Finalités/contexte :
Contribuer à assurer la continuité de l’offre de service de l’action sociale et de l’offre de service PMI départementale en assurant l’accueil, l’information et l’orientation des usagers ainsi que la réalisation de différents travaux administratifs.

Activités principales :
En tant que secrétaire médico-social, vous aurez à assurer :

1. L’ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
- Assurer la réception (physique et téléphonique) des usagers ;
- Apporter la première réponse à leur demande, soit par une réponse administrative simple, soit en les orientant vers le bon interlocuteur interne ou externe ;
- Evaluer le niveau d'intervention nécessaire et son caractère d'urgence.

2. LA FONCTION ADMINISTRATIVE :
- Assister les travailleurs médico sociaux, dans le traitement et le suivi administratif des situations ;
- Garantir le bon fonctionnement de l’ESPASS, en réalisant, pour l'ensemble de l'équipe, différents travaux de secrétariat, et participer aux différents groupes et réunion de travail ;
- Assurer le suivi de procédures : enregistrement, vérification des pièces constitutives des dossiers, saisie sur les logiciels de suivi (SAS ; IODAS ; Intercert ; Intermed, Horus…) ;
- Rédiger les comptes rendus de réunions et contribuer au rapport annuel d’activité ;
- Gérer le planning des congés des agents et assurer les liens RH spécifiques aux absences ;
- Réaliser un pré-diagnostic par rapport à l’offre de service du SSD et de la PMI en évaluant le niveau d’intervention, le caractère d’urgence ;
- Gérer les prises de rendez-vous et les prises de messages.

3. LA FONCTION LOGISTIQUE :
- Gérer la logistique des locaux et l’approvisionnement en fournitures.