Secrétaire des assemblées
Offre n° O047260218000975
Publiée le 18/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du Général de Gaulle, Le Passage (Lot-et-Garonne (47))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
29/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction Générale des services, vous assurez le secrétariat des assemblées et veiller au bon déroulement des instances de la Ville.
Missions / conditions d'exercice
Avant la séance :
Proposer une programmation des séances avec un calendrier détaillé
Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : constitution et planification des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers présentés et des délibérations
Rédaction des dossiers et délibérations récurrents
Effectuer la convocation des élus via l’outil de télétransmission
Suivi des pouvoirs et du quorum et préparation des feuilles de présence
Préparation des bulletins et procès-verbaux des votes éventuels (essentiellement en début de mandature mais également sur certains conseils)
Suivi de la mise en ligne de l’ordre du jour sur le site internet de la Ville
Affichage de la convocation et l’ordre du jour et inscription sur registre d’affichage
Participation à la mise en place d’un système d’enregistrement pour le Conseil municipal
Pendant la séance :
Préparation de la salle
Enregistrement de la séance
Assistance aux Élus (sur les tablettes ou autres motifs) ;
Gestion de la présence des Élus (pouvoirs) ;
Prise de notes et gestion des votes lors de la mise en place des commissions (bulletins, PV, aide aux secrétaires)
Suivi des votes des délibérations.
Après la séance :
Rédaction des comptes rendus et des procès-verbaux
Finalisation des délibérations
Transmission au contrôle de légalité par télétransmission
Récupération des délibérations comportant le n° d’identification et le tampon de la Préfecture
Récupération des bordereaux d’acquittement
Préparation des documents au visa des Élus
Publication des délibérations et annexes sur le site de la Ville et gestion de l’envoi vers les services pour suite à donner
Autres missions :
Assurer le tri et la diffusion du courrier de la Ville et du CCAS
Assurer la gestion de la messagerie de la Mairie et assurer la diffusion des courriels aux services
Participer à la réflexion de la mise en place d’une GED (gestion électronique des documents)
Gestion du planning de réservation des salles de la Mairie
Assurer l'instruction et le suivi des arrêtés transmis par les services jusqu'à leur affichage et leur envoi au contrôle de légalité
Elaborer des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées
Proposer une programmation des séances avec un calendrier détaillé
Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : constitution et planification des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers présentés et des délibérations
Rédaction des dossiers et délibérations récurrents
Effectuer la convocation des élus via l’outil de télétransmission
Suivi des pouvoirs et du quorum et préparation des feuilles de présence
Préparation des bulletins et procès-verbaux des votes éventuels (essentiellement en début de mandature mais également sur certains conseils)
Suivi de la mise en ligne de l’ordre du jour sur le site internet de la Ville
Affichage de la convocation et l’ordre du jour et inscription sur registre d’affichage
Participation à la mise en place d’un système d’enregistrement pour le Conseil municipal
Pendant la séance :
Préparation de la salle
Enregistrement de la séance
Assistance aux Élus (sur les tablettes ou autres motifs) ;
Gestion de la présence des Élus (pouvoirs) ;
Prise de notes et gestion des votes lors de la mise en place des commissions (bulletins, PV, aide aux secrétaires)
Suivi des votes des délibérations.
Après la séance :
Rédaction des comptes rendus et des procès-verbaux
Finalisation des délibérations
Transmission au contrôle de légalité par télétransmission
Récupération des délibérations comportant le n° d’identification et le tampon de la Préfecture
Récupération des bordereaux d’acquittement
Préparation des documents au visa des Élus
Publication des délibérations et annexes sur le site de la Ville et gestion de l’envoi vers les services pour suite à donner
Autres missions :
Assurer le tri et la diffusion du courrier de la Ville et du CCAS
Assurer la gestion de la messagerie de la Mairie et assurer la diffusion des courriels aux services
Participer à la réflexion de la mise en place d’une GED (gestion électronique des documents)
Gestion du planning de réservation des salles de la Mairie
Assurer l'instruction et le suivi des arrêtés transmis par les services jusqu'à leur affichage et leur envoi au contrôle de légalité
Elaborer des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées
Profils recherchés
bac + 2 en gestion administrative
Expérience professionnelle similaire
SAVOIR-FAIRE
Rédaction de documents administratifs
Utilisation de logiciels bureautiques et logiciels métier
Analyse de documents
Etudes juridiques
Réalisation et présentation de dossiers
SAVOIRS
Connaissance des règles de fonctionnement des communes
Connaissance des procédures administratives et des circuits des assemblées délibérantes
Connaissances en droit public
Très bonne connaissance des missions des services municipaux
Maîtrise de l’outil informatique
SAVOIR-ÊTRE
Organisation, méthode et rigueur au travail.
Discrétion
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie et réactivité
Aptitudes relationnelles et sens du service public
CONTRAINTES DU POSTE :
Présence lors des séances des assemblées (en soirée)
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire (avec prime de fin d’année)
Temps de travail : 36h avec RTT
CNAS + participation employeur de 20€/mois pour la mutuelle maintien de salaire et 15€/mois pour la mutuelle santé
Expérience professionnelle similaire
SAVOIR-FAIRE
Rédaction de documents administratifs
Utilisation de logiciels bureautiques et logiciels métier
Analyse de documents
Etudes juridiques
Réalisation et présentation de dossiers
SAVOIRS
Connaissance des règles de fonctionnement des communes
Connaissance des procédures administratives et des circuits des assemblées délibérantes
Connaissances en droit public
Très bonne connaissance des missions des services municipaux
Maîtrise de l’outil informatique
SAVOIR-ÊTRE
Organisation, méthode et rigueur au travail.
Discrétion
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie et réactivité
Aptitudes relationnelles et sens du service public
CONTRAINTES DU POSTE :
Présence lors des séances des assemblées (en soirée)
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire (avec prime de fin d’année)
Temps de travail : 36h avec RTT
CNAS + participation employeur de 20€/mois pour la mutuelle maintien de salaire et 15€/mois pour la mutuelle santé
Contact et modalités de candidature
Contact
0553771877
Informations complémentaires
Merci d’adresser un CV, une lettre de motivation, le dernier arrêté de situation administrative ou l’attestation d’inscription sur la liste d’aptitude à :
Monsieur le Maire
Mairie du Passage d’Agen
Place du Général de Gaulle
47520 LE PASSAGE d’AGEN
Ou par mail : grh@ville-lepassage.fr
Pour tout renseignement, veuillez contactez Mme MESNIER Manon, DRH, au 05-53-77-18-77
Monsieur le Maire
Mairie du Passage d’Agen
Place du Général de Gaulle
47520 LE PASSAGE d’AGEN
Ou par mail : grh@ville-lepassage.fr
Pour tout renseignement, veuillez contactez Mme MESNIER Manon, DRH, au 05-53-77-18-77
Adresse de l'employeur
Commune du Passage d'Agen
>Place du Général de Gaulle
47520 Passage d'Agen
>Place du Général de Gaulle
47520 Passage d'Agen
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.