direct avec les élus, les organisateurs privés d’évènements (associations, sociétés…) et tous les services de la commune et des administrés.
Possibilité de déplacement en dehors de la commune, nécessite d’être présent sur les évènements et de faire des horaires variables. (Notamment les soirs, les week-ends et les jours fériés dans le respect de la règlementation en vigueur).
Contact et modalités de candidature
Contact
0558417910
Informations complémentaires
: Merci d'adresser par courrier votre candidature ; CV + lettre de motivation + les 2 derniers entretiens professionnels (pour les titulaires) à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Hôtel de Ville - 18, avenue de Paris - 40150 SOORTS-HOSSEGOR
ou par mail à : rh@hossegor.fr
Monsieur Le Maire - Hôtel de Ville - 18, avenue de Paris - 40150 SOORTS-HOSSEGOR
ou par mail à : rh@hossegor.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SOORTS HOSSEGOR
>Mairie 40150 soorts hossegor
40150 Soorts hossegor
>Mairie 40150 soorts hossegor
40150 Soorts hossegor
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.