Sous la responsabilité du Directeur Général des Services et de la Directrice adjointe :

 Vous contribuez activement au bon fonctionnement de l’administration générale d’atlantic’eau en assurant des missions d’assistance et de coordination auprès de la direction
 Vous intervenez sur les affaires courantes liées au travail du Directeur Général des services et de la Directrice adjointe
 Vous assistez quotidiennement la direction en termes d’organisation, de planification, de gestion, de communication, d’information et d’accueil

 Vous contribuez au bon fonctionnement de la collectivité en assurant un travail de coordination avec les élus d’atlantic’eau :
 En lien avec la direction, vous assistez au besoin le Président et les membres du Bureau syndical en termes d’organisation, de planification, de gestion, de communication, d’information et d’accueil



Dans le cadre du déploiement de la nouvelle organisation :
 Vous analysez les besoins puis proposez, concevez, paramétrez et déployez des outils de travail collaboratifs adaptés aux besoins de l'équipe : outils de suivi de projet, tableaux de bord interactifs pour faciliter le pilotage des activités

Missions
Véritable interface stratégique entre la direction, les élus et les services :
 Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de la direction
 Vous réceptionnez le courrier arrivé de la collectivité : tri, enregistrement et distribution/diffusion aux différents destinataires (reprographies, numérisations…)
 Vous enregistrez et mettez sous pli le courrier départ de la direction
 Vous gérez les plannings et agendas de la direction : planification des rendez-vous, des réunions, des séances de travail en fonction des priorités
 Vous mettez en place et gérez la planification des agendas partagés avec les élus du Bureau syndical : planification des instances en lien avec le pôle assemblées, planification des réunions internes et externes, mise à jour des agendas et suivi des absences
 Vous organisez les déplacements de la direction et des élus du Bureau syndical en assurant les moyens nécessaires : réservations, établissement d’états de frais…

 Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et de la collectivité
 Vous contribuez à la rédaction de supports (courriers, dossiers de réunions…) en collectant l’ensemble des informations nécessaires auprès des différents contributeurs : services d’atlantic’eau, élus, autres collectivités, prestataires…
 Vous participez à des réunions, notamment à des temps institutionnels (Codir, réunions transversales, évènements internes…) et rédigez les comptes rendus ou relevés de décision
 Vous réalisez et organisez le suivi des réponses, des courriers, des notes diverses, des suites à donner
 Vous réalisez des travaux divers de reprographies/numérisations
 Vous établissez et actualisez des documents afin de suivre et procédurer l’ensemble de vos activités (tableaux de bord/états/notes/to do list…)
 Vous assurez la centralisation et le suivi des parapheurs auprès de la direction, du Président et des membres du Bureau syndical
 Vous êtes en charge de la gestion administrative et logistique des réunions (salles, accueil des participants, café d’accueil…)
 Vous mettez en œuvre des procédures de classement et veillez ensuite à l’archivage des documents conformément à la réglementation en vigueur

 Vous assurez une assistance forte auprès de la direction, des élus et des services en cas d’évènement de gestion de crise (ex : risque de rupture de l’alimentation en eau potable…) : rédaction de la main courante, assistance à l’organisation de la cellule de crise, assistance à la diffusion de l’information et à la gestion des appels téléphoniques…

 Vous assurez ponctuellement l’intérim des agents en charge des assemblées/moyens généraux sur certaines activités notamment lors des congés (assistance téléphonique, accueil de la collectivité, gestion des moyens généraux…). Vous pourrez faire appel à ces agents au besoin.