Assistant de direction des Archives départementales
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O049241001387747
Publiée le 11/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Département d'environ 815 000 habitants au cœur du Val de Loire, à 1H 30 de Paris et à 45 minutes de Nantes, reposant à la fois sur le dynamisme de ses territoires ruraux et péri-urbains et sur une centralité, Angers, très attractive et toujours classée parmi les villes où il fait très bon vivre.
Environ 2 800 agents territoriaux, assurent des missions de service public pour le Département de Maine-et-Loire. Ils oeuvrent chaque jour à la mise en place de la politique décidée par les conseillers départementaux.
Les métiers exercés par les agents du Département sont très variés et parfois peu connus. Quelques exemples :
Pour les solidarités : médecins, puéricultrices, sages-femmes, assistantes sociales, éducateurs
Pour le territoire : archéologues, cuisiniers, agents de maintenance et d'entretien, jardiniers, dessinateurs, techniciens
L Hôtel du Département, situé au 48B boulevard Foch à Angers, héberge la majorité des services administratifs.
11 Maisons des solidarités dispersées sur tout le département permettent d'offrir un service de proximité aux habitants.
4 Agences techniques départementales regroupent le personnel, le matériel et les équipements des services techniques, en particulier celui des routes.
Environ 2 800 agents territoriaux, assurent des missions de service public pour le Département de Maine-et-Loire. Ils oeuvrent chaque jour à la mise en place de la politique décidée par les conseillers départementaux.
Les métiers exercés par les agents du Département sont très variés et parfois peu connus. Quelques exemples :
Pour les solidarités : médecins, puéricultrices, sages-femmes, assistantes sociales, éducateurs
Pour le territoire : archéologues, cuisiniers, agents de maintenance et d'entretien, jardiniers, dessinateurs, techniciens
L Hôtel du Département, situé au 48B boulevard Foch à Angers, héberge la majorité des services administratifs.
11 Maisons des solidarités dispersées sur tout le département permettent d'offrir un service de proximité aux habitants.
4 Agences techniques départementales regroupent le personnel, le matériel et les équipements des services techniques, en particulier celui des routes.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Archives départementales - 106 rue de Frémur, Angers (Maine-et-Loire)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistance de direction est une professionnelle confirmée et assure principalement :
- la liaison avec les partenaires internes et externes de la direction des Archives et la diffusion de l'information au sein de la direction
- l'assistance de la directrice dont le suivi de l'agenda, des contacts et la préparation des dossiers
- l'enregistrement de l'ensemble du courrier en arrivée avec la maîtrise de la GEC
- le secrétariat administratif : rédaction des courriers généraux, suivi et envoi des réponses aux recherches
- la liaison avec les partenaires internes et externes de la direction des Archives et la diffusion de l'information au sein de la direction
- l'assistance de la directrice dont le suivi de l'agenda, des contacts et la préparation des dossiers
- l'enregistrement de l'ensemble du courrier en arrivée avec la maîtrise de la GEC
- le secrétariat administratif : rédaction des courriers généraux, suivi et envoi des réponses aux recherches
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Assistance de direction : point de coordination avec le secrétariat général, les autres directions et l'ensemble des partenaires internes et externes ; diffusion de l'information au sein de la direction, suivi des échéances, organisation de réunions, suivi des réservations de salle
Assistance de la directrice : tenue de l'agenda de la directrice, gestion des contacts, accueil des rendez-vous, prise de notes, préparation de dossiers
Courrier : enregistrement de tout courrier en arrivée, maîtrise de la Gestion Electronique du Courrier (GEC), tri et classement
Secrétariat : rédaction administrative des documents en respect de la charte, centralisation et envoi des réponses dans les délais aux demandes de recherches par correspondance
Activités secondaires :
Ressources humaines : correspondant Tribu (suivi des nouveaux arrivants, mise à jour organigramme/annuaire), suivi administratif des stages préprofessionnels
Polyvalence : renfort ponctuel aux autres activités administratives du service (accueil, standard etc.)
Transversal : participation ponctuelle aux projets transversaux de la direction
Assistance de direction : point de coordination avec le secrétariat général, les autres directions et l'ensemble des partenaires internes et externes ; diffusion de l'information au sein de la direction, suivi des échéances, organisation de réunions, suivi des réservations de salle
Assistance de la directrice : tenue de l'agenda de la directrice, gestion des contacts, accueil des rendez-vous, prise de notes, préparation de dossiers
Courrier : enregistrement de tout courrier en arrivée, maîtrise de la Gestion Electronique du Courrier (GEC), tri et classement
Secrétariat : rédaction administrative des documents en respect de la charte, centralisation et envoi des réponses dans les délais aux demandes de recherches par correspondance
Activités secondaires :
Ressources humaines : correspondant Tribu (suivi des nouveaux arrivants, mise à jour organigramme/annuaire), suivi administratif des stages préprofessionnels
Polyvalence : renfort ponctuel aux autres activités administratives du service (accueil, standard etc.)
Transversal : participation ponctuelle aux projets transversaux de la direction
Profils recherchés
Savoirs (connaissances théoriques)
Maitrise des techniques de secrétariat dont la rédaction administrative et les outils bureautiques en usage au Département (Windows, Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Maitriser les règles de la correspondance administrativeConnaissance de la réglementation propre aux Archives, à acquérir si besoin
Bases du statut de la FPT ; connaissance des dispositifs de formation
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique)
Planifier et intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
Hiérarchiser les informations et transmettre les messages avec discernement
Rédiger, mettre en forme tout document administratif ; gérer l'arborescence des fichiers Maîtriser (après formation éventuellement) les outils des gestion interne au Département, tels que : GEC, Tribu, e-mission etc.
Savoir procédural (procédures)
Connaitre l'organigramme et le fonctionnement du Département, en particulier les circuits administratifs et les règlements mis en place par la collectivité.Maîtriser les procédures de saisie et de circulation des courriers dans la G.E.C.
Savoir relationnel (relations humaines)
Sens du service public et sa disponibilité
Sens du relationnel, savoir renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours et son action, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Autres
Etre réactif et s'avoir s'adapter à l'activité
Maitrise des techniques de secrétariat dont la rédaction administrative et les outils bureautiques en usage au Département (Windows, Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Maitriser les règles de la correspondance administrativeConnaissance de la réglementation propre aux Archives, à acquérir si besoin
Bases du statut de la FPT ; connaissance des dispositifs de formation
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique)
Planifier et intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
Hiérarchiser les informations et transmettre les messages avec discernement
Rédiger, mettre en forme tout document administratif ; gérer l'arborescence des fichiers Maîtriser (après formation éventuellement) les outils des gestion interne au Département, tels que : GEC, Tribu, e-mission etc.
Savoir procédural (procédures)
Connaitre l'organigramme et le fonctionnement du Département, en particulier les circuits administratifs et les règlements mis en place par la collectivité.Maîtriser les procédures de saisie et de circulation des courriers dans la G.E.C.
Savoir relationnel (relations humaines)
Sens du service public et sa disponibilité
Sens du relationnel, savoir renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours et son action, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Autres
Etre réactif et s'avoir s'adapter à l'activité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Avantages :
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transport en commun et jusqu'à 300 ? de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
Découvrez notre promesse employeur et l'ensemble de nos avantages sur la page :
https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement
tickets restaurant - participation au contrat de prévoyance - Comité d'entreprise (CNAS) - plans de mobilité durables (75 % de prise en charge pour les transport en commun et jusqu'à 300 ? de forfait vélo).
Flexibilité
25 jours de congés et 22 jours de RTT - télétravail
Découvrez notre promesse employeur et l'ensemble de nos avantages sur la page :
https://www.maine-et-loire.fr/conseil-departemental/pourquoi-travailler-pour-le-departement
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.