Assistante-e de direction auprès de la présidente
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O044240101319312
Publiée le 12/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d'Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Lieu de travail
1 Quai de Tourville, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
15/03/2024
Date limite de candidature
11/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Technicien
Technicien
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Comprise: 1458,54€ nets/ mensuels (1814,78€ bruts) [sans expérience] et 1794,20€ nets/ mensuels (2232,43€ bruts) [+ 15 ans expérience]
Descriptif de l'emploi
NANTES UNIVERSITE - Cabinet de la Présidente
Le Cabinet de la présidente contribue à la cohérence stratégique des politiques et actions de l'établissement, prépare le travail de l'équipe de direction et celui des instances, assure des missions particulières, notamment de relations externes institutionnelles. Dans ce cadre, il assure le suivi des dossiers et le secrétariat de la présidente.
Il gère des dossiers, prépare et accompagne ses prises de décisions, ses déplacements et les relations extérieures. Il coordonne la communication interne et externe de l'Université. Il a en charge l'évènementiel lié à la présidente et la préparation de certaines instances.
Il assure également le secrétariat du 1er vice-président, du vice-président formation et apporte une assistance administrative aux vice-présidents.
Le Cabinet de la présidente contribue à la cohérence stratégique des politiques et actions de l'établissement, prépare le travail de l'équipe de direction et celui des instances, assure des missions particulières, notamment de relations externes institutionnelles. Dans ce cadre, il assure le suivi des dossiers et le secrétariat de la présidente.
Il gère des dossiers, prépare et accompagne ses prises de décisions, ses déplacements et les relations extérieures. Il coordonne la communication interne et externe de l'Université. Il a en charge l'évènementiel lié à la présidente et la préparation de certaines instances.
Il assure également le secrétariat du 1er vice-président, du vice-président formation et apporte une assistance administrative aux vice-présidents.
Missions / conditions d'exercice
Au sein d'une équipe de 10 personnes et sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous serez notamment en charge de la gestion de l'assistance administrative de la présidente et de l'agenda du 1er vice-président.
Missions principales :
- Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous de la présidente et du 1er vice-président
- Assurer le bon déroulement des réunions et préparer les fonds de dossiers de la présidente ; élaborer et mettre en forme des documents divers
- Accueil physique et téléphonique
- Appui à la gestion de la boîte mail de la présidente : filtrer, renseigner, orienter et prendre les messages, préparer des réponses écrites
- Gestion du courrier papier et dématérialisé (réception, tri, enregistrement du courrier (GED), archivage, rédaction)
- Gestion et suivi des parapheurs
- Faire le lien avec les assistantes et assistants des membres du Directoire
- Assurer le secrétariat du Comité d'orientation stratégique de l'établissement
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs à l'échelle locale, nationale et internationale
- Assurer le secrétariat de la cellule de crise de l'établissement en alternance avec le secrétariat de la direction générale des services
Fonctions mutualisées :
- Accueil physique du pôle assistance administrative de la présidence
- Traitement du suivi des mails adressés à la présidente et au cabinet
- Elaborer, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
Réaliser des opérations de gestion courante
Spécificités du poste
- Bonne gestion du stress
Missions principales :
- Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous de la présidente et du 1er vice-président
- Assurer le bon déroulement des réunions et préparer les fonds de dossiers de la présidente ; élaborer et mettre en forme des documents divers
- Accueil physique et téléphonique
- Appui à la gestion de la boîte mail de la présidente : filtrer, renseigner, orienter et prendre les messages, préparer des réponses écrites
- Gestion du courrier papier et dématérialisé (réception, tri, enregistrement du courrier (GED), archivage, rédaction)
- Gestion et suivi des parapheurs
- Faire le lien avec les assistantes et assistants des membres du Directoire
- Assurer le secrétariat du Comité d'orientation stratégique de l'établissement
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs à l'échelle locale, nationale et internationale
- Assurer le secrétariat de la cellule de crise de l'établissement en alternance avec le secrétariat de la direction générale des services
Fonctions mutualisées :
- Accueil physique du pôle assistance administrative de la présidence
- Traitement du suivi des mails adressés à la présidente et au cabinet
- Elaborer, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
Réaliser des opérations de gestion courante
Spécificités du poste
- Bonne gestion du stress
Profils recherchés
* Formation et/ou qualification : Bac ou Bac +2
* Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 5 à 10 ans souhaitée
* Maitrise de l'anglais appréciée
* Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 5 à 10 ans souhaitée
* Maitrise de l'anglais appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
Alexandra Alléon, cheffe de cabinet, alexandra.alleon@univ-nantes.fr
Informations complémentaires
Envoyez votre candidature : (CV + lettre de motivation obligatoire) + derniers arrêté d'échelon et compte-rendu d'entretien professionnel (pour les titulaires) exclusivement par mail à :
recrutement-Cabinet-105392@emploi.beetween.com
Date des entretiens : 14 février 2024 (après-midi)
Adresse de l'employeur
UNIVERSITE DE NANTES
>1 Quai de Tourville
44035 Nantes
>1 Quai de Tourville
44035 Nantes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.