ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion des Assemblées délibérantes :

- Constitution des outils de planification et des procédures de contrôle (calendrier, process)
Proposition de gestion notamment via logiciel et/ou avec intelligence artificielle

- Assistance aux services pour la préparation des dossiers :
Collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes, décisions du Maire, arrêtés du Maire...)
Recueil auprès des gestionnaires de commissions municipales des comptes-rendus de commissions et des éventuelles modifications à envisager sur les actes proposés,

- Préparation et animation des comités de lecture préalables à la tenue des assemblées et constitution des dossiers pour le Maire, le cabinet du Maire, la Direction Générale des Services

- Mise en cohérence, contrôle des aspects juridiques et sécurisation, avec conseil aux services instructeurs, des actes dans la forme et le contenu (notes de synthèse, délibérations, décisions du Maire, arrêtés du Maire, décisions du Vice-Président du CCAS etc.)

- Dans le respect des délais légaux imposés, envoi des convocations et des dossiers aux élus

- Gestion des formalités postérieures : réception des pouvoirs, rédaction des comptes rendus, procès-verbaux, formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes et transmission aux services des versions finalisées des actes ;


Contrôle de légalité et transmission des actes au contrôle de légalité :

- Contrôle préalable des actes juridiques de la collectivité et des établissements publics concernés ;
- Transmission des actes au contrôle de légalité et publication des actes ;
- Tenue des recueils et des registres et transmission au service des archives ;
- Réalisation de l'affichage institutionnel et rédaction des certificats d’affichage ;


Assistance et conseil juridique auprès des services et des élus :

- Analyse et rédaction de conseils juridiques, en lien avec la direction juridique sur besoins ponctuels ;
- Réalisation d’une veille juridique sur la gestion des assemblées délibérantes et les règles de fonctionnement, la question des conflits d’intérêts, les règles liées aux votes


CONTRAINTES ET ENVIRONNEMENT SPECIFIQUE DU POSTE :

• Sujétions spécifiques (horaires, manifestations le soir ou le week-end, etc.) : Réunions, commissions, cérémonies ou manifestations spécifiques susceptibles d’entrainer des horaires décalés

• Exposition à des risques particuliers en matière de santé et de sécurité : non

• Eligible au télétravail : oui

• Environnement stressant


INDICATEURS D’ACTIVITE :

Tableaux de gestion liées à toutes les missions, synthèse des suivis de projets, arrêtés de fin de mois des régies, statistiques, mailing