Secrétariat Général h/f
Offre n° O045251125000436
Publiée le 25/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 rue Gambetta, Montargis (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
25/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
En collaboration directe avec la Direction Générale des Services, ce poste de responsable des services vise à intervenir auprès de l'ensemble des 25 services municipaux de la mairie par le suivi et la préparation des dossiers à instruire en commissions et conseil municipal, ainsi que par l'enregistrement et la diffusion du courrier.
Missions / conditions d'exercice
ATTRIBUTIONS ET FONCTIONS :
Assistance à la Direction Générale
- Gestion de l’agenda de la direction générale
- Classement et suivi administratif des dossiers gérés par la DGS, synthèses, notes de suivi
- Gestion et suivi des outils collaboratifs et des procédures
- Suivi des parafeurs de l’ensemble des services (relecture, corrections éventuelles et apposition de tampons)
Sécurisation juridique et gestion administrative
- Assurer une veille juridique et réglementaire ainsi que sa diffusion auprès des services
- Veiller au bon respect de la réglementation
- Informer et sensibiliser les services au processus de contrôle préalable des actes
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques
- Concevoir et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité et les délais des processus administratifs
- Gérer les délégations de signatures de la collectivité
Préparation et suivi des instances municipales
- Planification, réservation des salles, inscription sur les agendas
- Préparation, rédaction, vérification des rapports, des délibérations, des convocations, du compte-rendu d’affichage, diffusion aux services
- Secrétariat des séances de Conseil (organisation matérielle des séances, rédaction des PV et CR, rédaction et contrôle des actes, télétransmission, diffusion, interlocuteur du contrôle de légalité)
- Constitution des registres
- Gestion des registres des arrêtés, décisions et délibérations
- Gestion du Recueil des actes administratifs trimestriel (collecte de tous les actes de la ville et classement par matière)
- Télétransmission des actes de l’ensemble des services au Contrôle de légalité sur « FAST »
Gestion des appels et du courrier « Arrivée » de la ville
- Réception, enregistrement et diffusion
- Enregistrement du courrier multi diffusion sur « DOTELEC »
- Réception des circulaires préfectorales et autres sur messagerie pour l’ensemble des services (lecture et retransmission aux destinataires)
- Gestion des appels du service
Gestion des dossiers spécifiques
- Autorisation de stationnement « Taxis »
- Arrêté « d’hospitalisations d’office »
- Fête des associations (préparation, gestion de l’évènement)
- Tout autre dossier en lien avec la direction générale
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
SAVOIR-FAIRE
Rédaction d’actes administratifs, de courriers, de rapports et de notes de synthèse
Veille juridique
Prise de notes, maîtrise informatique, autonomie dans l’organisation des tâches.
Utilisation de logiciels spécifiques (traitement du courrier, dématérialisations…etc.)
Organisation matérielle de réunions
Classement, constitution de dossiers, suivi, outils de partage
Assistance à la Direction Générale
- Gestion de l’agenda de la direction générale
- Classement et suivi administratif des dossiers gérés par la DGS, synthèses, notes de suivi
- Gestion et suivi des outils collaboratifs et des procédures
- Suivi des parafeurs de l’ensemble des services (relecture, corrections éventuelles et apposition de tampons)
Sécurisation juridique et gestion administrative
- Assurer une veille juridique et réglementaire ainsi que sa diffusion auprès des services
- Veiller au bon respect de la réglementation
- Informer et sensibiliser les services au processus de contrôle préalable des actes
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques
- Concevoir et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité et les délais des processus administratifs
- Gérer les délégations de signatures de la collectivité
Préparation et suivi des instances municipales
- Planification, réservation des salles, inscription sur les agendas
- Préparation, rédaction, vérification des rapports, des délibérations, des convocations, du compte-rendu d’affichage, diffusion aux services
- Secrétariat des séances de Conseil (organisation matérielle des séances, rédaction des PV et CR, rédaction et contrôle des actes, télétransmission, diffusion, interlocuteur du contrôle de légalité)
- Constitution des registres
- Gestion des registres des arrêtés, décisions et délibérations
- Gestion du Recueil des actes administratifs trimestriel (collecte de tous les actes de la ville et classement par matière)
- Télétransmission des actes de l’ensemble des services au Contrôle de légalité sur « FAST »
Gestion des appels et du courrier « Arrivée » de la ville
- Réception, enregistrement et diffusion
- Enregistrement du courrier multi diffusion sur « DOTELEC »
- Réception des circulaires préfectorales et autres sur messagerie pour l’ensemble des services (lecture et retransmission aux destinataires)
- Gestion des appels du service
Gestion des dossiers spécifiques
- Autorisation de stationnement « Taxis »
- Arrêté « d’hospitalisations d’office »
- Fête des associations (préparation, gestion de l’évènement)
- Tout autre dossier en lien avec la direction générale
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
SAVOIR-FAIRE
Rédaction d’actes administratifs, de courriers, de rapports et de notes de synthèse
Veille juridique
Prise de notes, maîtrise informatique, autonomie dans l’organisation des tâches.
Utilisation de logiciels spécifiques (traitement du courrier, dématérialisations…etc.)
Organisation matérielle de réunions
Classement, constitution de dossiers, suivi, outils de partage
Profils recherchés
CONNAISSANCES
Cadre règlementaire :
- du fonctionnement du Conseil Municipal et des Collectivités Locales,
- des pouvoirs du Maire.
Fonctionnement du contrôle de légalité et du Conseil Municipal. Compétences et missions des services de la mairie et des partenaires institutionnels.
Règlementation relative aux Taxis, hospitalisations d’office.
Logiciel de traitement de texte, messagerie, agendas
QUALITÉS ET APTITUDES (autres que qualités relationnelles)
Organisation, polyvalence, discrétion.
Disponibilité, autonomie, esprit de synthèse et d’anticipation.
Maitrise de la syntaxe et de l’orthographe.
QUALITÉS RELATIONNELLES
Sens de l’accueil. Collaboration d’écoute et de conseil auprès des responsables de service et des élus.
Spécificités du poste : Disponibilité pour les séances du Conseil Municipal
Cadre règlementaire :
- du fonctionnement du Conseil Municipal et des Collectivités Locales,
- des pouvoirs du Maire.
Fonctionnement du contrôle de légalité et du Conseil Municipal. Compétences et missions des services de la mairie et des partenaires institutionnels.
Règlementation relative aux Taxis, hospitalisations d’office.
Logiciel de traitement de texte, messagerie, agendas
QUALITÉS ET APTITUDES (autres que qualités relationnelles)
Organisation, polyvalence, discrétion.
Disponibilité, autonomie, esprit de synthèse et d’anticipation.
Maitrise de la syntaxe et de l’orthographe.
QUALITÉS RELATIONNELLES
Sens de l’accueil. Collaboration d’écoute et de conseil auprès des responsables de service et des élus.
Spécificités du poste : Disponibilité pour les séances du Conseil Municipal
Contact et modalités de candidature
Contact
0238951050
Informations complémentaires
Lettre de motivation obligatoire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.