Chargé d'accueil état civil (h/f)
Offre n° O045261109000129
Publiée le 09/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
251 route d'Orléans, Sandillon (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'un remplacement, pour un congé maternité, la commune de Sandillon recherche un chargé d'accueil et d'état civil. Placé (e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l’agent d’accueil et d’état civil a pour rôle principal d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l’état civil dont il a la charge et de l’agence postale
Missions / conditions d'exercice
o Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents,
- Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité,
- Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence,
- Noter et transmettre les messages aux différents services en recueillant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet).
o Agence postale communale :
- Accueillir et faire découvrir l'ensemble des services proposés :
o services postaux : affranchissement, produits postaux, remise des instances,
o services financiers : remise d'espèces, orientation des clients vers les conseillers financiers pour les produits financiers élaborés,
- Gérer l'agence postale communale : tenue des opérations comptables quotidiennes, mise à jour de la communication commerciale, mise en place des produits de vente, communication avec le bureau de poste du territoire.
o Etat civil :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics,
- Répondre aux courriers des usagers, mentions, livrets de familles, légalisations de signature et certificats de vie,
- Gérer les dossiers de recensement militaire,
- Inscrire des citoyens sur la liste électorale,
- Délivrer les autorisations de sortie du territoire,
- Effectuer le recensement militaire,
- Préparer les parrainages civils,
- Assurer la bonne tenue des registres d’état civil.
o Administration générale :
- Assurer la gestion du courrier entrant (réception, enregistrement, diffusion) et sortant (affranchissement),
- Trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au sein du courrier arrivé le cas échéant,
- Traiter les demandes de mise à disposition de salles et de matériel (particuliers et associations),
- Procéder à l’affichage règlementaire,
- Centraliser les commandes de fournitures bureautiques et gérer le stock,
- Rédiger des arrêtés divers : autorisations de travaux, débits de boissons…
o Appui à la préparation et au bon déroulement des élections,
o Aide au recensement de la population le cas échéant,
o Réalisation de missions administratives diverses.
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents,
- Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité,
- Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence,
- Noter et transmettre les messages aux différents services en recueillant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet).
o Agence postale communale :
- Accueillir et faire découvrir l'ensemble des services proposés :
o services postaux : affranchissement, produits postaux, remise des instances,
o services financiers : remise d'espèces, orientation des clients vers les conseillers financiers pour les produits financiers élaborés,
- Gérer l'agence postale communale : tenue des opérations comptables quotidiennes, mise à jour de la communication commerciale, mise en place des produits de vente, communication avec le bureau de poste du territoire.
o Etat civil :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics,
- Répondre aux courriers des usagers, mentions, livrets de familles, légalisations de signature et certificats de vie,
- Gérer les dossiers de recensement militaire,
- Inscrire des citoyens sur la liste électorale,
- Délivrer les autorisations de sortie du territoire,
- Effectuer le recensement militaire,
- Préparer les parrainages civils,
- Assurer la bonne tenue des registres d’état civil.
o Administration générale :
- Assurer la gestion du courrier entrant (réception, enregistrement, diffusion) et sortant (affranchissement),
- Trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au sein du courrier arrivé le cas échéant,
- Traiter les demandes de mise à disposition de salles et de matériel (particuliers et associations),
- Procéder à l’affichage règlementaire,
- Centraliser les commandes de fournitures bureautiques et gérer le stock,
- Rédiger des arrêtés divers : autorisations de travaux, débits de boissons…
o Appui à la préparation et au bon déroulement des élections,
o Aide au recensement de la population le cas échéant,
o Réalisation de missions administratives diverses.
Profils recherchés
• Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)
• Bâtir une relation de confiance avec le maire, les élus, le DGS
• Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie…)
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières
• Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, école,..)
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire
• Organiser des échanges de pratiques professionnelles
• Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population
• Développer des dispositifs de concertation avec les usagers
• Planifier la gestion des locaux et des équipements
• Définir les besoins en matériel et en équipement
• Evaluer le patrimoine et les risques
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Concevoir des outils et des procédures de contrôle
• Contrôler et évaluer les actions des services
Méthodes et outils d’observation et de prospective
• Techniques et outils de gestion de l’activité
• Techniques de communication et de négociation
• Techniques d’écoute active et de médiation
• Techniques de gestion de conflits
• Technologies de l’information et de la communication
• Force de proposition
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Rigueur et organisation
• Connaissance des techniques de classement et d'archivage
• Autonomie
• Esprit d'équipe
• Esprit d'initiative
• Bâtir une relation de confiance avec le maire, les élus, le DGS
• Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de l'urbanisme (permis de construire, voirie…)
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
• Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières
• Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, école,..)
• Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire
• Organiser des échanges de pratiques professionnelles
• Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population
• Développer des dispositifs de concertation avec les usagers
• Planifier la gestion des locaux et des équipements
• Définir les besoins en matériel et en équipement
• Evaluer le patrimoine et les risques
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Concevoir des outils et des procédures de contrôle
• Contrôler et évaluer les actions des services
Méthodes et outils d’observation et de prospective
• Techniques et outils de gestion de l’activité
• Techniques de communication et de négociation
• Techniques d’écoute active et de médiation
• Techniques de gestion de conflits
• Technologies de l’information et de la communication
• Force de proposition
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Rigueur et organisation
• Connaissance des techniques de classement et d'archivage
• Autonomie
• Esprit d'équipe
• Esprit d'initiative
Contact et modalités de candidature
Contact
0238697980
Informations complémentaires
Adresser CV+ Lettre de motivation à M Le Maire
Mairie de Sandillon
251 route d'orléans
45640 Sandillon
Mairie de Sandillon
251 route d'orléans
45640 Sandillon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.