CAHORS
Ville d’art et d’Histoire
(20 000 habitants – Préfecture du Lot)

Recrute par voie statutaire, à défaut contractuelle

Un(e) Secrétaire du Maire - Président (h/f)

Catégorie B

Grade : Rédacteur, rédacteur principal
Service : Cabinet du Maire-Président


Descriptif du poste
Le cabinet du Maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services, les acteurs et partenaires du territoire. Il est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et contribue activement à la mise en œuvre des engagements de la collectivité.
Par votre fonction, vous contribuez à entretenir les contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la collectivité territoriale (associations, acteurs économiques, partenaires).
Votre poste a un caractère central qui implique de savoir travailler en transversalité avec les services et en collaboration directe avec le Maire et le directeur de cabinet.

Missions principales :
Placé sous la responsabilité du directeur de cabinet et de la communication, vous êtes chargé de la gestion de l’agenda du Maire-Président ainsi que de coordonner les représentations et les interventions du Maire-Président et des élus sur les divers terrains d’événements organisés sur le territoire de la Ville et du Grand Cahors. Vous assurez également le suivi des actions de proximité.
Vous organisez les prises de rendez-vous, la présence du Maire-Président ou de son représentant aux réunions et manifestations diverses et constituez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication et d’information. Vous prenez soin également de préparer les réunions, les entretiens et les événements institutionnels en assurant la production de fiches ou le recueil des éléments nécessaires auprès des personnes ressources. Vous assurez le suivi auprès des services compétents et auprès des personnes reçues par le Maire-Président au terme des audiences. Vous gérez la mise à jour d’une base de données des contacts et assurez l’envoi des invitations en nombre, qu’il s’agisse des vins d’honneurs, des cérémonies mémorielles et de vœux, ou d’événements dont la Ville et le Grand Cahors sont partenaires.
Dans le cadre de vos missions, vous serez par ailleurs amené à gérer les courriers adressés au Maire (tri, orientation dans les services) et à rédiger des courriers de réponse du Maire aux administrés ou aux administrations après avoir collecté les éléments auprès des services. Votre rôle de suivi de l’instruction de la correspondance par les divers services des collectivités garantira une réponse exhaustive aux demandes formulées par les administrés auprès de la Ville de Cahors et du Grand Cahors. Au quotidien, vous travaillerez en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.
Vous serez également amené à rédiger des interventions ou des éléments de contexte pour des prises de parole du Maire-Président tout comme des éditos du Maire-Président : brochure du Comité des Œuvres Sociales, plaquettes d’événements, de festivals, …
En outre, vous contribuerez à l’organisation des visites de terrain (communes, entreprises, particuliers…) ou des réunions publiques en élaborant le planning, en faisant le relais auprès de la Direction de la communication, en vous assurant de convier l’ensemble des personnes concernées tant au niveau des services que des élus, en réservant la salle et les matériels nécessaires et en suivant les demandes en lien avec les services techniques. Vous participerez aussi à l’organisation, la coordination et la programmation de réunions, cérémonies y compris militaires et vins d’honneur.
Vous assurerez l’accueil téléphonique et physique du secrétariat du Maire-Président et vous serez régulièrement emmené à renseigner les interlocuteurs et les orienter vers la personne compétente si nécessaire.
Vous élaborez et transmettez le planning des manifestations aux élus pour assurer la représentation de la collectivité. Vous élaborez enfin le planning des astreintes hebdomadaires des élus avant leur diffusion aux structures de secours et aux forces de l’ordre.

Relations internes / externes :

► Relations quotidiennes avec les élus municipaux et communautaires et avec l’équipe du cabinet.

► Relations avec l’ensemble des services en interne, notamment avec la Communication, le Secrétariat général et les affaires juridiques, les Services techniques et les Ressources Humaines.

► Relations avec les administrations, les partenaires institutionnels, les acteurs économiques, les associations, les habitants.

Issu d’une formation de niveau BAC à BAC+2 (BTS assistante de direction/manager, administration publique, gestion ou domaine similaire), vous avez une ou plusieurs expérience(s) réussie(s) de secrétariat de direction, idéalement en collectivité.
Vous avez une bonne connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités.
Vous êtes doté d’un réel sens du service public, de loyauté et de discrétion eu égard aux informations et documents dont vous avez connaissance.
Vous savez identifier les priorités et présentez de très bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles vous permettant d’être à l’écoute, de vous adapter à vos divers interlocuteurs et de délivrer des réponses adaptées tant à l’oral qu’à l’écrit.
Réactif, disponible, vous possédez une capacité d’organisation qui vous permet de percevoir les priorités, d’anticiper les demandes et de respecter les délais.
Vous êtes également reconnu pour votre sens de l’initiative, votre autonomie, mais aussi pour votre capacité à rendre compte à votre hiérarchie et aux élus.
Doté d’un solide esprit de synthèse, vous savez rechercher les personnes ressources tant en interne qu’à l’extérieur des services de la Ville et du Grand Cahors pour faire avancer les demandes que vous gérez.
Vous appréciez de travailler en collaboration et avez un bon esprit d’équipe vous permettant de rapidement vous intégrer dans un collectif de travail.
Très à l’aise avec les outils informatiques, notamment le pack office, vous êtes organisé et rigoureux dans le classement et l’archivage des dossiers.