Assistant(e) de direction
Offre n° O051250411000846
Publiée le 11/04/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Place de la Libération, Châlons-en-Champagne (Marne)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
19/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille statutaire + NBI + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice du SIEM, l’assistant(e) de direction aura en charge l’accueil téléphonique et physique de la collectivité, l’organisation des agendas de la direction et des responsables de service, le secrétariat ainsi que l’organisation des réunions, commissions ou comités liés à la vie politique du SIEM.
Missions / conditions d'exercice
1 Assurer l’accueil téléphonique et physique et le secrétariat de direction
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la collectivité
- Gérer les boîtes mail génériques du SIEM
- Enregistrer le courrier entrant et le distribuer aux services
- Enregistrer le courrier sortant
- Rédiger les courriers, notes ou documents utiles à la Direction ou au Président
- Elaborer des tableaux de bord divers (suivi d’activité ou projets)
2 Assurer la gestion administrative de la direction et du SIEM
- Organiser et planifier les réunions au sein de la direction avec les partenaires, en assurer la prise de notes et les comptes rendus
- Gérer les agendas de la directrice et du directeur adjoint
- Organiser au niveau matériel les formations des agents (réservations hôtels ou trains par exemple)
- Veiller au respect des échéances
- Centraliser la gestion du temps de travail des agents du syndicat : déclarations ou corrections dans l’outil dédié
- Tenir le planning des absences des agents de la collectivité
- Gérer les stocks et passer commandes des consommables (fournitures, denrées alimentaires…)
- Gérer la logistique autour des imprimantes
- Contrôler le prestataire d’entretien des locaux
- Gérer les abonnements divers de la collectivité
3 Organiser les réunions des instances politiques du syndicat
- Organiser les réunions permettant la vie politique du syndicat : commissions techniques, comité et bureau. Transmettre les ordres du jour et prévoir la logistique.
- Organiser les commissions particulières : CCSPL et commission consultative paritaire de l’énergie
- Organiser les élections du comité syndical
- Rédiger les procès-verbaux et les délibérations
- Envoyer les documents au contrôle de légalité
- Publier les actes sur le site internet du SIEM
- Archiver les documents selon les procédures élaborées
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la collectivité
- Gérer les boîtes mail génériques du SIEM
- Enregistrer le courrier entrant et le distribuer aux services
- Enregistrer le courrier sortant
- Rédiger les courriers, notes ou documents utiles à la Direction ou au Président
- Elaborer des tableaux de bord divers (suivi d’activité ou projets)
2 Assurer la gestion administrative de la direction et du SIEM
- Organiser et planifier les réunions au sein de la direction avec les partenaires, en assurer la prise de notes et les comptes rendus
- Gérer les agendas de la directrice et du directeur adjoint
- Organiser au niveau matériel les formations des agents (réservations hôtels ou trains par exemple)
- Veiller au respect des échéances
- Centraliser la gestion du temps de travail des agents du syndicat : déclarations ou corrections dans l’outil dédié
- Tenir le planning des absences des agents de la collectivité
- Gérer les stocks et passer commandes des consommables (fournitures, denrées alimentaires…)
- Gérer la logistique autour des imprimantes
- Contrôler le prestataire d’entretien des locaux
- Gérer les abonnements divers de la collectivité
3 Organiser les réunions des instances politiques du syndicat
- Organiser les réunions permettant la vie politique du syndicat : commissions techniques, comité et bureau. Transmettre les ordres du jour et prévoir la logistique.
- Organiser les commissions particulières : CCSPL et commission consultative paritaire de l’énergie
- Organiser les élections du comité syndical
- Rédiger les procès-verbaux et les délibérations
- Envoyer les documents au contrôle de légalité
- Publier les actes sur le site internet du SIEM
- Archiver les documents selon les procédures élaborées
Profils recherchés
Fonctionnement des collectivités et de l’environnement public
Bureautique et outils collaboratifs (Suite Office, suite Adobe, etc.)
Règles d’archivages
Appétence pour la gestion des dossiers administratifs plus ou moins complexes
Capacité à traiter l’information rapidement et à passer d’un sujet à l’autre
Parfaite maitrise du Pack Office (Word, Excel)
Excellentes capacités rédactionnelles
Organisation et rigueur
Bureautique et outils collaboratifs (Suite Office, suite Adobe, etc.)
Règles d’archivages
Appétence pour la gestion des dossiers administratifs plus ou moins complexes
Capacité à traiter l’information rapidement et à passer d’un sujet à l’autre
Parfaite maitrise du Pack Office (Word, Excel)
Excellentes capacités rédactionnelles
Organisation et rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0326641322
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation :
virginie.bailly@siem51.fr
virginie.bailly@siem51.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.