Coordination technique :
• Organiser des groupes de travail (ateliers, temps d’échanges) nécessaires à la collecte des informations auprès des utilisateurs à des fins d’intégration dans le SAE ;
• Assurer l'interface opérationnelle entre les différentes parties prenantes au projet (partenaires institutionnels, techniques, usagers) ;
• Suivre étroitement le déploiement du projet avec le tiers archiveur ;
• Participer, en appui, aux tests de paramétrages et recette fonctionnelle ;
• Valider les différents livrables (politique d’archivage, bordereaux de versement, procédures de versement, etc…) ;
• Identifier et contribuer à la résolution des blocages (techniques, organisationnels, juridiques) en lien avec les parties prenantes.
Accompagnement des utilisateurs / fédération de la communauté de pratiques :
• Être le Référent technique fonctionnel et méthodologique des bénéficiaires ;
• Accompagner les usagers dans la conduite du changement liée au projet d’archivage ;
• Traiter et suivre les besoins d’assistance en lien avec le tiers archiveur ;
• Contribuer à la rédaction et au maintien à jour des documentations ;
• Créer et animer un groupe de travail régional des archivistes (webinaires, retours d’expérience, FAQ partagée) ;
• Capitaliser et diffuser des outils (guides, tutoriels, modèles de documents) pour standardiser les pratiques en lien avec le service communication ;
• Assurer le lien institutionnel avec les services des archives départementales en tant qu'interlocuteur privilégié et articuler le projet de SAE intermédiaire avec LIGERIS 2 ;
• Participer au suivi de la qualité de service via la satisfaction des utilisateurs.
Communication et formation :
• Concevoir, en lien avec le service communication, des supports de communication (newsletters, fiches pratiques, vidéos) pour promouvoir le projet ;
• Informer les bénéficiaires sur l’actualité et l’activité du service d’archivage ;
• Contribuer à la formation en présentiel ou à distance des agents utilisateurs débutants ou confirmés sur les logiciels proposés (As@lae, Versae) ;
• Concevoir la documentation destinée aux utilisateurs (tutoriels) ;
• Organiser des webinaires de présentation des fonctionnalités et bonnes pratiques sur les logiciels.
Suivi et reporting :
• Assurer une veille réglementaire et méthodologique dans le domaine de l'archivage électronique ;
• Participer, le cas échéant, aux différentes réunions nationales et locales sur la thématique de l’archivage ;
• Élaborer des tableaux de bord pour suivre l’avancement des déploiements (nombre de communes raccordées, volume de données versées, etc) ;
• Rédiger des rapports d’étape pour rendre compte de l’activité à la cheffe de pôle.