MISSIONS DE L’AGENT – Responsable du service Vie Associative

Sous l’autorité de la directrice Vie Associative et Engagement Républicain, et en lien fonctionnel avec le directeur des Sports et de la Directrice de la Culture et du Patrimoine, vous aurez en charge les missions suivantes :

1- Pilotage stratégique du projet d’établissement de la Maison de la Vie Associative :
- Définir, mettre en œuvre et évaluer le projet d’établissement (vision, axes stratégiques, feuille de route, indicateurs) : conduire l'amélioration continue du fonctionnement (accueil, outils, gestion des planning, process internes, arrêtés de mise à disposition, valorisation)
- Développer la MVA comme centre de ressources complet pour les bénévoles avec les plateformes existantes (ASSOS, BIG CAPTAIN) : Matériel mutualisé / équipements : Mise à disposition de salles / Offre de formation des bénévoles et dirigeants associatifs / Pôle documentaire et ressources juridiques-administratives / Espace de coworking associatif / Dispositifs d’échanges de services / entraide inter-associative / RGPD
- Développer des partenariats institutionnels (services de l’État, CAF, Département, France Bénévolat, Banque des territoires etc.) en organisant des permanences ou des temps de rencontre
- Rédaction de notes, synthèse pour aider à la décision, alerter
- Structurer et formaliser les procédures internes du service.

2- Management et coordination du service Vie Associative – guichet unique :
- Encadrer et animer l’équipe du service (répartition des missions, suivi d’activité, conduite du changement, montée en compétence).
- Garantir la qualité de l’accueil du public et la cohérence de l’information délivrée aux associations en lien avec l'équipe gardien et le PDTP.
- Organiser et piloter les flux entre l'accueil et les chargés de développement : demandes de salles, prêt de matériel, courriels du guichet unique, appels téléphoniques, demandes d’accompagnement.
- Impulser une dynamique de travail transversal entre agents d’accueil, chargés de développement, les autres services du Pôles et de la ville.
- Assurer le suivi administratif du service, les entretiens professionnels et la gestion des outils de planification (INCOVAR, INSER)l
- Prévoir le flux du courrier/parapheur avec la mairie principale

3- Accompagnement et développement de la vie associative :
- Piloter les évènements de la ville pour les associations (Talents d'Asso, Forum des associations) et accompagner les associations dans leurs organisations de manifestations
- Accompagner les associations dans leurs démarches : création d’association, gestion administrative et financière, recherche de financements / subventions, gouvernance et fonctionnement interne.
- Formaliser et diffuser des outils (informations, guides, fiches pratiques, modèles).
- Concevoir et coordonner le programme de formation des bénévoles en lien avec les chargés de développement et chargés de mission engagement./CTAI
- Organiser des temps collectifs : rencontres thématiques, ateliers, permanences spécialisées, cafés associatifs.
- Observer, analyser et valoriser le tissu associatif : observatoire, veille, cartographie, tendances.

4- Pilotage administratif, financier de la MVA :
- Superviser la gestion des espaces, du matériel, du planning et des arrêtés de mise à disposition annuel ou conventions de mise à disposition pluriannuelles en lien avec le service urbanisme
- Optimiser les budgets dédiés (fonctionnement, investissement, subventions).
- Assurer la gestion des salles associatives : maintenance, nettoyage, sécurité et garantir la réglementation applicable aux ERP, RGPD, assurances.