Relations fonctionnelles :

Internes : la Direction du Patrimoine Éducatif, Culturel et Sportif, les Maisons de Région, la Direction de l'Éducation et de la Jeunesse, la Cellule de gestion Patrimoine Maîtrise d'Ouvrage, la Direction des Achats et des Services Juridiques, la Direction des Finances

Externes : les lycées, les prestataires de service et entreprises dans le cadre du fonctionnement de la maîtrise d'ouvrage publique (architectes, bureaux d'études, entreprises, fournisseurs), la Préfecture

Rattachement hiérarchique :
La Cheffe de Service adjointe Appui à la Maîtrise d'Ouvrage

Le.la Gestionnaire de conduite d'opérations de travaux est chargé.e d'assurer le suivi administratif, technique et financier d'opérations immobilières conduites principalement pour les lycées publics, mais aussi le patrimoine culturel et sportif de la région.

A ce titre, vous suivez les opérations immobilières (90 %) :

Assurer le suivi des marchés publics des opérations immobilières :
· Vérifier les pièces administratives de la consultation en lien avec le Chargé d'opérations (l'acte d'engagement, le cahier des clauses particulières, le règlement de consultation)
· Contrôler et diffuser les avis d'appel public à la concurrence et d'attribution et veiller à leur parution sur divers supports : site de dématérialisation via AWS
· Réceptionner et contrôler les offres notamment les candidatures
· Veiller au bon déroulement des négociations via AWS
· Rédiger le rapport d'analyse des offres pour les données administratives et saisir les notes dans Marco Web
· Participer à la rédaction de la présentation (marché ou avenant) faite en CMAPA ou en CAO
· Rédiger les lettres de rejet pour tous les marchés
· Vérifier et solliciter les pièces administratives des entreprises demandées dans les marchés via AWS
· Notifier les marchés aux entreprises titulaires
· Gérer les pièces administratives du marché (les mises au point de marchés, ordres de services, avenants, demandes d'agrément d'un sous-traitant, affermissement des tranches optionnelles...)
· Préparer et transmettre au Secrétaire Général aux Affaires Régionales de la Préfecture les marchés qui doivent être légalisés de manière dématérialisée via iXBUS
· Réaliser et tenir à jour les tableaux de suivi par opération
· Enregistrer les pièces des marchés sous T achats
· Suivre les procès-verbaux de réception des chantiers (avec ou sans réserve) en lien avec le maître d'œuvre et le chargé d'opérations

Assurer le suivi financier des opérations immobilières :
· Créer les fiches "marché" et engagements dans CORIOLIS WEB pour les opérations (bons de commande "simple", bons de commande sur Accord-Cadre, marchés subséquents) pour les marchés de travaux, de services, et de prestations intellectuelles. Gérer les avenants et sous-traitants et rattacher les pièces administratives.
· Identifier les codes " nature " UF et CMP
· En lien avec les cellules de gestion, suivre la création des opérations dans EDIFLEX

Activités associées :
· Enregistrer, suivre et gérer les relances auprès des entreprises sur la plateforme ACTIVIGIE - BATIVIGIE
· Suivre les permis de construire (demande préalable d'autorisation de travaux, déclaration d'ouverture et de fin de chantier...)
· Veiller à la bonne organisation des réunions (chantier, interne, maître d'œuvre, autre)
· Assurer l'archivage complet des dossiers opérationnels (papier et numérique).
· Rédiger, mettre en forme et suivre des courriers (CHRONO)
· Gérer les appels téléphoniques et les messages, le cas échéant

Vous participez également au fonctionnement du service (10%) :
· Contribuer à l'échange de pratique et à la diffusion de l'information et à la formation des nouveaux arrivants
· Assurer l'entraide et le remplacement des autres gestionnaires conduite d'opérations (notamment lors des congés annuels)
. Contribuer à la rédaction des procédures, proposer de nouvelles méthodes de travail et participer aux réflexions sur l'organisation du travail

Conditions générales :
Horaires: 37 h - 39 h ou 40 h/semaine
NBI: Non

Spécificités:
- Déplacements occasionnels : inauguration d'un lycée, réunion de chantier, visite de rentrée du Président...
- Pose de congés : se coordonner avec les autres gestionnaires et avec les chargés d'opérations afin d'assurer la continuité du service (notamment lors des congés annuels, des périodes de fin d'année scolaire ou de rentrée scolaire de septembre).

RIFSEEP: B2

Avantages sociaux :
Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant ou accès à la restauration collective RIA, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya

- Connaître le champ d'intervention de la Direction du patrimoine éducatif culturel et sportif, les circuits et procédures internes
- Connaître les procédures règlementaires administratives associées à la maîtrise d'ouvrage
- Connaître le vocabulaire technique de la construction et les grands principes de déroulement d'une opération
- Connaître la réglementation et les procédures internes sur marchés publics
- Connaitre la réglementation et les procédures internes en matière budgétaire
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques
- Connaître/S'approprier les applications métiers (MARCOWEB, CORIOLIS, AWS, IXBUS, EDIFLEX)
- Posséder le sens de l'organisation et de la méthode
- Faire preuve d'autonomie dans l'organisation de son travail et prendre des initiatives dans la limite de son champ de responsabilité
- Savoir travailler en équipe et s'adapter à ses multiples interlocuteurs
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de discernement et de réactivité