Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O045260924000648
Publiée le 24/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
12 rue de la mairie, Griselles (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
23/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Assurer un accueil de qualité : bonne tenue du hall d’accueil en triant et en réactualisant régulièrement la documentation mise à disposition du public
Secrétariat :
- Traitement et gestion du courrier et courriel départ et arrivée
- Tâches administratives diverses : frappe de courriers – classement – archivage en fin d’année
- Elaboration des arrêtés dans les domaines de la voirie, de l’urbanisme, des affaires générales et des débits de boissons
Affaires scolaires :
- Pré-inscription des enfants à l’école
- Préparation des dossiers d’inscription aux services périscolaires à chaque rentrée scolaire (cantine-garderie-étude surveillée-dérogations)
- Gestion du portail BL Enfance : inscriptions des enfants à la cantine et à la garderie – commandes des repas de cantine – facturation en début de mois
- Suivi des restes à recouvrer en Trésorerie
- Préparation et organisation du conseil municipal des enfants
Affaires générales
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (suivi des tarifs, états des lieux et règlements)
- Assurer la commande de l’alimentation et fleurs pour les cérémonies.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Communication :
- Gestion du site internet – panneau pocket – panneau d’affichage de la mairie
- Mise à jour régulière des trois supports de communication
Etat civil :
- Recevoir, instruire et délivrer les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’État Civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, changement de nom/prénom, PACS…)
- Tenue des registres d’état civil (ouverture et clôture – tables annuelles et décennales)
- Préparation de la salle du conseil municipal pour les mariages
- Cimetière : vente de concessions – traitement des demandes des pompes funèbres – gestion du logiciel cimetière de Berger Levrault
- Recensement militaire : inscriptions des jeunes - établissement et transmission des listes chaque trimestre
- Délivrance de certificats divers et légalisations de signature
- Instruction et célébration des parrainages civils
- Traitement des livrets de famille - Recensement citoyen –
- Traitement des actes et opérations administratives du funéraire –
- Traitement des dossiers relatifs aux autres missions du service - Traitement des dossiers de demandes de titres sécurisés
Elections :
- Gestion matérielle des listes électorales (inscriptions et radiations)
- Préparation des divers scrutins (organisation des permanences du bureau de vote et transmission aux élus – préparation des feuilles de dépouillement – impression des cartes électorales – gestion des procurations)
- Préparation de la salle polyvalente pour l’organisation du bureau de vote
- Transmission des résultats à la Préfecture et affichage
Urbanisme :
- Gérer les dossiers et les correspondances des autorisations d’urbanismes (de la réception à la délivrance) ainsi que la police de l’urbanisme ; assurer le lien avec le service instructeur,
- Gérer le suivi administratif des autorisations au titre des ERP ;
Salles communales :
- Gestion des plannings des locations de la salle polyvalente et de la salle du bourg
- Vérification des contrats de location pour les réservations desdites salles suivant le règlement et la convention en vigueur
- Mise à jour de l’inventaire du matériel des salles communales
- Etablissement des fiches de prêt de tables et chaises aux administrés
- Etat des lieux lors des locations de la salle du bourg
Fêtes et cérémonies :
- Préparation et envoi des invitations lors des diverses manifestations de la commune (commémorations – vœux du Maire – repas des Ainés…)
- Etablissement des affiches et communication des diverses manifestations
- Préparation de la salle du conseil municipal de la mairie et de la salle polyvalente pour les pots des commémorations ou autres manifestations
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Assurer un accueil de qualité : bonne tenue du hall d’accueil en triant et en réactualisant régulièrement la documentation mise à disposition du public
Secrétariat :
- Traitement et gestion du courrier et courriel départ et arrivée
- Tâches administratives diverses : frappe de courriers – classement – archivage en fin d’année
- Elaboration des arrêtés dans les domaines de la voirie, de l’urbanisme, des affaires générales et des débits de boissons
Affaires scolaires :
- Pré-inscription des enfants à l’école
- Préparation des dossiers d’inscription aux services périscolaires à chaque rentrée scolaire (cantine-garderie-étude surveillée-dérogations)
- Gestion du portail BL Enfance : inscriptions des enfants à la cantine et à la garderie – commandes des repas de cantine – facturation en début de mois
- Suivi des restes à recouvrer en Trésorerie
- Préparation et organisation du conseil municipal des enfants
Affaires générales
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (suivi des tarifs, états des lieux et règlements)
- Assurer la commande de l’alimentation et fleurs pour les cérémonies.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Communication :
- Gestion du site internet – panneau pocket – panneau d’affichage de la mairie
- Mise à jour régulière des trois supports de communication
Etat civil :
- Recevoir, instruire et délivrer les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’État Civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, changement de nom/prénom, PACS…)
- Tenue des registres d’état civil (ouverture et clôture – tables annuelles et décennales)
- Préparation de la salle du conseil municipal pour les mariages
- Cimetière : vente de concessions – traitement des demandes des pompes funèbres – gestion du logiciel cimetière de Berger Levrault
- Recensement militaire : inscriptions des jeunes - établissement et transmission des listes chaque trimestre
- Délivrance de certificats divers et légalisations de signature
- Instruction et célébration des parrainages civils
- Traitement des livrets de famille - Recensement citoyen –
- Traitement des actes et opérations administratives du funéraire –
- Traitement des dossiers relatifs aux autres missions du service - Traitement des dossiers de demandes de titres sécurisés
Elections :
- Gestion matérielle des listes électorales (inscriptions et radiations)
- Préparation des divers scrutins (organisation des permanences du bureau de vote et transmission aux élus – préparation des feuilles de dépouillement – impression des cartes électorales – gestion des procurations)
- Préparation de la salle polyvalente pour l’organisation du bureau de vote
- Transmission des résultats à la Préfecture et affichage
Urbanisme :
- Gérer les dossiers et les correspondances des autorisations d’urbanismes (de la réception à la délivrance) ainsi que la police de l’urbanisme ; assurer le lien avec le service instructeur,
- Gérer le suivi administratif des autorisations au titre des ERP ;
Salles communales :
- Gestion des plannings des locations de la salle polyvalente et de la salle du bourg
- Vérification des contrats de location pour les réservations desdites salles suivant le règlement et la convention en vigueur
- Mise à jour de l’inventaire du matériel des salles communales
- Etablissement des fiches de prêt de tables et chaises aux administrés
- Etat des lieux lors des locations de la salle du bourg
Fêtes et cérémonies :
- Préparation et envoi des invitations lors des diverses manifestations de la commune (commémorations – vœux du Maire – repas des Ainés…)
- Etablissement des affiches et communication des diverses manifestations
- Préparation de la salle du conseil municipal de la mairie et de la salle polyvalente pour les pots des commémorations ou autres manifestations
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Contact et modalités de candidature
Contact
0238967144
Informations complémentaires
par mail : sgriselles@outlook.fr
pièces à joindre :
CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires territoriaux : arrêté fixant la dernière situation administrative
pièces à joindre :
CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires territoriaux : arrêté fixant la dernière situation administrative
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE GRISELLES
>12 rue de la mairie
45210 GRISELLES
>12 rue de la mairie
45210 GRISELLES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.