Commune nouvelle de 4 100 habitants, constituée en 2016, LA HAYE est la plus importante du Canton en nombre d'habitants. Territoire de de 60 km² constitué par 9 Communes historiques, dont 3 sont littorales, la ville a pour centre La Haye-du-Puits, lequel est réputé pour son niveau élevé de services et de commerces. Appartenant au Parc naturel régional des marais du Cotentin et du Bessin, accueillant le siège de la Communauté de Communes, LA HAYE est au cœur d'un bassin de vie préservé en constant développement. Les nombreux projets structurants (équipements, aménagements d'espaces publics, habitat), réalisés ou à venir, contribuent à renforcer le dynamisme d'un territoire déjà riche de son cadre de vie de qualité, de son attractivité touristique et du renforcement de son offre culturelle.

Pour les besoins d'organisation du service direction, la Commune de LA HAYE recherche un assistant de direction (femme ou homme).

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous êtes chargé(e) de gérer avec et pour le DGS les missions relavant de la Direction des services communaux, sur tous types de dossiers : projets communaux, organisation et suivi des décisions des instances communales, gestion des services, assurer le respect des lois et règlement dans le cadre de l'action communale.

1/Missions principales :

- Avec le DGS et le DGA, organiser les réunions des instances (Conseil municipal, Comité technique, CHSCT, Commissions), en préparer les supports (convocations, notes et annexes) et en assurer l'intégralité du suivi (télétransmission en Préfecture, aux intéressés, rédaction des comptes rendus...)
- Avec le DGS, préparer les dossiers de subvention d'investissement (DETR/DSIL et FIPD, CPS, Contrat de territoire...) :
1/ Participer à l'ensemble des réunions, prendre les notes.
2/ Participer à la phase préparatoire des recherches de subvention dans le cadre de la programmation des investissements N+1 en septembre/octobre N
3/ Préparer et suivre le référentiel des subventions en listant l'ensemble des financements possibles par opération et affecter les tâches par service (qui ? quoi ? quand ?)
4/ Effectuer les rappels à l'appui et coordonner les services pour l'obtention des pièces utiles permettant la rédaction et la validation technique ou financière (en interne ou avec les financeurs) des dossiers de demande de subvention.
- Assister aux réunions des instances et assurer le bon fonctionnement logistique et matériel des réunions.
- Assurer la tenue des registres communaux des actes publics : délibérations, décisions, arrêtés.
- Assurer la publication des actes sur les supports numériques de la Collectivité.
- Assurer les convocations de toutes les instances communales et commissions, la relecture et la transmission des comptes-rendus des réunions.
- Assister aux réunions de Direction et de service, prendre les notes et transmettre les comptes-rendus.
- Etablir un compte-rendu d'activité (verbal ou écrit) au DGS lors des périodes d'absence de ce dernier.


2/Organisation du service et du secrétariat :

- Organiser l'agenda du Maire et de la Direction : prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Organiser les réunions prévues dont la Direction est à l'initiative.
- Participer à diverses réunions, dont les réunions de services et de direction ; rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion.
- Rédiger tous types de courriers.
- Mettre en forme tous documents administratifs et comptes rendus de réunions.
- Exploiter et mettre à jour des fichiers de données propres à la Direction
- Réceptionner, enregistrer et distribuer, après visa, le courrier reçu en Mairie
- Organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes

3/ Gestion des sinistres :

Coordination des services et gestion des dossiers de sinistre et des relations avec les assurances.

4/ Missions occasionnelles :

Apporter son soutien au service de l'accueil et de la population en cas de nécessité : accueil téléphonique et physique.

- Expérience réussie sur un poste similaire.
- Connaissance de la maquette budgétaire M57 et des équilibres budgétaires.
- Connaissance exigée dans les déclarations et suivi des sinistres.
- Très bonne maîtrise d'Excel et de Word
- Organisation de la vie professionnelle de l'équipe de direction
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Qualités écrites et orales ; maîtrise parfaite de l'orthographe et de la syntaxe.
- Savoir filtrer et orienter les informations.
- Suivi des projets et activités de la direction
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Connaître l'environnement professionnel d'une Commune.
- Savoir organiser, hiérarchiser son activité et respecter les délais.
- Capacité d'adaptation.
- Disponibilité, discrétion et rigueur.
- Qualités rédactionnelles, humaines et relationnelles, organisation, autonomie, réactivité. Sens de l'autonomie et de la priorisation.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Sens de l'organisation.