Assistant.e de direction, action culturelle, vie associative et responsable des accueils
Offre n° O044260224000786
Publiée le 24/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 4 rue de la Boule d'Or, Vair-sur-Loire (Loire-Atlantique (44))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Secrétariat de direction et des élus, action culturelle, sportive et vie associative
Responsable des accueils des administrés
Responsable des accueils des administrés
Missions / conditions d'exercice
Activités régulières :
Secrétariat de direction et des élus :
- Préparer les réunions et les documents pour le Conseil Municipal, le Bureau Municipal et les différentes commissions,
- Mettre en forme les procès-verbaux et assurer le suivi du compte-rendu et autres documents consécutifs à la tenue des réunions institutionnelles,
- Suivre la validation et la signature des documents émis par le Conseil Municipal (délibérations, conventions, contrats...),
- Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...),
- Assurer le suivi du classement des actes administratifs (délibérations, décisions),
- Préparer la publication des actes administratifs,
- Organiser et gérer les agendas du maire et des élus ainsi que de leurs déplacements,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux élus et aux services,
- Gérer la représentation des élus aux instances et événements divers,
- Suivre le calendrier d'astreinte des élus.
Action culturelle et vie associative :
- Assurer le suivi administratif et budgétaire relatif aux actions culturelles,
- Aider à la préparation des manifestations (petite logistique, hébergements, repas...),
- Entretenir les relations avec les partenaires (techniciens, régisseurs, associations...),
- Coordonner les actions de la collectivité en matière de soutien à la vie associative,
- Mettre à jour les différentes données associatives (base de données, recensement, locaux utilisés, etc).
Responsable des accueils aux administrés :
- Assurer et coordonner le bon fonctionnement des accueils (mairies, agences postales communales et espace numérique),
- Animer une équipe, organiser les missions, optimiser les moyens humains et traduire les priorités.
Activités occasionnelles
En renfort et/ou en remplacement très ponctuels :
* assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
* réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant
* gérer la boîte mail
Secrétariat de direction et des élus :
- Préparer les réunions et les documents pour le Conseil Municipal, le Bureau Municipal et les différentes commissions,
- Mettre en forme les procès-verbaux et assurer le suivi du compte-rendu et autres documents consécutifs à la tenue des réunions institutionnelles,
- Suivre la validation et la signature des documents émis par le Conseil Municipal (délibérations, conventions, contrats...),
- Faire le lien avec les institutions et autres partenaires extérieurs (préfecture, secrétariat des élus des collectivités, ...),
- Assurer le suivi du classement des actes administratifs (délibérations, décisions),
- Préparer la publication des actes administratifs,
- Organiser et gérer les agendas du maire et des élus ainsi que de leurs déplacements,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux élus et aux services,
- Gérer la représentation des élus aux instances et événements divers,
- Suivre le calendrier d'astreinte des élus.
Action culturelle et vie associative :
- Assurer le suivi administratif et budgétaire relatif aux actions culturelles,
- Aider à la préparation des manifestations (petite logistique, hébergements, repas...),
- Entretenir les relations avec les partenaires (techniciens, régisseurs, associations...),
- Coordonner les actions de la collectivité en matière de soutien à la vie associative,
- Mettre à jour les différentes données associatives (base de données, recensement, locaux utilisés, etc).
Responsable des accueils aux administrés :
- Assurer et coordonner le bon fonctionnement des accueils (mairies, agences postales communales et espace numérique),
- Animer une équipe, organiser les missions, optimiser les moyens humains et traduire les priorités.
Activités occasionnelles
En renfort et/ou en remplacement très ponctuels :
* assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
* réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant et sortant
* gérer la boîte mail
Profils recherchés
Savoir-faire :
- Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la direction ou du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
- Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
- Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)
Savoirs socio-professionnels :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale
- Règles rédactionnelles
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Techniques de secrétariat
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Rédaction d'écrits professionnels divers (compte-rendu, note, procès verbal, courrier...)
Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Notions de comptabilité analytique
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure
- Notions en finances publiques locales
- Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue
Établir une relation de confiance avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la direction ou du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service
- Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
- Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)
Savoirs socio-professionnels :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale
- Règles rédactionnelles
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Techniques de secrétariat
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Rédaction d'écrits professionnels divers (compte-rendu, note, procès verbal, courrier...)
Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Notions de comptabilité analytique
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et des partenaires de la structure
- Notions en finances publiques locales
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.