Agent chargé de l'accueil et des affaires administratives – État civil – Élections
Offre n° O044260810000170
Publiée le 10/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
12 Rue de la Merlerie, Malville (Loire-Atlantique (44))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
13/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la commune de Malville, sous l'autorité de la Directrice Générale, vous occuperez un poste essentiel au fonctionnement de la collectivité, au sein de son futur service à la population.
Véritable interface entre la mairie et les administrés, vous accompagnez les habitants dans les principales démarches administratives de leur vie et participez activement à la continuité du service public.
Ce poste, particulièrement polyvalent, conjugue accueil du public, état civil, élections, gestion du cimetière et soutien administratif aux différents services. Il nécessite des qualités relationnelles, de la rigueur, de la discrétion ainsi qu'un réel sens du service public.
Intégré(e) au sein des services dédiés, composé de trois agents, vous rejoindrez une équipe investie où l'entraide, la proximité avec les habitants et la qualité du service rendu constituent des valeurs fortes.
Temps partiel/temps non complet accepté sur 80 ou 90 %
Véritable interface entre la mairie et les administrés, vous accompagnez les habitants dans les principales démarches administratives de leur vie et participez activement à la continuité du service public.
Ce poste, particulièrement polyvalent, conjugue accueil du public, état civil, élections, gestion du cimetière et soutien administratif aux différents services. Il nécessite des qualités relationnelles, de la rigueur, de la discrétion ainsi qu'un réel sens du service public.
Intégré(e) au sein des services dédiés, composé de trois agents, vous rejoindrez une équipe investie où l'entraide, la proximité avec les habitants et la qualité du service rendu constituent des valeurs fortes.
Temps partiel/temps non complet accepté sur 80 ou 90 %
Missions / conditions d'exercice
Accueil du public
Vous êtes le premier interlocuteur des administrés et assurez un accueil de qualité.
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Information, orientation et accompagnement dans leurs démarches administratives.
• Transmission des demandes vers les services compétents.
• Gestion des demandes courantes : inscriptions scolaires, recensement citoyen des jeunes de 16 ans, attestations d'accueil, badges de déchèterie, cartes de transport, dossiers de coupe de bois, jardins familiaux, arrêtés relatifs aux chiens dangereux, diverses formalités administratives.
État civil
Vous assurez la gestion complète des actes d'état civil dans le respect de la réglementation.
• Accueil et renseignement du public.
• Constitution, vérification et suivi des dossiers de mariage.
• Préparation des cérémonies de mariage.
• Établissement des actes de mariage.
• Établissement des actes de décès et documents obligatoires.
• Gestion des reconnaissances anticipées.
• Instruction des demandes de changement de nom et de prénom.
• Gestion des PACS.
• Organisation des parrainages civils.
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil.
Élections
Vous participez à l'ensemble des opérations électorales.
• Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales.
• Suivi du Répertoire Électoral Unique (REU).
• Préparation de la commission de contrôle.
• Édition des tableaux électoraux.
• Organisation matérielle des scrutins.
• Participation aux opérations de vote, au dépouillement et à l'établissement des procès-verbaux.
• Participation aux échéances électorales nationales et locales.
Gestion du cimetière communal
Vous assurez la gestion administrative du cimetière dans le respect des familles et de la réglementation.
• Accueil et accompagnement des familles.
• Délivrance des autorisations funéraires.
• Gestion administrative des concessions (attributions, renouvellements, reprises, régularisations).
• Recherche des ayants droit.
• Mise à jour des registres.
• Participation aux projets d'aménagement et d'évolution du cimetière.
Participation à la vie de la collectivité
Vous contribuez activement à la continuité du service public et participez notamment :
• aux opérations de recensement de la population ;
• aux projets transversaux de la collectivité ;
• aux évolutions réglementaires des domaines relevant de vos missions ;
• aux relations quotidiennes avec les élus, notamment pour l'organisation des mariages et des cérémonies officielles.
Polyvalence et continuité de service
Afin d'assurer la continuité du service public, vous assurez le remplacement des agents en charge, lors de leurs absences, dans les domaines suivants, uniquement dans le cadre des premières attentions :
- Urbanisme
• Accueil et information des usagers.
• Réception et enregistrement des demandes d'autorisations d'urbanisme.
• Utilisation du Guichet Numérique des Autorisations d'Urbanisme (GNAU).
• Transmission des dossiers au service instructeur.
• Impression et suivi des arrêtés.
- Vie associative
• Gestion des locations de salles.
• Remise des clés.
• Établissement des contrats de location.
• Consultation du logiciel de réservation.
- CCAS
• Accueil et orientation des usagers.
• Gestion des demandes de logement.
• Suivi administratif des dossiers.
Vous êtes le premier interlocuteur des administrés et assurez un accueil de qualité.
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Information, orientation et accompagnement dans leurs démarches administratives.
• Transmission des demandes vers les services compétents.
• Gestion des demandes courantes : inscriptions scolaires, recensement citoyen des jeunes de 16 ans, attestations d'accueil, badges de déchèterie, cartes de transport, dossiers de coupe de bois, jardins familiaux, arrêtés relatifs aux chiens dangereux, diverses formalités administratives.
État civil
Vous assurez la gestion complète des actes d'état civil dans le respect de la réglementation.
• Accueil et renseignement du public.
• Constitution, vérification et suivi des dossiers de mariage.
• Préparation des cérémonies de mariage.
• Établissement des actes de mariage.
• Établissement des actes de décès et documents obligatoires.
• Gestion des reconnaissances anticipées.
• Instruction des demandes de changement de nom et de prénom.
• Gestion des PACS.
• Organisation des parrainages civils.
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil.
Élections
Vous participez à l'ensemble des opérations électorales.
• Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales.
• Suivi du Répertoire Électoral Unique (REU).
• Préparation de la commission de contrôle.
• Édition des tableaux électoraux.
• Organisation matérielle des scrutins.
• Participation aux opérations de vote, au dépouillement et à l'établissement des procès-verbaux.
• Participation aux échéances électorales nationales et locales.
Gestion du cimetière communal
Vous assurez la gestion administrative du cimetière dans le respect des familles et de la réglementation.
• Accueil et accompagnement des familles.
• Délivrance des autorisations funéraires.
• Gestion administrative des concessions (attributions, renouvellements, reprises, régularisations).
• Recherche des ayants droit.
• Mise à jour des registres.
• Participation aux projets d'aménagement et d'évolution du cimetière.
Participation à la vie de la collectivité
Vous contribuez activement à la continuité du service public et participez notamment :
• aux opérations de recensement de la population ;
• aux projets transversaux de la collectivité ;
• aux évolutions réglementaires des domaines relevant de vos missions ;
• aux relations quotidiennes avec les élus, notamment pour l'organisation des mariages et des cérémonies officielles.
Polyvalence et continuité de service
Afin d'assurer la continuité du service public, vous assurez le remplacement des agents en charge, lors de leurs absences, dans les domaines suivants, uniquement dans le cadre des premières attentions :
- Urbanisme
• Accueil et information des usagers.
• Réception et enregistrement des demandes d'autorisations d'urbanisme.
• Utilisation du Guichet Numérique des Autorisations d'Urbanisme (GNAU).
• Transmission des dossiers au service instructeur.
• Impression et suivi des arrêtés.
- Vie associative
• Gestion des locations de salles.
• Remise des clés.
• Établissement des contrats de location.
• Consultation du logiciel de réservation.
- CCAS
• Accueil et orientation des usagers.
• Gestion des demandes de logement.
• Suivi administratif des dossiers.
Profils recherchés
Vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste similaire en collectivité territoriale.
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise de la réglementation en matière d'état civil.
• Connaissance des procédures électorales.
• Notions en urbanisme appréciées.
• Connaissance de la réglementation funéraire.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
Savoir-faire
• Accueillir, informer et accompagner les usagers avec professionnalisme.
• Appliquer et sécuriser les procédures administratives.
• Rédiger des actes et documents administratifs.
• Organiser son activité et gérer les priorités.
• Travailler en transversalité avec les différents services.
• Faire preuve de polyvalence et d'autonomie.
Savoir-être
Nous recherchons une personne :
• profondément attachée aux valeurs du service public ;
• dotée d'un excellent sens de l'accueil et de l'écoute ;
• capable de faire preuve d'empathie et de discrétion, notamment dans les situations sensibles ;
• rigoureuse, organisée et réactive ;
• appréciant le travail en équipe ;
• sachant s'adapter à la diversité des missions et des interlocuteurs ;
• ayant le sens des responsabilités et de l'initiative.
Ce poste s'adresse à une personne souhaitant s'investir durablement dans une collectivité de proximité, où la qualité de la relation avec les habitants constitue une priorité.
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise de la réglementation en matière d'état civil.
• Connaissance des procédures électorales.
• Notions en urbanisme appréciées.
• Connaissance de la réglementation funéraire.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
Savoir-faire
• Accueillir, informer et accompagner les usagers avec professionnalisme.
• Appliquer et sécuriser les procédures administratives.
• Rédiger des actes et documents administratifs.
• Organiser son activité et gérer les priorités.
• Travailler en transversalité avec les différents services.
• Faire preuve de polyvalence et d'autonomie.
Savoir-être
Nous recherchons une personne :
• profondément attachée aux valeurs du service public ;
• dotée d'un excellent sens de l'accueil et de l'écoute ;
• capable de faire preuve d'empathie et de discrétion, notamment dans les situations sensibles ;
• rigoureuse, organisée et réactive ;
• appréciant le travail en équipe ;
• sachant s'adapter à la diversité des missions et des interlocuteurs ;
• ayant le sens des responsabilités et de l'initiative.
Ce poste s'adresse à une personne souhaitant s'investir durablement dans une collectivité de proximité, où la qualité de la relation avec les habitants constitue une priorité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0240560493
Informations complémentaires
Pour tout renseignement complémentaire concernant le poste, vous pouvez contacter : Audrey LE GALL secretariat@malville.fr ou au 02 40 56 04 99
En cas d'absence Estelle DIDIER, Directrice Générale des Services
dgs@malville.fr ou au 02 40 56 04 98
Candidature
Merci d'adresser votre lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae, à l'attention de Madame le Maire via la plateforme Emploi-Territorial ou par courrier électronique à l'adresse suivante : rh@malville.fr
En cas d'absence Estelle DIDIER, Directrice Générale des Services
dgs@malville.fr ou au 02 40 56 04 98
Candidature
Merci d'adresser votre lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae, à l'attention de Madame le Maire via la plateforme Emploi-Territorial ou par courrier électronique à l'adresse suivante : rh@malville.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.