Accueil physique et téléphonique du public

Gestion de la messagerie et suivi des mails, (transmission aux élus et/ou personnes concernées)

Gestion du secrétariat de mairie :
- Etat-civil : naissances, mariages, décès, PACS, délivrance d’actes, mise à jour des livrets de famille, changements de prénom, baptêmes républicains, …
- Urbanisme : permis de construire, certificats d’urbanisme, déclaration préalable, instruire ou transmettre les dossiers (services de l’Etat ou de l’Agglomération), tenir les registres à jour et procéder à l’affichage réglementaire, renseigner les études notariales, …,
- Administratif (rédaction de délibérations, comptes rendus, procès-verbaux, arrêtés municipaux, gestion du fichier des chiens catégorisés, gestion du courrier, réponses aux usagers et administrations, convocations aux conseils municipaux, assurer une veille juridique, gérer les jurys d’assise, …),
- Divers : gérer les salles (assurer le suivi des réservations pour 3 salles des fêtes sur une période de 2 à 3 années), gérer et mettre en œuvre les décisions prises par les divers syndicats auxquels la commune adhère, gérer les affouages, gérer les déclarations auprès du SDED concernant l’éclairage public, suivre les affaires scolaires (inscriptions), informer et communiquer à l’intention des habitants (journal, site internet), gérer les jardins communaux, les baux de chasse, le logement communal (loyer, chauffage, location, déclaration,…).

Gestion de l’enregistrement des inscriptions électorales et du recensement :
- gérer le Répertoire Electoral Unique,
- gérer les radiations et les transferts,
- organiser les commissions de révision des listes électorales,
- organiser des scrutins politiques (planifier les bureaux de vote, suivre sur le terrain, rédiger les procès-verbaux),
- recenser les citoyens (journée d’appel à la défense, recensement militaire, …),
- mettre en œuvre, en lien avec l’INSEE, le recensement de la population tous les 5 ans,
- organiser le tirage au sort des jurés d’assises et les formalités qui s’en suivent.

Gestion des 3 cimetières (JONCHERY/LAHARMAND/SARCICOURT) :
- recevoir les familles dans le deuil et les aider dans les premières démarches,
- attribuer et renouveler les concessions,
- élaborer et mettre à jour les plans et fichiers des tombes.
-
Gestion de la comptabilité globale :
- participer à la préparation des budgets,
- émettre des mandats et titres, suivre les emprunts,
- passer des commandes selon les règles du Code des Marchés Publics,
- établir et suivre les demandes de subventions, du FCTVA,
- verser les indemnités aux élus et calculer les charges, déclarations sociales trimestrielles et annuelles,
- gérer les commandes d’achats divers (fournitures administratives, matériel de cérémonie,…),
- réaliser les demandes de subventions.

Participation à la mise en œuvre du projet municipal :
- conseiller, informer, alerter les élus sur les différents projets que la collectivité souhaite mettre en œuvre,
- participer aux conseils municipaux et aux différentes cérémonies ou événements au sein de la commune,
- organiser les manifestations du CCAS (repas des ainés, loto, chasse à l’œuf,…), gérer le budget
- organiser les vœux du Maire,
- coordonner et organiser le Conseil Municipal des Enfants.

Relations avec les enseignants et référents centre de loisirs
Relations avec les associations communales
Relations avec différents services de l’Agglomération de CHAUMONT : DRH, DEEJ, LOGISTIQUE (planning et remplacement des agents d’entretien des écoles) URBANISME, ASSAINISSEMENT ….)