Assistant(e) de Direction
Offre n° O053240410000446
Publiée le 10/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
EVRON
Poste à pourvoir le
22/05/2024
Date limite de candidature
10/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Direction Générale des Services (DGS) regroupe actuellement 7 agents (dont la direction de la communication) et assure la coordination générale des services de la Communauté de communes et de la ville d'Evron.
Rattaché(e) au Directeur Général des Services, l'assistant(e) de direction y assure le soutien en matière d'organisation et de gestion générale des dossiers mais aussi, les missions administratives supports auprès des services de la direction, en lien avec les services de la DGA des ressources (DGAR).
Lieu de travail : Evron et, en cas de besoin, l'ensemble du territoire communautaire.
Rattaché(e) au Directeur Général des Services, l'assistant(e) de direction y assure le soutien en matière d'organisation et de gestion générale des dossiers mais aussi, les missions administratives supports auprès des services de la direction, en lien avec les services de la DGA des ressources (DGAR).
Lieu de travail : Evron et, en cas de besoin, l'ensemble du territoire communautaire.
Missions / conditions d'exercice
1/ Gestion administrative et financière des services de la DGS
* Préparer la logistique de différents évènements (instances, réunions, ...) ;
* Assurer la continuité de tous les services de la DG en matière de gestion administrative, financière, juridique, technique et stratégique ;
* Participer à l'élaboration budgétaire puis au suivi des budgets et créer des outils de suivi dédiés (tableaux de bord, indicateurs) ;
* Organisation des temps hebdomadaire de coordination, mettre en oeuvre les outils de suivi et assurer la bonne mise en oeuvre des décisions ;
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, dans le respect des interfaces établies avec les services de la DGAR et de la conformité des décisions prises en conséquence (notes de procédure).
2/ Assistance administrative auprès du DGS
* Assister le DGS dans l'organisation de son agenda ;
* Gérer les appels téléphoniques et traiter le courrier ;
* Organiser le tri et l'archivage des documents ;
* Assurer le suivi administratif et financier complet de certains dossiers, en lien avec les équipes et le DGS ;
* Préparer en amont et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DGS (documentation, notes, ...).
3/ Gestion des réunions
* Organiser les réunions (préparer l'ordre du jour, fixer la date, l'heure et le lieu et informer les entités concernées) ;
* Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser ;
* Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions ;
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
* Préparer la logistique de différents évènements (instances, réunions, ...) ;
* Assurer la continuité de tous les services de la DG en matière de gestion administrative, financière, juridique, technique et stratégique ;
* Participer à l'élaboration budgétaire puis au suivi des budgets et créer des outils de suivi dédiés (tableaux de bord, indicateurs) ;
* Organisation des temps hebdomadaire de coordination, mettre en oeuvre les outils de suivi et assurer la bonne mise en oeuvre des décisions ;
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe, dans le respect des interfaces établies avec les services de la DGAR et de la conformité des décisions prises en conséquence (notes de procédure).
2/ Assistance administrative auprès du DGS
* Assister le DGS dans l'organisation de son agenda ;
* Gérer les appels téléphoniques et traiter le courrier ;
* Organiser le tri et l'archivage des documents ;
* Assurer le suivi administratif et financier complet de certains dossiers, en lien avec les équipes et le DGS ;
* Préparer en amont et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DGS (documentation, notes, ...).
3/ Gestion des réunions
* Organiser les réunions (préparer l'ordre du jour, fixer la date, l'heure et le lieu et informer les entités concernées) ;
* Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser ;
* Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions ;
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Profils recherchés
Compétences techniques
* Bonnes connaissances des rouages administratifs, juridiques, financiers et de gouvernance des collectivités dans un environnement marqué par une forte mutualisation entre la CC et sa commune-centre ;
* Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ;
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, visioconférence, Teams, ...) ;
* Connaissance des normes rédactionnelles publiques et des techniques de prise de notes ;
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage ;
* Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.
Aptitudes professionnelles
* Dynamisme
* Esprit d'initiative
* Capacité à prioriser
* Organisation et rigueur
* Capacité d'adaptation
* Polyvalence
* Réactivité et autonomie
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Aisance relationnelle
* Esprit d'équipe
* Sens de l'écoute et de la communication
* Discrétion
* Bonnes connaissances des rouages administratifs, juridiques, financiers et de gouvernance des collectivités dans un environnement marqué par une forte mutualisation entre la CC et sa commune-centre ;
* Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) ;
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, visioconférence, Teams, ...) ;
* Connaissance des normes rédactionnelles publiques et des techniques de prise de notes ;
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage ;
* Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.
Aptitudes professionnelles
* Dynamisme
* Esprit d'initiative
* Capacité à prioriser
* Organisation et rigueur
* Capacité d'adaptation
* Polyvalence
* Réactivité et autonomie
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Aisance relationnelle
* Esprit d'équipe
* Sens de l'écoute et de la communication
* Discrétion
Contact
Contact
recrutement@coevrons.fr
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes des Coëvrons - Espace Coëvrons - 53601 EVRON CEDEX ou par mail : recrutement@coevrons.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.