Intervient en appui permanent au/à la directeur.trice général.e des services en termes d'organisation, de gestion et d'animation de l'activité de la direction générale, d'accueil, d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers. Assure une fonction d'interface administrative avec les interlocuteurs du cabinet, particulièrement les assistantes administratives de la PCD.

Appui à l'organisation, gestion et optimisation de l'activité de la direction
* Gère l'activité professionnelle du/de la directeur.trice général.e, en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
* Prépare les dossiers en vue des réunions quotidiennes (constitution notamment des dossiers en vue des réunions de l'exécutif et des réunions Préfet/Présidente)
* Assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions du.de la président.e en lien avec le cabinet
* Assure la gestion du courrier entrant et sortant du/de la directeur.trice général.e des services
* Anticipe les délais des différentes instances (réunions de majorité, commission permanente, session)
* Assure l'apport de réponses aux différentes sollicitations du/de la directeur.trice général.e
* Rédige ponctuellement des courriers de réponses, saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
* Assure le classement et l'archivage des dossiers de la direction générale en application du plan de classement défini avec les Archives Départementales

Appui à l'animation de la direction
* Assure le suivi des modifications apportées par le/la DGS aux rapports de commission permanente et session
* Organise (gestion du planning, proposition des ordres du jour, envoi des invitations), participe aux comités de direction générale et rédige les relevés de décisions
* Travaille en forte coordination interne à l'équipe de la direction générale (DGS, chargé.e de mission, assistant.e)

Accueil, information et communication
* Traite et oriente les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
* Organise la circulation des informations entre le/la DGS, les DGA et DST
* Travaille en réseau avec les assistantes de direction de la collectivité, particulièrement avec les assistant.e.s des DGA et les assistant.e.s du cabinet de la présidente

Spécificités
* Poste exigeant une souplesse dans les horaires de travail.

Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Connaître les enjeux de la collectivité
* Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l'activité

Compétences relationnelles :
* Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Maîtriser les techniques de l'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Coopérer avec les autres services de la direction
* Promouvoir l'image de la direction / service auprès des interlocuteurs

Compétences stratégiques :
* Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
* Planifier et programmer
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
* Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter