Assistant du directeur général adjoint (10775)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O045230400997401
Publiée le 05/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
15 rue Eugène Vignat, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'Assistant du Directeur Général Adjoint apporte une aide permanente aux DGA( Pôle Citoyenneté et Cohésion Sociale- Aménagement Durable - Performance de la gestion publique) en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, et suivi de dossiers spécifiques. L'Assistant du DGA est également le garant de l'image du Directeur qu'il assiste.
Son activité, essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative, est caractérisée par des activités de soutien et des activités déléguées.
L'assistant est en relation régulière avec les Vice-présidents en responsabilité des politiques relevant du pôle.
L'assistant participe au pôle Assistants des Vice -Présidents/DGA avec sa collègue assistante DGA du pôle Citoyenneté et Cohésion Sociale et l'assistante du Directeur Général des Services.
Son activité, essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative, est caractérisée par des activités de soutien et des activités déléguées.
L'assistant est en relation régulière avec les Vice-présidents en responsabilité des politiques relevant du pôle.
L'assistant participe au pôle Assistants des Vice -Présidents/DGA avec sa collègue assistante DGA du pôle Citoyenneté et Cohésion Sociale et l'assistante du Directeur Général des Services.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant du Directeur Général Adjoint a pour missions principales :
La gestion du secrétariat du DGA
- Rédiger des notes, des comptes rendus et des courriers
- Gérer une réunion
- Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les parapheurs
- Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne et à l'externe)
- Accueillir et informer
- Communiquer par écrit (à l'interne et à l'externe)
- Assurer la communication auprès des vices présidents sectoriels
- Savoir rechercher une information, constituer un dossier, scanner des documents, archiver
L'organisation administrative
- Préparer et suivre l'action du manager
- Tenir les agendas personnels et partagés
- Organiser les déplacements
- Concevoir et alimenter des tableaux de suivi des activités du pôle
- Effectuer des tâches classiques de secrétariat
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
L'Aide à la décision
- Déceler un besoin, un problème ou un dysfonctionnement,
- Rechercher et présenter des solutions : être force de proposition
La prise en charge d'activités annexes
- Assurer le suivi des congés annuels
- Gérer les absences
- Mettre à jour des données administratives du personnel
- Gérer les achats de petit matériel et de fournitures
- Assurer la logistique et la communication
- Assurer le remplacement d'une autre assistante DGA
Une assistance administrative en lien avec le projet de la transformation des politiques sociales
- Organisation, gestion des invitations, réservation des salles
- Prise de notes lors de participation à des réunions et groupes de travail
- Rédaction et diffusion des comptes-rendus
La gestion du secrétariat du DGA
- Rédiger des notes, des comptes rendus et des courriers
- Gérer une réunion
- Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les parapheurs
- Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (à l'interne et à l'externe)
- Accueillir et informer
- Communiquer par écrit (à l'interne et à l'externe)
- Assurer la communication auprès des vices présidents sectoriels
- Savoir rechercher une information, constituer un dossier, scanner des documents, archiver
L'organisation administrative
- Préparer et suivre l'action du manager
- Tenir les agendas personnels et partagés
- Organiser les déplacements
- Concevoir et alimenter des tableaux de suivi des activités du pôle
- Effectuer des tâches classiques de secrétariat
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
L'Aide à la décision
- Déceler un besoin, un problème ou un dysfonctionnement,
- Rechercher et présenter des solutions : être force de proposition
La prise en charge d'activités annexes
- Assurer le suivi des congés annuels
- Gérer les absences
- Mettre à jour des données administratives du personnel
- Gérer les achats de petit matériel et de fournitures
- Assurer la logistique et la communication
- Assurer le remplacement d'une autre assistante DGA
Une assistance administrative en lien avec le projet de la transformation des politiques sociales
- Organisation, gestion des invitations, réservation des salles
- Prise de notes lors de participation à des réunions et groupes de travail
- Rédaction et diffusion des comptes-rendus
Profils recherchés
Niveau d'études min. requis
BAC+2
Niveau d'expérience min. requis
de 2 à 5 ans
Profil / Expérience requise
Vous disposer d'un BAC + 2 en administratif et une expérience sur ce type de poste.
Vous connaissez le fonctionnement global d'une collectivité.
Vous connaissez l'organisation du département ainsi que celle du service, des directions et du pôle.
Vous avez une bonne connaissance des applications bureautiques et informatiques.
Vous maitrisez les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Vous êtes autonome, rigoureux, organisé, dynamique, discret et faites preuve d'adaptation.
L'emploi correspond au cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle.
Contrat d'un an avec possibilité de renouvellement jusqu'à 6 ans de contrat avant possibilité d'accès à un cdi.
Ce poste peut également être pourvu par un travailleur en situation de handicap.
Temps de travail de 39h52 ouvrant droits à 30 jours de congés et 21 jours de RTT.
BAC+2
Niveau d'expérience min. requis
de 2 à 5 ans
Profil / Expérience requise
Vous disposer d'un BAC + 2 en administratif et une expérience sur ce type de poste.
Vous connaissez le fonctionnement global d'une collectivité.
Vous connaissez l'organisation du département ainsi que celle du service, des directions et du pôle.
Vous avez une bonne connaissance des applications bureautiques et informatiques.
Vous maitrisez les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Vous êtes autonome, rigoureux, organisé, dynamique, discret et faites preuve d'adaptation.
L'emploi correspond au cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle.
Contrat d'un an avec possibilité de renouvellement jusqu'à 6 ans de contrat avant possibilité d'accès à un cdi.
Ce poste peut également être pourvu par un travailleur en situation de handicap.
Temps de travail de 39h52 ouvrant droits à 30 jours de congés et 21 jours de RTT.
Contact et modalités de candidature
Contact
0238254545
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.