Placé sous l'autorité de la responsable du secrétariat Général, vous aurez pour mission d'accompagner, organiser et fluidifier le quotidien du Président, du DGS et du service, d'anticiper les besoins en matière administrative et logistique.
-Assister le Président et le Directeur Général des Services et anticiper les besoins de manière proactive,
-Organiser et planifier l’agenda du Président et du DGS
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, appels téléphoniques et demandes diverses du Président et du DGS
-Assurer de manière rigoureuse, la tenue administrative et logistique du secrétariat de du service, notamment en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
-Veiller à la bonne coordination de la gestion administrative et de la bonne circulation de l'information au sein du comité de direction : vérifier les convocations, la constitution finale des dossiers, la reprographie ainsi que l'envoi des dossiers de réunions pilotées par le DGS,
-Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents de formes et de contenus divers (courriers, courriels, notes, comptes rendus, PV etc.)
-Faire un travail minutieux de relecture des documents émanant du secrétariat et des parapheurs des services : s'assurer de la bonne syntaxe, veiller à l'orthographe et la conjugaison, et apporter une correction le cas échéant
-Favoriser la coordination des services : Suivi des flux parapheurs papiers, courrier, planning de présence des agents et d’astreinte des élus,
-Participer à la préparation des instances communautaires
-Renseigner, centraliser et suivre les indicateurs de la direction dans le cadre de la certification ISO 9001