VOS MISSIONS:

L’Assistant de Direction a pour mission d’apporter une aide permanente aux directions en termes d’organisation de gestion, de communication, de traitement de courrier, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

MISSIONS ADMINISTRATIVES (DSF & CCAS) :
• Assister les directeurs,
• Gérer l’agenda des directeurs,
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers des directions
• Gérer le courrier, orienter et traiter les courriers dans le logiciel MEM,
• Saisir, mettre à jour les bases de données utilisées au sein des directions (organigramme institutionnel, Membres CA CCAS, Participants VADA …),
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations,
• Assurer le suivi des congés des chefs de service et de l’ensemble des directions,
• Être l’appui à la DSF et au directeur CCAS pour préparer différentes réunions et en réaliser les comptes-rendus,
• Soutien à la préparation des budgets DSF et CCAS avec les Directeurs,
• Assurer la coordination des relations entre les services DSF, les services du CCAS, les autres directions et avec les divers organismes, partenaires et associations ...

MISSIONS ADMINISTRATIVES (DSF) :
• Gérer ponctuellement les demandes d’interventions du CTM,
• Piloter les commandes de fournitures,
• Assister la direction et compléter les tableaux RH pour : Prime à la manière de servir, avancement d’échelons et de grades.

INSTANCES & RELATIONS FONCTIONNELLES (DSF & CCAS) :
• Constituer et préparer les dossiers des directeurs,
• Préparer les dossier du directeur DSF pour les Conseils municipaux,
• Planifier, organiser et participaer aux Conseils d’administration du CCAS (préparation et envoi des rapports, délibérations, rédiger les procès-verbaux, mise en ligne de l’ensemble des documents),
• Organiser des réunions, de la Commission solidarités, de l’accueil des nouveaux internes du CH Saumur, des rencontres diverses,
• Gérer les hospitalisations d’office (traitement des arrêtés et transfert à l’ARS),
• Traiter les demandes de subventions de l’Action Sociale, du CCAS et de la Politique de la Ville,
• Suivre et/ou créer les décisions et arrêtés pour les différents services du CCAS (mise en ligne et envoi annuel des indemnités des régisseurs au RH)


PROJETS VILLE & CCAS :
• Copilote du RFVAA – suivi du Plan d’Action avec les groupes de travail suite à la labellisation de la Ville de Saumur « Ville Amie des Aînés »,
• Suivi du Pôle SENIORS (avec le 2nd Copilote),
• Participer à l’élaboration de l’évènement Semaine Bleue,
• Inscrire les usagers (Semaine Bleue & repas des aînés)

LOGICIELS METIERS :
• DATAPOST, PORTAIL ASSO, E-ATAL, MEM, SYNBIRD, OUTLOOK, CYRIL, WORD EXCEL ...