Gérer et veiller au respect des procédures dans l’élaboration et le traitement des actes réglementaires des services du pôle :

En relation avec les services du pôle ADT, assurer l’organisation et la gestion des procédures relatives aux actes réglementaires :

 Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires au conseil municipal (délibérations, notes techniques, notes de présentations…) auprès de la direction générale ;
 Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
 Réaliser le suivi des procédures réglementaires en lien avec l’assistante de la direction générale (respect de la planification des phases pré et post conseil municipal : rédaction et mise en forme des délibérations, notifications aux services émetteurs du pôle, mise en signature et diffusion des conventions approuvées, mise en œuvre des délibérations, …)
 Assurer le traitement et le suivi des actes réglementaires en lien avec les services notamment les autorisations temporaires d’occupation du domaine public (permis de stationnement, permissions de voirie, arrêtés temporaires de police de la circulation, etc)
 Veiller à la tenue des registres et à la constitution des recueils des actes administratifs (arrêtés, décisions…)
 Organiser et contrôler l’affichage légal et la publication des actes,
- Veiller à la mise en œuvre d’une organisation garantissant l’archivage méthodique et rigoureux des documents et actes émanant du pôle

Apporter une assistance administrative à la Direction du pôle et aux élus :
Gestion administrative :

- Filtrer les besoins, attentes et questionnements des services auprès de la Direction
- Prioriser et organiser les rendez-vous et réunions : gestion des agendas, convocations, dossiers préparatoires, émargements, organisation logistique …,
- Prendre des notes, rédiger la correspondance du/de la Directeur.trice, établir des comptes-rendus de réunion ou relevés de décision, élaboration et/ou relecture et mise en forme des dossiers…,
- Traiter le courrier et en assurer le suivi (convocations, relances, représentation, pouvoir…)

Suivi administratif en lien avec le service Ressources Humaines :

- Assurer la gestion des EPI/vêtements de travail en étroite collaboration avec le service des Ressources humaines,
- Assurer la gestion du suivi des formations en étroite collaboration avec le service des Ressources humaines,
- Suivi administratif des astreintes : préparation du calendrier annuel, suivi des interventions (temps d’intervention, tableau de bord …)

Assurer la circulation et la diffusion de l’information :

- Collecter des données nécessaires, mise en place et suivi de tableaux de bord pour la direction et l’ensemble des services du pôle,
- Diffusion des directives et consignes données par la direction aux différents services,
- Diffusion des supports et outils permettant de développer en interne l’échange d’informations et la connaissance des projets de la collectivité.

Organisation de la gestion administrative et opérationnelle des missions du service Administratif du pôle ADT :

- Manager les agents du service (répartition et planification des tâches),
- Assurer l’organisation du service pour garantir la continuité du service,
- En l’absence des secrétaires, assurer l’accueil et la gestion des demandes d’intervention ou de réservation de salles et matériel en fonction du caractère d’urgence.