Assistant de direction générale, chargé de coordination du pool des assistantes de direction générale (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O044240514001363
Publiée le 14/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - bp 50167, Saint-Herblain (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Seconde ville de l'agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 50 200 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Une mairie annexe, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d'une métropole de 600 000 habitants.
Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l'axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d'oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.
Contexte direction/service :
Au sein d'une équipe composée d'une archiviste, de trois assistantes de direction générale et d'une secrétaire assistante, chargées de l'accueil physique, téléphonique et du secrétariat de la direction générale et de la direction, ainsi que de la documentation.
Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l'Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion
Le poste
Chargé de l'assistance au quotidien du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe " Citoyenneté et Ressources ".
Chargé de la coordination du pool assistants de la direction générale.
Binôme de la Responsable de Cellule de Gestion de la DSGO.
Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l'axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d'oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.
Contexte direction/service :
Au sein d'une équipe composée d'une archiviste, de trois assistantes de direction générale et d'une secrétaire assistante, chargées de l'accueil physique, téléphonique et du secrétariat de la direction générale et de la direction, ainsi que de la documentation.
Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l'Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion
Le poste
Chargé de l'assistance au quotidien du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe " Citoyenneté et Ressources ".
Chargé de la coordination du pool assistants de la direction générale.
Binôme de la Responsable de Cellule de Gestion de la DSGO.
Missions / conditions d'exercice
Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique et vous aurez en charge la gestion et le suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas.
Vous serez chargé de l'organisation et de la logistique des réunions et vous élaborerez les supports de réunions et d'informations.
Vous gérerez les stocks et les commandes de fournitures.
Vous assurerez la rédaction et transmission de notes de services/internes ainsi que le suivi des boites mails génériques et l'alimentation des espaces collaboratifs.
Vous serez le "relai communication" entre les organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, ...).et la direction générale et vous assurerez la recherche et/ou la réception des éléments (comptes rendus de réunions, convention de gestion, plans, ...) pour transmission auprès de la Direction Générale.
Vous serez en charge de la gestion des instances de la Ville en assurant la préparation et le suivi des instances municipales. Vous vérifierez la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc...).
Vous assurerez la gestion RH du pool des assistants et de la Direction Générale (suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l'accueil des nouveaux arrivants/stagiaires) ainsi que la gestion administrative et comptable de la cellule (suivi du budget de la DG, gestion des bons de commandes et des factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels)
Vous serez chargé du suivi des indicateurs d'activités, de l'alimentation des bases de données ou des tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel).
Vous élaborerez les supports et la diffusion de l'information et vous veillerez au bon classement et archivage papier et numérique en respectant le cadre réglementaire des données personnelles.
Vous serez chargé de l'organisation et de la logistique des réunions et vous élaborerez les supports de réunions et d'informations.
Vous gérerez les stocks et les commandes de fournitures.
Vous assurerez la rédaction et transmission de notes de services/internes ainsi que le suivi des boites mails génériques et l'alimentation des espaces collaboratifs.
Vous serez le "relai communication" entre les organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, ...).et la direction générale et vous assurerez la recherche et/ou la réception des éléments (comptes rendus de réunions, convention de gestion, plans, ...) pour transmission auprès de la Direction Générale.
Vous serez en charge de la gestion des instances de la Ville en assurant la préparation et le suivi des instances municipales. Vous vérifierez la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc...).
Vous assurerez la gestion RH du pool des assistants et de la Direction Générale (suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l'accueil des nouveaux arrivants/stagiaires) ainsi que la gestion administrative et comptable de la cellule (suivi du budget de la DG, gestion des bons de commandes et des factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels)
Vous serez chargé du suivi des indicateurs d'activités, de l'alimentation des bases de données ou des tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel).
Vous élaborerez les supports et la diffusion de l'information et vous veillerez au bon classement et archivage papier et numérique en respectant le cadre réglementaire des données personnelles.
Profils recherchés
BTS Assistant de Direction ou équivalent, ou disposant d'une expérience significative en assistanat de direction et/ou d'administration des collectivités locales.
Professionnel d'une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d'équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.
Exigeant en termes de qualité et de respect des délais ; sachant gérer les priorités ; organisé, rigoureux, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.
Sens du service public et de l'intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.
Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)
Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office...)
Professionnel d'une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d'équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.
Exigeant en termes de qualité et de respect des délais ; sachant gérer les priorités ; organisé, rigoureux, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.
Sens du service public et de l'intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.
Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)
Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office...)
Contact et modalités de candidature
Contact
0228252000
Informations complémentaires
Particularité du poste
Permanence (environ 3 demi-heures par semaine en roulement avec les autres assistantes) à savoir : du lundi au vendredi de 08h00 à 08h30 et de 17h30 à 18h00 sauf le vendredi soir et les vacances scolaires.
Nos avantages :
-Titres restaurant à 8€
-Une participation à la mutuelle et prévoyance
-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu'aux vacances
-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et TER)
Rémunération :
Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle
Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.
Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.
Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux -Catégorie B.
Renseignements :
Isabelle Maquaire - Responsable de la cellule de gestion de la DSGO 02 28 25 20 62
Permanence (environ 3 demi-heures par semaine en roulement avec les autres assistantes) à savoir : du lundi au vendredi de 08h00 à 08h30 et de 17h30 à 18h00 sauf le vendredi soir et les vacances scolaires.
Nos avantages :
-Titres restaurant à 8€
-Une participation à la mutuelle et prévoyance
-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu'aux vacances
-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et TER)
Rémunération :
Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle
Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.
Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.
Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux -Catégorie B.
Renseignements :
Isabelle Maquaire - Responsable de la cellule de gestion de la DSGO 02 28 25 20 62
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE SAINT HERBLAIN
>Hôtel de ville - bp 50167
44802 Saint herblain cedex
>Hôtel de ville - bp 50167
44802 Saint herblain cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.