Située entre mer et métropole, la commune de Vue recherche un agent d'accueil pour assurer l’accueil général de la mairie, tenir l’agence postale, gérer l’état civil et le cimetière et apporter un appui administratif à tous les services de la collectivité.
Ce poste est l'occasion de mettre ses compétences au sein d'une petite collectivité ; il offre aussi l'opportunité de gagner en compétences.

Intitulé du poste : Agent d’accueil et assistante administrative

Temps et horaires de travail – 28 heures par semaine
Lundi journée
Mardi journée
Mercredi matin
Jeudi journée
Vendredi matin
Samedi : 1 samedi matin sur 2

MISSIONS :
Assurer l’accueil général de la mairie, tenir l’agence postale, gérer l’état civil et le cimetière et apporter un appui administratif à tous les services de la collectivité.

ACCUEIL :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et traiter les demandes du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Gestion du courrier et de la boîte mail
- Gérer les dossiers de recensement citoyen
- Gestion des réservations de salles

DISPOSITIF DU RECUEIL DES TITRES :
- Assurer les rendez-vous des demandes de titres
- Assurer la remise des titres

ÉTAT CIVIL ET CIMETIERE :
-Constituer et rédiger les actes d’état civil : naissances, mariages, décès…
- Assurer la gestion administrative des documents d’état civil (tenue des registres, extraits d’acte, avis de mention, livret de famille, transcriptions, changement de nom et prénom…)
- Enregistrer les dossiers de PACS et les baptêmes civils
- Inscription au recensement citoyen
- Gestion du cimetière
- Participation aux temps de réunions et de formations des réseaux intercommunaux

SUIVI ADMINISTRATIF
-Gestion des arrêtés et des actes réglementaires
-Tâches administratives en lien avec le Maire et les agents des différents services communaux

AGENCE POSTALE COMMUNALE :
- Accueil du public
- Gestion des courriers arrivés et à envoyer
- Remise des colis déposés en poste et enregistrement des dépôts
- Retrait d’argent – dépôt d’argent
- Gestion du journal de fin de journée
- Commande et vente de produits postaux / gestion des stocks
- Gestion des fonds / monnaie (arrivé et départ)
- Participation aux temps de réunions et de formations de la poste

APPUI PONCTUEL AUX SERVICES :
- Aide ponctuelle aux collègues des services techniques
- Remplacement ponctuel au restaurant scolaire

COMPÉTENCES :
Savoirs :
- Connaitre la réglementation de l’état civil et du cimetière
- Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivité
- Connaître le fonctionnement de l’agence postale
- Maitriser l’utilisation des outils informatiques (pack office, Cosoluce, Resana…)

Savoir-faire :
- Expérience d’accueil du public
- Respecter les règles de confidentialité
- Être organisé et méthodique
- Savoir prioriser les tâches quotidiennes pour assurer la continuité de l’accueil tout en respectant les délais de traitement des dossiers
- Adopter une posture permettant de traiter équitablement les usagers et offrant un accueil de qualité
- Qualités rédactionnelles, relationnelles et d’écoute
- Capacités d’analyse et de synthèse, savoir rendre compte
- Faire preuve de rigueur

Savoir-être
- Ponctualité et sens du travail en équipe
- Savoir se rendre disponible aussi bien pour les usagers que pour les collègues
- Faire preuve de réactivité et de polyvalence
- Être autonome dans ses tâches
- Avoir une tenue et un langage corrects

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE :
Poste basé en mairie sous l'autorité hiérarchique du DGS