MISSION : placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la communication, le (la) secrétaire lui apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion et d'animation de l'activité de la direction, d'accueil, d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers.

ACTIVITES
Appui à l'organisation et gestion de l'activité de la direction
* Gère l'activité professionnelle de la directrice, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle en fonction des priorités et en lien avec les agendas des différents interlocuteurs (Cabinet, directions)
* Suit les plannings prévisionnels des chargés de communication au moyen de l'agenda électronique
* Elabore un point hebdomadaire des activités de la direction et prépare les dossiers en vue des réunions
* Assure la gestion du courrier entrant et sortant
* Rédige des courriers de réponse, prépare et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
* Organise et effectue le classement de la direction
* Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l'activité de la direction
Suivi du budget
* Contribue à la préparation budgétaire de la direction en lien avec la directrice
* Elabore et renseigne les tableaux de suivi budgétaire de la direction
* Assure le suivi des lignes budgétaires (demandes de virements de crédits) et procède à l'engagement des factures
Appui à l'animation de la direction
* Suit certains courriels et les courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
* Organise (réservation de salle, proposition d'ordre du jour, invitation,...) et participe aux réunions DIRCOM, rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
Accueil, information et communication
* Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
* Organise la transmission des informations aux chargés de communication
* Travaille en réseau avec les assistantes de direction de l'ensemble des directions de la collectivité.

Spécificités
* Prend en charge la revue de presse en l'absence de la collègue qui en a la charge
* Effectue le suivi de la boîte mails DIRCOM et diffuse les messages dans les services de la collectivité en fonction de la thématique
* Peut être amené.e, sur demande de l'employeur et dans le cadre de ses fonctions, à prendre des photographies occasionnellement, pour le compte du département et avec le matériel mis à disposition par celui-ci.

Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
* Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Etre en mesure de travailler en équipe
* Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
* Promouvoir l'image de la direction/du service auprès des interlocuteurs

Compétences stratégiques :
* Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
* Savoir anticiper
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
* Etre capable de s'adapter au contexte
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
* Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter