Nous recherchons un responsable état civil dynamique et motivé pour rejoindre notre équipe à la mairie. Si vous êtes passionné par le service public et que vous souhaitez contribuer à la vie de notre commune, cette offre d'emploi est faite pour vous !

Commune de 9 200 habitants, membre de la Communauté de Communes Marches du Velay Rochebaron, la commune de Monistrol sur Loire recherche son/sa Responsable du service Etat Civil -Elections.
Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, vous assurez la supervision du service état civil : accueil, traitement des dossiers relatifs à l'Etat civil et titres sécurisés, la gestion funéraire. Vous pilotez aussi les opérations d'élections politiques.
Garant(e) de l'authenticité et de la confidentialité des actes, en tant qu'agent Officier d'Etat civil et chargé(e) d'accueil, vous optimisez et développez les activités des services à la population dans le cadre de la démarche qualité.

Nous offrons un environnement de travail stimulant et une équipe dynamique, où vous pourrez développer vos compétences et contribuer activement à l'amélioration de nos services à la population. De plus, nous offrons des possibilités de formation continue pour vous permettre de rester à jour sur les évolutions légales et administratives.

Si vous êtes prêt à relever ce défi passionnant et à contribuer au bon fonctionnement de notre commune, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Rejoignez nous dès maintenant et participez à la construction d'une commune dynamique et prospère !

1/Gestion et Encadrement du service
-Pilotage des projets du service
-Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
-Accompagner les agents du service sur les évolutions réglementaires en matière d'état civil , de funéraire et d'élections
-Organiser les plannings de travail
-Assurer une veille juridique et réglementaire sur l'ensemble des domaines du service
-Organiser les relations avec les services extérieurs dont l'Etat
- Assurer les missions de gestion des ressources humaines (conduite des entretiens, évaluations professionnelles, accompagnement de la montée en compétences, régulation tensions/conflits, priorités...)


2/Pilotage du service Etat civil
- Etablir et délivrer des actes d'Etat civil, reconnaissances, changements de noms et prénoms, traitement des jugements reçus, décès, divorce, tenue des registres, établissement et mise à jour des livrets de famille et duplicatas
- Suivre la gestion des PACS (conclusions, dissolutions, modifications)
- Veiller à la gestion des mariages
- Mise en place de la salle de mariage
- Contrôler la bonne exécution et la qualité du service rendu
- Comedec

3/Activité du pôle funéraire/concessions
- Accueil des familles
- Rédiger les réponses à adresser aux usagers
- Procédure de reprise de concessions
- Vente de concessions
- Gestion administrative des concessions

4/Elections
- Tenue du fichier électoral
* Enregistrer les demandes d'inscriptions sur les listes électorales (inscriptions, changements d'adresse)
*Radiations sur les listes électorales
- Pilotage et organisation matérielle, administrative des opérations électorales

* Participer à l'organisation logistique des bureaux de vote
* Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
* Rédaction des PV lors des scrutins
* Organisation des commissions de contrôle
* Tirage au sort des jurés d'assises

5/ Instructions des demandes de CNI et Passeports
- Gestion du planning de prise de rendez-vous
- Instruction et validation des dossiers CNI et Passeports
- Préparation des envois en préfecture, lien avec le CERT et l'ANTS
- Remise des titres aux demandeurs
- Gestion des cartes ANTS

6/ Gestion des formalités administratives et des demandes afférentes à l'accueil :
- Gérer les parrainages civils
- Recensement citoyen
- Légalisation de signatures
- Etablir les attestations d'accueil
- Débit de boisson : Licence ouverture, mutation et translation (restauration, restauration à emporter et licence de 4ème catégorie)

7/ Recensement de la population
- Coordination des missions liées au recensement de la population (INSEE)
- Recrutement des agents recenseurs

Expérience sur un poste similaire souhaitée, avec d'excellentes connaissances en état-civil, élections (code électoral) et législation funéraire.
- Maitrise des procédures administratives concernant la rédaction et la délivrance des actes
- Qualités managériales, d'écoute et de capacité à fédérer
- Être capable de piloter, animer et motiver une équipe
- Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique (information, filtre, orientation, reformulation, régulation tensions...)
- Fortes qualités relationnelles, goût prononcé pour l'accueil, sens de l'écoute et de la courtoisie
- Capacités rédactionnelles,
- Force de propositions, capacité d'initiative et à travailler en équipe
- Rigueur, respect des délais, sens de l'organisation,
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques (Berger Levrault, Requiem) serait appréciée.

Particularités du poste :
- Horaire 35 heures
- Ouverture de la mairie, du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 sauf le lundi après-midi + un samedi matin sur 4 de 9h00 à 12h00 sauf juillet août
Horaires aménagées en juillet et août
- Ponctualité, discrétion professionnelle et confidentialité indispensables.