Agent administratif vie associative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O042230401001194
Publiée le 07/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bp 148, Saint-Chamond (Loire)
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
07/05/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Habitat et politique de la ville >
Habitat, logement
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Saint-Chamond recrute un agent administratif pour la Direction de la vie associative. Grade, adjoint administratif (catégorie C).
Missions / conditions d'exercice
Adjoint administratif polyvalent.
Accueil physique et téléphonique :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction de la Vie Associative et accueil physique de la Direction du développement sportif.
* Apporter le premier niveau de réponses aux question des usagers, associations, autres services de la Mairie et partenaires institutionnels de la Direction Vie Associative ou orienter au sein de la Direction ou vers d'autres services.
* Assurer l'encaissement et la remise des clés lors des locations de salles.
Suivi des manifestations des associations :
* Assurer le suivi des demandes liées aux différentes manifestations (vide greniers, brocantes, concerts, marchés de Noël, repas, etc...)
* Faire les demandes auprès des services ressource (matériel, arrêtés, communication, électricité, police municipale, etc...)
* Organiser des réunions avec les services concernés de la Ville et les associations pour s'assurer de la faisabilité technique de l'évènement.
Suivi des dysfonctionnements rencontrés dans les salles et locaux associatifs municipaux :
* Constater les différents dysfonctionnements rencontrés dans les salles et locaux municipaux (problèmes techniques, affichages, accès, entretien, etc...).
* Rédiger et envoyer les fiches saisine au centre d'appel pour faire remonter les problèmes rencontrés par les utilisateurs.
* Transmettre les informations aux services ou agents concernés
* Suivre les dossiers et apporter des réponses ou s'assurer des réponses apportées
Transmission des informations au sein de la Direction de la Vie Associative et auprès des autres services de la Mairie :
* Dispatcher, suivre et archiver après traitement des demandes arrivées à la vie associative.
* Renseigner et envoyer 1 fois/semaine aux services de la Mairie les différents tableaux : tableau de manifestations, tableau des demandes, tableau des locations
* Compléter les manifestations afférentes à la vie associative sur le calendrier Zimbra et Internet
* Rédiger et envoyer les fiches saisines au centre d'appel pour faire remonter les problèmes rencontrés par les utilisateurs dans les salles municipales ou dans les locaux associatifs
Autres tâches au sein de la Direction de la vie associative
* Assurer les différentes tâches administratives à la demande de son supérieur hiérarchique
* Etre suppléante de ses collègues pour les missions suivantes : location des petites salles municipales
Principales relations hiérarchiques : La Directrice de la vie associative, adjoint à la directrice
Principales relations fonctionnelles : lien avec les agents de la vie associative ainsi qu'avec l'ensemble des services et directions, lien avec les usagers de la vie associative et des salles municipales.
Accueil physique et téléphonique :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction de la Vie Associative et accueil physique de la Direction du développement sportif.
* Apporter le premier niveau de réponses aux question des usagers, associations, autres services de la Mairie et partenaires institutionnels de la Direction Vie Associative ou orienter au sein de la Direction ou vers d'autres services.
* Assurer l'encaissement et la remise des clés lors des locations de salles.
Suivi des manifestations des associations :
* Assurer le suivi des demandes liées aux différentes manifestations (vide greniers, brocantes, concerts, marchés de Noël, repas, etc...)
* Faire les demandes auprès des services ressource (matériel, arrêtés, communication, électricité, police municipale, etc...)
* Organiser des réunions avec les services concernés de la Ville et les associations pour s'assurer de la faisabilité technique de l'évènement.
Suivi des dysfonctionnements rencontrés dans les salles et locaux associatifs municipaux :
* Constater les différents dysfonctionnements rencontrés dans les salles et locaux municipaux (problèmes techniques, affichages, accès, entretien, etc...).
* Rédiger et envoyer les fiches saisine au centre d'appel pour faire remonter les problèmes rencontrés par les utilisateurs.
* Transmettre les informations aux services ou agents concernés
* Suivre les dossiers et apporter des réponses ou s'assurer des réponses apportées
Transmission des informations au sein de la Direction de la Vie Associative et auprès des autres services de la Mairie :
* Dispatcher, suivre et archiver après traitement des demandes arrivées à la vie associative.
* Renseigner et envoyer 1 fois/semaine aux services de la Mairie les différents tableaux : tableau de manifestations, tableau des demandes, tableau des locations
* Compléter les manifestations afférentes à la vie associative sur le calendrier Zimbra et Internet
* Rédiger et envoyer les fiches saisines au centre d'appel pour faire remonter les problèmes rencontrés par les utilisateurs dans les salles municipales ou dans les locaux associatifs
Autres tâches au sein de la Direction de la vie associative
* Assurer les différentes tâches administratives à la demande de son supérieur hiérarchique
* Etre suppléante de ses collègues pour les missions suivantes : location des petites salles municipales
Principales relations hiérarchiques : La Directrice de la vie associative, adjoint à la directrice
Principales relations fonctionnelles : lien avec les agents de la vie associative ainsi qu'avec l'ensemble des services et directions, lien avec les usagers de la vie associative et des salles municipales.
Profils recherchés
Savoir
* Connaître les missions de la vie associative et l'organisation des services municipaux
* Connaître les salles, leurs équipements spécifiques, et les jauges
* Savoir orienter les demandes aux bons interlocuteurs
* Savoir trouver les informations
* Savoir s'organiser
Savoir-faire
* Utiliser un standard téléphonique
* Dispatcher les demandes
* Utiliser des logiciels métier
* Encaisser des recettes
* Rédiger une réponse
* Planifier une location
* Planifier un rendez-vous
Savoir-être
* Etre disponible, à l'écoute, accueillante et bienveillante
* Etre rigoureuse et organisée
* Etre force de proposition
* Savoir anticiper
* Savoir partager les informations
* Connaître les missions de la vie associative et l'organisation des services municipaux
* Connaître les salles, leurs équipements spécifiques, et les jauges
* Savoir orienter les demandes aux bons interlocuteurs
* Savoir trouver les informations
* Savoir s'organiser
Savoir-faire
* Utiliser un standard téléphonique
* Dispatcher les demandes
* Utiliser des logiciels métier
* Encaisser des recettes
* Rédiger une réponse
* Planifier une location
* Planifier un rendez-vous
Savoir-être
* Etre disponible, à l'écoute, accueillante et bienveillante
* Etre rigoureuse et organisée
* Etre force de proposition
* Savoir anticiper
* Savoir partager les informations
Contact et modalités de candidature
Contact
0477315485
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV)
à Monsieur le Maire,
Direction des Ressources Humaines,
Mairie de Saint-Chamond,
CS 80148
42403 Saint-Chamond Cedex
Courriel : recrutement@saint-chamond.fr
Date limite de candidature : 07/05/2023
à Monsieur le Maire,
Direction des Ressources Humaines,
Mairie de Saint-Chamond,
CS 80148
42403 Saint-Chamond Cedex
Courriel : recrutement@saint-chamond.fr
Date limite de candidature : 07/05/2023
Adresse de l'employeur
Mairie de SAINT CHAMOND
>Bp 148
42400 St-chamond
>Bp 148
42400 St-chamond
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.