Sous la responsabilité de la Directrice de Pôle, vous assurer les missions suivantes :

Dans le cadre de la gestion des contrats suivis et gérés par le service, le responsable de service aura pour missions et en collaboration avec les gestionnaires :

Dans le cadre du contrat d’Assurances statutaires :

 Superviser et exécuter l’instruction des demandes d’indemnisation au titre des congés pour indisponibilité physique :
- Vérification des évènements saisis par les adhérents sur le logiciel dédiés et des justificatifs fournis selon le type de sinistres et conformément aux dispositions contractuelles fixées par l’assureur
- Contrôle et saisies des données de salaire
- Demande des justificatifs manquants
- Rédaction de tout courrier et courriel d’information concernant des dossiers gérés
- Classement et archivage dématérialisé et papier

 Assurer le suivi de la vie du contrat sur la procédure annuelle de déclaration des bases de l’assurance et des masses salariales


Dans le cadre de tous les contrats du service intégrant ceux en Protection Sociale Complémentaire : Prévoyance et Santé

 Accompagner au quotidien, les collectivités dans la gestion de leur contrat d’assurance et dans leur utilisation du/des logiciels dédiés, assurer leur conseil, apporter des réponses étayées et éclairantes, par tous moyens : courriels, appels téléphoniques, réunions de territoires, présentations orales.

 Assurer le suivi des adhésions et des résiliations, et de la vie des contrats, en partenariat avec les AMO dédiés si nécessaire, en mobilisant des tableaux de bord et participant aux réunions dédiées.

 Rendre compte de l’activité du service :
- Produire un rapport d’activités et des éléments d’analyse pour chaque domaine
- Participation aux relations avec les opérateurs d’assurance, assurer le rôle d’interlocuteur privilégié sur tous les sujets relatifs à la gestion des contrats.
- Assurer le suivi des questionnements et supports en attente de retours des opérateurs, en assurer la diffusion.
- Assurer des points d’activité réguliers et suivis avec la direction de pôle


 Organiser et participer à :
- la création et à la mise à jour de guides de procédures
- la production de tous documents et supports de communication permettant d’orienter/aider les adhérents
- la mise à jour et à l’alimentation du logiciel métier utilisé par le service en partenariat avec les opérateurs
- la reconduction/le renouvellement des contrats d’assurances, en collaboration avec la Direction : en assurer le suivi, l’évaluation, participer à toute le processus de démarche d’appel d’offre et de dialogue social en tant qu’interlocuteur principal et mener les actions inhérentes de recueil, d’analyse et de déploiement de manière active.
- La production des supports contractuels (conventionnement) selon les besoins

 Assurer l’animation du service : encadrement de 1 à 2 agents gestionnaires.

 Participer au suivi budgétaire des contrats par :
- Une production comptable et la facturation en lien avec les missions du service (établissement de tableaux pour le service comptabilité)
- Le suivi des évolutions de taux de cotisations, en concertation avec les opérateurs en assurance, notamment via l’analyse de l’absentéisme/sinistralité, effectuée de manière isolée et/ou pluridisciplinaire, pouvant amener à une réflexion en prévention.

 Travailler en transversalité avec vos pairs et les autres services du pôle et du Centre de Gestion. Participation aux réunions de service, de pôle, interpôles, selon les besoins