ACTIVITES PRINCIPALES :

Régies d’avance et de recette de la restauration, des activités scolaires et de la Petite Enfance :
- Gérer les opérations de facturation de la restauration scolaire, des activités scolaires et de la Petite Enfance auprès des convives et familles, avec l’appui des assistantes de la Direction
- Assurer le suivi comptable et administratif de la régie en lien avec les services du Trésor public, le compte DFT et la direction des finances de la ville
- Assurer la relation avec les usagers (contentieux, relances, communications relatives à l’utilisation du portail familles),
- Prévisions des réservations et des effectifs, volumes des repas
- Suivi comptable des impayés, au moyen de tableau de bord en lien avec la DIRFI et le TP dans le cadre de la gestion du contrat de DSP


Assurer la liaison avec le CCAS (en cas de prise en charge pour des familles en difficulté financières et/ou administratives)

Contribuer à la gestion du portail familles :
- Assurer le rôle de chef de projet dans la gestion des portails familles
- Assurer l’interface avec la Dinum et le prestataire Abelium pour le paramétrage et les demandes d’interventions relatif au fonctionnement du portail familles,
- Produire des éléments d’information sur les activités du service via les portails familles
- Assurer la diffusion des éléments de communication via le portail familles
- Gestion de la BAL inscriptionscolaire@mairie-labaule.fr et son archivage

Gestion financière et administrative du service :
- Assurer la gestion des recettes et des dépenses (facturation pour le service : restauration scolaire, entretien, prestations de services, fournitures…), pour tous les budgets de la ville en fonctionnement et investissement
- Superviser, avec les assistantes administratives et les responsables de la direction pour ce qui les concerne, la facturation, le paiement et le suivi des règlements
- Participer à la préparation budgétaire annuelle et au suivi des crédits consommés en cours d’année
- Garantir la mise en place des tableaux de bord de la direction et en assurer le suivi
- Contribuer à la programmation et à la mise en œuvre des délibérations du Conseil municipal
- Contribuer à la préparation et l’élaboration des documents relatifs aux réunions et commissions de la direction (Commission restauration, CCEB, Réunion de rentrée…)


Marchés publics, Conventions et contrats :
- Contribuer à l’élaboration des marchés publics,
- Assurer le suivi de la mise en place des marchés publics du service en lien avec la DIRFI et les prestataires au moyen de la création de tableaux de gestion
- Elaborer et suivre les conventions avec les prestataires externes et écoles privées
- Suivre la mise en œuvre des finances relatives à ces conventions au moyen de tableaux de gestion
- Assurer le suivi des commandes et des engagements (bons de commandes)


Organiser et suivre les inscriptions scolaires et participer à l’instruction des inscriptions dans les structures Petite Enfance :
- En collaboration avec l’assistante administrative superviser la gestion des inscriptions scolaires en lien avec les directions scolaires, préparer les commissions de dérogations et traitement de l’ensemble des tâches afférentes
- Participer à l’instruction des enfants dans les structures Petite enfance en coordination avec la responsable du pôle Petite Enfance, la responsable de la crèche familiale, l’animatrice du RPE et l’assistante du pôle
- Assurer une veille et une analyse quant à l’évolution des effectifs et en rendre compte à la Direction en étant force de proposition
- En concertation avec la direction et le service communication, suivre les relations et la communication auprès des familles et des représentants des parents d’élèves
- Management du service : organiser le travail de l’assistante administrative de du service et en coordination avec la respaonble du pôle petite enfance et son assistante


Assurer l’interface avec les services et prestataires informatiques (Dinum, Syxpériane) :
- Dotations de déploiements de matériels, les aspects techniques, gestion de périphériques, tablettes de pointage,
- Assurer l’appui technique auprès des collaborateurs et collaboratrices du service
Effectuer l’évaluation de l’assistante du service


ACTIVITES SECONDAIRES, ACCESSOIRES, SAISONNIERES :

Suppléer en polyvalence avec l’assistante administrative :
• Gestion administrative des conseils d’écoles : Sollicitation des directions scolaires et des élus pour les convier
• Réception et enregistrement des invitations et des comptes rendus des conseils d’écoles (Renseignement de la base de données)
• Suppléance des autres activités du service et de la direction


CONTRAINTES ET ENVIRONNEMENT SPECIFIQUE DU POSTE :

• Sujétions spécifiques (horaires, manifestations le soir ou le week-end, etc.) : Réunions, commissions, cérémonies ou manifestations spécifiques susceptibles d’entrainer des horaires décalés.
• Exposition à des risques particuliers en matière de santé et de sécurité : non
• Eligible au télétravail : oui


INDICATEURS D’ACTIVITE :

Tableaux de gestion liées à toutes les missions, synthèse des suivis de projets, arrêtés de fin de mois des régies, statistiques, mailing