Aussi, dans le cadre d'un fonctionnement garantissant la continuité et la fluidité du secrétariat général et des assemblées, en lien avec les autres membres de l’équipe :

Missions principales :

1. Assurer une fonction d’assistance auprès de la direction générale : 50%
• Planifier et préparer les engagements professionnels par la préparation et l’organisation de déplacements, de réunions et de rendez-vous,
• Assurer l’accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre, gérer les conflits d’agendas, …
• Assurer la circulation de l'information entre le CoDG et les différents pôles, services et les élus ainsi que le suivi des laboratoires (outil interne de suivi des projets du mandat),
• Assister le CoDG au pilotage de projets (appui à la planification, suivi de l’avancement, coordination des acteurs).


2. Organiser le traitement et la diffusion des informations : 40%
• Suivi du courrier « signalé » en réalisant des relances auprès des services et des notes réalisées par les pôles sous le logiciel Post Office,
• Coordination de la circulation des parapheurs, courriers, notes... (suivi des enregistrements),
• Intégration des priorités des directeurs généraux délégués dans la gestion quotidienne des activités,
• Assistanat ponctuel de la directrice générale des services,
• Gestion et coordination des réunions (logistique, réservation de dates et de salles, convocation, suivi de la commission attractivité, prestations...).

3. Assurer un soutien administratif : 10%
• Saisie et mise en forme de courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc. ; constitution et mise à jour de la base de données des contacts institutionnels.

Missions secondaires :

• Intervenir en renfort ponctuel auprès du service des assemblées.