Assistance à la direction et organisation des réunions :
- Répondre aux demandes de la direction
- Préparer les réunions de direction : réservation de salle, feuilles d’émargement, supports de présentation (PowerPoint), comptes rendus si besoin, suivi des actes et décisions
- CODIR hebdomadaire : préparation, participation et rédaction du compte rendu
- Comité éditorial : préparation et suivi
- Assurer l’alerte et le suivi des échéances de la direction : conception et tenue d’un tableau de bord de suivi
- Inscrire les instances et réunions à l’agenda de la Direction et à l’agenda institutionnel

Gestion des instances – Conseil d’administration du CIAS (4 conseils d’administration par an) :
- En amont : élaboration et transmission aux services support, après validation de la direction, du rétroplanning ; élaboration des fiches préparatoires en lien avec les services ; transmission des éléments aux membres du conseil d’administration via l’application Kbox ; vérification du quorum (appel des membres pour confirmation en cas de doute)
- Le jour du conseil : mise en fonctionnement de la régie de la salle du conseil ; accueil des membres ; feuilles d’émargement ; prise de notes pendant la séance (interventions des membres à porter au procès-verbal)
- À la suite du conseil : rédaction des délibérations ; mise à la signature du Président ou du Vice-Président des délibérations et conventions afférentes ; dématérialisation et transmission au contrôle de légalité via la plateforme ACTES ; modification des métadonnées pour publication sur le site internet ; transmission des conventions aux partenaires après signature.

Actes réglementaires et courriers de l’administration générale :
- Actes réglementaires du CIAS – arrêtés et décisions du Président : rédaction, mise à la signature, transmission au contrôle de légalité, publication sur le site internet, archivage et conservation
- Courriers de l’administration générale : rédaction dans la GED, diffusion aux valideurs selon les circuits dédiés, impression et mise à la signature du Président ou du Vice-Président, enregistrement du document signé et envoi au destinataire
- Assurer le suivi du circuit de signature des parapheurs (visa et signature de la Vice-Présidence)

Gestion du courrier et de la GED ELISE :
- Gérer la boîte ELISE du CIAS (administration générale, SAD, GDV, RH) : ventilation des courriers dans les services et suivi en fonction des réponses à apporter
- Rédiger dans la GED les courriers réponse et courriers sortants : mise à la validation selon les processus prédéfinis, mise à la signature, enregistrement et envoi
- Mettre à jour et fiabiliser les circuits de validation dans la GED

Gestion logistique pour la direction et les chefs de service :
- Gérer les réservations pour la direction et les chefs de service : véhicules, hôtels, restaurants
- Réserver les salles et les véhicules de service en l’absence de la chargée d’accueil

Encadrement du pool administratif :
- Encadrer, organiser et coordonner l’activité des agents du pool administratif

Appui transversal :
- Élaborer des procédures en lien avec la direction et les services
- Réaliser des travaux de recherche, notamment en matière réglementaire

Conditions d’exercice des missions :
- Poste à temps complet (35h),
- Travail en bureau, au siège du CIAS
- Rythme lié au calendrier des instances et de la direction : pics d’activité, échéances impératives, réunions ponctuellement en dehors des horaires habituels (4 conseils d’administration par an)
- Télétravail possible à hauteur de 1 jour par semaine
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP),
- Action sociale (CNAS), participation mutuelle/prévoyance.