ASSISTANT(E) DE DIRECTION (F/H)
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Offre n° O054231101258716
Publiée le 17/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- 22/24 Viaduc Kennedy, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
17/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Pôle Culture Sports Vie Sociale (50%)
et
Direction du développement du projet culturel métropolitain (50%)
Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
Référence annonce : GN 23-210
L'assistant(e) de direction assiste la Directrice générale adjointe (DGA) du Pôle Culture, sports, vie sociale (50%) et le Directeur de la direction du développement du projet culturel métropolitain (50 %) en tant que référent(e) et coordinateur(trice) administratif(ve) et ce, afin d'optimiser la gestion de leur activité et de leur temps. Il/elle est également une personne ressource pour l'ensemble du Pôle. Il/elle assure le traitement et le suivi des courriers au sein des deux entités en liaison avec les services, produit, organise et coordonne des documents et informations internes et externes, parfois confidentiels, liés au fonctionnement de ceux-ci. Sur certains sujets, il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers.
et
Direction du développement du projet culturel métropolitain (50%)
Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux (catégorie B)
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
Référence annonce : GN 23-210
L'assistant(e) de direction assiste la Directrice générale adjointe (DGA) du Pôle Culture, sports, vie sociale (50%) et le Directeur de la direction du développement du projet culturel métropolitain (50 %) en tant que référent(e) et coordinateur(trice) administratif(ve) et ce, afin d'optimiser la gestion de leur activité et de leur temps. Il/elle est également une personne ressource pour l'ensemble du Pôle. Il/elle assure le traitement et le suivi des courriers au sein des deux entités en liaison avec les services, produit, organise et coordonne des documents et informations internes et externes, parfois confidentiels, liés au fonctionnement de ceux-ci. Sur certains sujets, il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Les missions principales à assurer sont les suivantes :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et extérieurs qui ont rendez-vous avec le DGA et le Directeur
* Réceptionner et orienter les messages et faire suivre les informations
* Assurer le traitement et le suivi des courriers et des parapheurs, y compris sous format dématérialisé
* Formaliser les courriers, notes et compte-rendu de réunions, en étant force de proposition
* Gérer l'agenda de la DGA : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, réserver les salles
* Organiser des réunions, réserver les salles, prendre les rendez-vous (réunions diverses et mensuelles, Forum des droits culturels, réunion des élus à la culture) pour la Direction du projet culturel métropolitain
* Réaliser des travaux de bureautique en autonomie, y compris powerpoint et excel
* Assurer la préparation et le suivi de rapports ou de dossiers demandés par le cabinet, la DGS ou la DGA. Assurer, si nécessaire pour cela, les contacts avec les personnes concernées : élus, techniciens et interlocuteurs extérieurs
* Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bord pour faciliter les suivis d'activités et de dossiers en cours
* Gérer les fiches de déplacements, de frais de missions
* En qualité de référent, utiliser le logiciel Gestor
* Assurer l'archivage, y compris électronique des documents de la DGA et du Directeur du développement du projet culturel métropolitain
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et extérieurs qui ont rendez-vous avec le DGA et le Directeur
* Réceptionner et orienter les messages et faire suivre les informations
* Assurer le traitement et le suivi des courriers et des parapheurs, y compris sous format dématérialisé
* Formaliser les courriers, notes et compte-rendu de réunions, en étant force de proposition
* Gérer l'agenda de la DGA : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, réserver les salles
* Organiser des réunions, réserver les salles, prendre les rendez-vous (réunions diverses et mensuelles, Forum des droits culturels, réunion des élus à la culture) pour la Direction du projet culturel métropolitain
* Réaliser des travaux de bureautique en autonomie, y compris powerpoint et excel
* Assurer la préparation et le suivi de rapports ou de dossiers demandés par le cabinet, la DGS ou la DGA. Assurer, si nécessaire pour cela, les contacts avec les personnes concernées : élus, techniciens et interlocuteurs extérieurs
* Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bord pour faciliter les suivis d'activités et de dossiers en cours
* Gérer les fiches de déplacements, de frais de missions
* En qualité de référent, utiliser le logiciel Gestor
* Assurer l'archivage, y compris électronique des documents de la DGA et du Directeur du développement du projet culturel métropolitain
Profils recherchés
Le/la candidat(e) doit faire preuve de :
* Sens du service public
* Maîtrise des outils bureautiques (techniques de secrétariat, tableaux de bord et outils d'analyse) ainsi que des outils dématérialisés
* Grande discrétion, courtoisie
* Compétences en organisation et planification du travail : plannings, réunions, gestion d'agenda avec organisation préalable des contacts, réunions, rendez-vous, déplacements...
* Bonnes qualités rédactionnelles
* Sens du travail en équipe et du relationnel
* Dynamisme et esprit d'initiative
* Disponibilité, autonomie
* Connaissance des collectivités territoriales appréciée
* Sens du service public
* Maîtrise des outils bureautiques (techniques de secrétariat, tableaux de bord et outils d'analyse) ainsi que des outils dématérialisés
* Grande discrétion, courtoisie
* Compétences en organisation et planification du travail : plannings, réunions, gestion d'agenda avec organisation préalable des contacts, réunions, rendez-vous, déplacements...
* Bonnes qualités rédactionnelles
* Sens du travail en équipe et du relationnel
* Dynamisme et esprit d'initiative
* Disponibilité, autonomie
* Connaissance des collectivités territoriales appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0383918391
Informations complémentaires
Les particularités du poste sont :
Pics d'activités à assurer et à anticiper
Horaires de travail variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général sur la gestion du temps de travail de la métropole du Grand Nancy
Transversalité des missions
Chèque déjeuner, participation employeur à la complémentaire « maintien de salaire », CAS et Amicale du personnel
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser à :
Monsieur le Président de la Métropole du Grand Nancy
et à déposer à l'adresse suivante : http://www.grandnancy.eu/candidature
Date limite de candidature : 17/12/2023
En rappelant la référence n° GN 23-210
Seules les candidatures transmises sur notre site http://www.grandnancy.eu/candidature seront examinées
Renseignements :
Madame Laurence WERNER-ROSSINOT Directrice générale adjointe du Pôle culture, sports, vie sociale Tél : 03 83 91 83 06
Mme Nadine STENGEL conseillère recrutement mobilité Tél : 03 83 91 84 27
Pics d'activités à assurer et à anticiper
Horaires de travail variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général sur la gestion du temps de travail de la métropole du Grand Nancy
Transversalité des missions
Chèque déjeuner, participation employeur à la complémentaire « maintien de salaire », CAS et Amicale du personnel
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser à :
Monsieur le Président de la Métropole du Grand Nancy
et à déposer à l'adresse suivante : http://www.grandnancy.eu/candidature
Date limite de candidature : 17/12/2023
En rappelant la référence n° GN 23-210
Seules les candidatures transmises sur notre site http://www.grandnancy.eu/candidature seront examinées
Renseignements :
Madame Laurence WERNER-ROSSINOT Directrice générale adjointe du Pôle culture, sports, vie sociale Tél : 03 83 91 83 06
Mme Nadine STENGEL conseillère recrutement mobilité Tél : 03 83 91 84 27
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.