Activités principales :
Organiser le fonctionnement de l’épicerie
- Planifier l’activité en fonction de l’ouverture hebdomadaire, des approvisionnements et des disponibilités des bénévoles ; ajuster l’organisation face aux imprévus.
- Préparer les permanences, organiser la mise en rayon et le réassort, veiller à l’affichage des prix et assurer l’ouverture et la fermeture selon les procédures définies.
- Veiller au respect du règlement de fonctionnement, de la jauge de l’établissement recevant du public (ERP) et des consignes de sécurité ; signaler les difficultés à la direction.
- Contribuer directement aux tâches nécessaires au fonctionnement de l’épicerie et organiser la continuité du service avec l’équipe bénévole.

Développer les approvisionnements et gérer les stocks
- Analyser les besoins en produits à partir de la fréquentation, des stocks et des retours des personnes accueillies ; préparer les commandes en tenant compte du budget, des capacités de stockage et d’écoulement.
- Développer et sécuriser un réseau diversifié de fournisseurs et de donateurs : Banque alimentaire, Halte du Cœur, MIAM, producteurs, grandes et moyennes surfaces, associations et entreprises. Assurer le lien opérationnel avec ces interlocuteurs.
- Organiser les collectes, les transports et les réceptions, en mobilisant les bénévoles ou en assurant les déplacements selon les besoins ; adapter les moyens aux produits et aux contraintes de conservation.
- Réceptionner et contrôler les marchandises : quantités, état, dates, températures et conformité. Appliquer les critères d’acceptation et refuser ou isoler les produits ne répondant pas aux exigences sanitaires, aux besoins de l’épicerie ou à ses capacités de stockage et d’écoulement.
- Enregistrer les mouvements de produits dans le logiciel de gestion, assurer les inventaires et la rotation des stocks ; anticiper les ruptures, limiter les surstocks, les pertes et le gaspillage.

Assurer la maîtrise sanitaire et la gestion des déchets
- Appliquer et faire appliquer le plan de maîtrise sanitaire (PMS) et les procédures de transport, réception, stockage, nettoyage-désinfection et traçabilité.
- Organiser les relevés de température des équipements frigorifiques, en vérifier la réalisation et assurer leur traçabilité ; veiller au maintien de la chaîne du froid.
- Assurer le suivi des dates limites de consommation (DLC) et des dates de durabilité minimale (DDM), selon les règles propres à chacune ; appliquer les procédures de mise à l’écart des produits non conformes.
- Organiser le tri, le stockage temporaire et l’évacuation des déchets, dans le respect des procédures et de l’hygiène des locaux.
- Signaler immédiatement les anomalies à la direction, prendre les mesures conservatoires nécessaires dans son périmètre et suivre les actions correctives.
Assurer les encaissements et le suivi de la régie
- Assurer les fonctions de régisseur envisagées pour le poste, sous réserve de nomination formelle et dans le périmètre fixé par les actes de régie.
- Organiser les encaissements, la tenue et la clôture de caisse ; assurer la concordance avec les opérations enregistrées dans le logiciel de gestion.
- Conserver les justificatifs, sécuriser les fonds et les moyens de paiement, effectuer les opérations de remise et de suivi prévues ; signaler tout écart ou incident à la direction et aux interlocuteurs compétents.

Coordonner et accompagner les bénévoles
- Recenser les disponibilités, élaborer les plannings, répartir les missions et organiser les remplacements.
- Accueillir les nouveaux bénévoles et leur transmettre les principes du projet, les procédures, les règles de sécurité et les consignes correspondant à leurs activités.
- Animer les temps de préparation, accompagner l’équipe dans la réalisation des tâches et vérifier la bonne application des consignes.
- Identifier les besoins de formation, favoriser la cohésion et la circulation de l’information ; partager avec la CESF les observations utiles au fonctionnement et à l’accueil.
- Veiller à la confidentialité, au non-jugement et au respect du libre choix des personnes ; intervenir en cas de difficulté et solliciter la direction lorsque la situation le nécessite.

Contribuer à la convivialité et aux partenariats
- Contribuer à un espace accueillant et convivial ; recueillir les retours des personnes sur les produits et les modalités d’accueil pour adapter le fonctionnement.
- Participer à l’organisation matérielle et logistique des actions collectives et des animations, en lien avec la CESF et les partenaires. La CESF porte leur dimension sociale et l’articulation avec l’accompagnement des personnes.
- Participer, en accord avec la direction, aux réunions et échanges de pratiques utiles à la gestion de l’épicerie, notamment ceux des réseaux ANDES et Banque alimentaire ; en partager les enseignements avec l’équipe.

Suivre et améliorer l’activité
- Tenir à jour les données nécessaires au pilotage : foyers accueillis, passages, paniers, approvisionnements, stocks, pertes, recettes, bénévolat et incidents, en utilisant les outils disponibles,
- Produire les éléments nécessaires aux bilans du CCAS et des partenaires ; contribuer au suivi budgétaire et rendre compte à la direction de l’activité, des écarts et des difficultés.
- Analyser les résultats et les retours de terrain, proposer des améliorations et mettre en œuvre les ajustements validés.