Secrétaire de direction H/F
Offre n° O044250915001006
Publiée le 15/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DRH - 2, cours du Champ de Mars, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
24/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction des Sports (Nantes Métropole) recrute :
Secrétaire de Direction H/F
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs
Vous assistez le Directeur dans l'organisation et la préparation de son planning et apportez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Secrétaire de Direction H/F
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs
Vous assistez le Directeur dans l'organisation et la préparation de son planning et apportez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Vous êtes en charge de l'assistance administrative du Directeur :
- Gestion de l'agenda et de la messagerie du Directeur ;
- Organisation et planification des réunions et rendez vous ;
- Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus ;
- Organisation des déplacements du directeur, suivi de ses déplacements et ordres de missions (GFD);
- Filtrage des appels téléphoniques du Directeur ;
- Orientation des différents interlocuteurs internes et externes en cas d'absence du Directeur ;
- Réalisation et mise en forme de documents : notes, courriers, e-mails ;
- Organisation du suivi, du classement et de l'archivage des documents.
Vous êtes le relais auprès des cadres de la Direction :
- Diffusion aux cadres des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction ;
- Gestion des congés des cadres et du planning ;
- Organisation des déplacements des cadres.
Vous assurez l'accueil de la Direction occasionnellement avec le secrétariat de la Cellule de gestion, accueil physique (fournisseurs, associations, partenaires extérieurs, usagers), accueil téléphonique, livraisons. Vous travaillez en binôme avec l'assistante du Pôle Sport Municipal et Proximité (SMP).
Vous instruisez et suivez des dossiers :
- Référent(e) GEC-courriers au niveau de la direction : suivi administratif des courriers du CR via GEC-courriers, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier du CR ;
- Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau municipal, GVT, instances paritaires) via le logiciel LEAA ;
- Suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du Directeur,
- Suivi des visites médicales des agents du site Polaris (Direction),
- Référent(e) Veille documentaire : collecte dans la presse des articles pouvant concerner les Sports.
Lieu de travail : Bâtiment Polaris, 8 boulevard Vincent Gâche, 44200 Nantes
Horaires variables.
Le jury aura lieu le 10/11/2025.
Vous êtes en charge de l'assistance administrative du Directeur :
- Gestion de l'agenda et de la messagerie du Directeur ;
- Organisation et planification des réunions et rendez vous ;
- Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus ;
- Organisation des déplacements du directeur, suivi de ses déplacements et ordres de missions (GFD);
- Filtrage des appels téléphoniques du Directeur ;
- Orientation des différents interlocuteurs internes et externes en cas d'absence du Directeur ;
- Réalisation et mise en forme de documents : notes, courriers, e-mails ;
- Organisation du suivi, du classement et de l'archivage des documents.
Vous êtes le relais auprès des cadres de la Direction :
- Diffusion aux cadres des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction ;
- Gestion des congés des cadres et du planning ;
- Organisation des déplacements des cadres.
Vous assurez l'accueil de la Direction occasionnellement avec le secrétariat de la Cellule de gestion, accueil physique (fournisseurs, associations, partenaires extérieurs, usagers), accueil téléphonique, livraisons. Vous travaillez en binôme avec l'assistante du Pôle Sport Municipal et Proximité (SMP).
Vous instruisez et suivez des dossiers :
- Référent(e) GEC-courriers au niveau de la direction : suivi administratif des courriers du CR via GEC-courriers, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier du CR ;
- Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales (Conseil Municipal, Bureau municipal, GVT, instances paritaires) via le logiciel LEAA ;
- Suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du Directeur,
- Suivi des visites médicales des agents du site Polaris (Direction),
- Référent(e) Veille documentaire : collecte dans la presse des articles pouvant concerner les Sports.
Lieu de travail : Bâtiment Polaris, 8 boulevard Vincent Gâche, 44200 Nantes
Horaires variables.
Le jury aura lieu le 10/11/2025.
Profils recherchés
Idéalement de formation secrétariat/assistanat, vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité (services, interlocuteurs, instances et circuits de décision).
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, et savez élaborer des tableaux de bord.
Vos aptitudes rédactionnelles et votre maîtrise des outils informatiques (Office 365, Outlook, Impress...) vous permettent de prendre des notes et de mettre en forme des documents.
De plus, vous avez des facultés à vous approprier des logiciels spécialisés (GEC-courriers, E-Temptation, GFD, LEAA...).
Vous avez un bon relationnel et savez accueillir et orienter vos interlocuteurs, en faisant preuve de diplomatie, discrétion et confidentialité.
Polyvalent.e et disponible, vous êtes capable d'organiser votre travail en fonction des priorités et urgences.
Merci d'adresser votre lettre de motivation, votre CV, votre dernier arrêté de situation, votre dernier bulletin de salaire et votre RQTH le cas échéant.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, et savez élaborer des tableaux de bord.
Vos aptitudes rédactionnelles et votre maîtrise des outils informatiques (Office 365, Outlook, Impress...) vous permettent de prendre des notes et de mettre en forme des documents.
De plus, vous avez des facultés à vous approprier des logiciels spécialisés (GEC-courriers, E-Temptation, GFD, LEAA...).
Vous avez un bon relationnel et savez accueillir et orienter vos interlocuteurs, en faisant preuve de diplomatie, discrétion et confidentialité.
Polyvalent.e et disponible, vous êtes capable d'organiser votre travail en fonction des priorités et urgences.
Merci d'adresser votre lettre de motivation, votre CV, votre dernier arrêté de situation, votre dernier bulletin de salaire et votre RQTH le cas échéant.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Eric BOUQUIN, directeur des Sports, 06 08 10 32 83.
Corinne JASNOT, gestionnaire RH, 07 65 18 24 09.
Corinne JASNOT, gestionnaire RH, 07 65 18 24 09.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.