• Organiser l'ensemble des travaux des instances dans l'intégralité du processus :
- Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l’instance (rapports de présentation, délibérations...) auprès de la direction générale ;
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires ;
- Informer et sensibiliser les différentes directions au contrôle juridique des actes, tout en assurant un soutien dans le cadre de ce contrôle ;
- Rédiger tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance et à ses suites (ordres du jour, convocations, synthèse, compte-rendu, délibérations, etc.)
- Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des instances (5 conseils municipaux, 5 conseils communautaires par an, 6 bureaux par an, en général) ;
- Sécuriser et transmettre les actes de la collectivité soumis au contrôle de légalité et en assurer le suivi ;
- Tenue des registres des délibérations et des décisions ;
• Collaborer avec la Direction Générale et les élus :
- Assurer conseil et assistance juridique auprès des élus et de la Direction Générale
- Fiabiliser les données transmises aux élus en sécurisant la constitution des dossiers de séance
- Harmoniser et optimiser le calendrier de l’ensemble des instances
• Assurer la liaison entre le service des assemblées et les différents services des deux Collectivités :
- Assurer l’interface administrative avec les services émetteurs des actes (décisions, arrêtés, etc.)
- Veiller au respect des obligations légales et réglementaires par les différents services dans le cadre du processus délibératif
• Assurer le suivi juridique
- Effectuer une veille règlementaire pour l’ensemble des services
- Intervenir en support des services dans la gestion des contentieux
- Etre en appui des services sur le volet juridique
- Assurer la rédaction de divers documents administratifs et juridiques (débits de boissons, ventes au déballage, autorisations de chasse, etc.)
- Gestion des syndicats professionnels