Assistant de direction DEJS - Secrétaire secteur « Collèges »
Offre n° O040260209000646
Publiée le 09/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
23 rue Victor Hugo, Mont-de-Marsan (Landes (40))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
10/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la DGA Education, Culture et Sport,
Assurer le secrétariat de la Direction de l'Éducation, de la Jeunesse et des sports (360 agents dont 295 agents techniques des collèges) composée de deux secteurs : Collèges, Jeunesse et Sports, et de deux services (services généraux, numérique éducatif)
Le secrétariat de direction est assuré principalement par un assistant de direction affecté à 100% sur ces missions.
Le présent poste vient en appui prioritaire sur ce même périmètre ; il s'agit d'apporter une aide permanente à la Directrice de l'Education, de la Jeunesse et des Sports, et à ses adjoints avec une intervention prioritairement fléchée sur le secteur « collèges »
Assurer le secrétariat de la Direction de l'Éducation, de la Jeunesse et des sports (360 agents dont 295 agents techniques des collèges) composée de deux secteurs : Collèges, Jeunesse et Sports, et de deux services (services généraux, numérique éducatif)
Le secrétariat de direction est assuré principalement par un assistant de direction affecté à 100% sur ces missions.
Le présent poste vient en appui prioritaire sur ce même périmètre ; il s'agit d'apporter une aide permanente à la Directrice de l'Education, de la Jeunesse et des Sports, et à ses adjoints avec une intervention prioritairement fléchée sur le secteur « collèges »
Missions / conditions d'exercice
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction
Gestion de l'agenda du Directeur Adjoint du secteur collèges et celui de la Directrice en lien avec l'assistant de direction
Organisation de réunions institutionnelles
Divers travaux de bureautique et de coordination administrative avec un appui privilégié sur le secteur « collèges »
Classement et archivage des dossiers
Description détaillée
Contribuer au fonctionnement du secrétariat de Direction :
*Accueil téléphonique :
- Renseigner les interlocuteurs et les diriger vers les agents concernés ;
- Prise en charge les renvois d'appel du directeur adjoint et de la Directrice en lien avec l'assistant de direction ;
- assurer les renseignements de premier niveau sur les dispositifs portés par la Direction
- assurer le lien entre la Direction et le Cabinet
*Organisation de réunions institutionnelles et groupes de travail :
- Coordonner l'organisation de différents réunions dont les réunions plénières avec les chefs d'établissement, les différents groupes de travail principaux, gestionnaires, services du Département.
- Coordonner l'organisation des visites et/ou des réunions avec les collèges ;
- Préparer les éléments constitutifs des dossiers de presse de ces différentes manifestations et plus particulièrement pour la visite de rentrée du Président du Conseil départemental ;
- Assurer la coordination avec les services et prestataires concernés.
* Travaux de bureautique et gestion des circuits administratifs
- mise en forme de courriers et notes, enregistrement KOLOK
- enregistrer les courriers via le logiciel de gestion ;
- assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs
Coordination administrative et suivi de projets particuliers sur le secteur « collèges »
- Assurer le suivi des dossiers particuliers du Directeur adjoint (fonction assistance)
- Rédiger les notifications (CP et Réunions plénières) et arrêtés en collaboration avec les agents chargés du suivi administratif et financier des collèges et le secrétariat général de la Direction ;
- assurer le renseignement des fiches techniques collèges après avoir collecté les informations auprès des différents acteurs concernés
- assurer la mise à jour des différents fichiers supports d'activité (annuaires etc ..)
- prendre en charge la rédaction des conventions, arrêtés et en assurer le suivi ;
- Gérer le classement des dossiers du secteur ;
Autres fonctions
- En fonction des nécessités de service, assurer un appui ponctuel sur d'autres fonctions des personnels administratifs de la Direction
Gestion de l'agenda du Directeur Adjoint du secteur collèges et celui de la Directrice en lien avec l'assistant de direction
Organisation de réunions institutionnelles
Divers travaux de bureautique et de coordination administrative avec un appui privilégié sur le secteur « collèges »
Classement et archivage des dossiers
Description détaillée
Contribuer au fonctionnement du secrétariat de Direction :
*Accueil téléphonique :
- Renseigner les interlocuteurs et les diriger vers les agents concernés ;
- Prise en charge les renvois d'appel du directeur adjoint et de la Directrice en lien avec l'assistant de direction ;
- assurer les renseignements de premier niveau sur les dispositifs portés par la Direction
- assurer le lien entre la Direction et le Cabinet
*Organisation de réunions institutionnelles et groupes de travail :
- Coordonner l'organisation de différents réunions dont les réunions plénières avec les chefs d'établissement, les différents groupes de travail principaux, gestionnaires, services du Département.
- Coordonner l'organisation des visites et/ou des réunions avec les collèges ;
- Préparer les éléments constitutifs des dossiers de presse de ces différentes manifestations et plus particulièrement pour la visite de rentrée du Président du Conseil départemental ;
- Assurer la coordination avec les services et prestataires concernés.
* Travaux de bureautique et gestion des circuits administratifs
- mise en forme de courriers et notes, enregistrement KOLOK
- enregistrer les courriers via le logiciel de gestion ;
- assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs
Coordination administrative et suivi de projets particuliers sur le secteur « collèges »
- Assurer le suivi des dossiers particuliers du Directeur adjoint (fonction assistance)
- Rédiger les notifications (CP et Réunions plénières) et arrêtés en collaboration avec les agents chargés du suivi administratif et financier des collèges et le secrétariat général de la Direction ;
- assurer le renseignement des fiches techniques collèges après avoir collecté les informations auprès des différents acteurs concernés
- assurer la mise à jour des différents fichiers supports d'activité (annuaires etc ..)
- prendre en charge la rédaction des conventions, arrêtés et en assurer le suivi ;
- Gérer le classement des dossiers du secteur ;
Autres fonctions
- En fonction des nécessités de service, assurer un appui ponctuel sur d'autres fonctions des personnels administratifs de la Direction
Profils recherchés
- capacité d'organisation des tâches et gestion du temps dans le respect des procédures et des délais
- maîtrise rigoureuse des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe) et de l'informatique
- capacité d'adaptation et de réactivité (sollicitations multitâches quotidiennes)
- qualité relationnelle et d'accueil (savoir recevoir, filtrer, renseigner et transmettre les messages, savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur)
- capacité de discrétion et de secret professionnel
- souci de la cohésion d'équipe et du partage des tâches
- autonomie dans le travail et initiatives
- sens du service public et goût pour les thématiques gérées par la Direction
- connaissances du fonctionnement des collectivités et collèges ;
- capacité à une autonomie relative.
- maîtrise rigoureuse des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe) et de l'informatique
- capacité d'adaptation et de réactivité (sollicitations multitâches quotidiennes)
- qualité relationnelle et d'accueil (savoir recevoir, filtrer, renseigner et transmettre les messages, savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur)
- capacité de discrétion et de secret professionnel
- souci de la cohésion d'équipe et du partage des tâches
- autonomie dans le travail et initiatives
- sens du service public et goût pour les thématiques gérées par la Direction
- connaissances du fonctionnement des collectivités et collèges ;
- capacité à une autonomie relative.
Contact et modalités de candidature
Contact
0558054040
Informations complémentaires
Renseignements complémentaires :
TRABELSI Isabelle - Directrice-adjointe de l'Education, de la Jeunesse et des Sports, Responsable du secteur « Collèges » -
Direction de l'Education, de la Jeunesse et des Sports
Tel : 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
TRABELSI Isabelle - Directrice-adjointe de l'Education, de la Jeunesse et des Sports, Responsable du secteur « Collèges » -
Direction de l'Education, de la Jeunesse et des Sports
Tel : 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES LANDES
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.