1. Secrétariat des assemblées — en amont des séances
– Proposition et élaboration du calendrier des séances du conseil municipal
– Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : Constitution des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers et des délibérations présentés
– Assistance à la rédaction des délibérations et des dossiers afférents
– Convocation des élus via l'outil de télétransmission ; suivi des pouvoirs et du quorum
– Préparation des feuilles de présence, bulletins et procès-verbaux de vote
– Mise en ligne de l'ordre du jour, affichage règlementaire et inscription au registre
– Participation à la mise en place d'un système d'enregistrement des séances

2. Secrétariat des assemblées — pendant et après les séances
– Préparation de la salle et assistance technique aux élus (tablettes et matériels)
– Gestion des présences, des pouvoirs et suivi des votes
– Assistance à la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux ; finalisation des délibérations
– Transmission au contrôle de légalité par télétransmission et récupération des actes visés
– Publication des délibérations sur le site de la Ville et diffusion aux services

3. Gestion de l'agenda du Maire et missions transversales
– Organisation et optimisation de l'agenda du Maire : cohérence du planning, préparation des rendez-vous et contextualisation
– Relais des réunions et courriers auprès des élus
– Gestion du courrier entrant et de la messagerie institutionnelle, ventilation vers les services et le CCAS
– Suivi des arrêtés municipaux jusqu'à leur affichage et leur transmission au contrôle de légalité
– Gestion du planning de réservation des salles de la mairie
– Élaboration de tableaux de bord, outils de suivi et rétroplannings
– Participation à la mise en place d'une gestion électronique des documents (GED)
– Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées délibérantes